Kaip nustatyti prioritetines užduotis naudojant „Eisenhower“ matricos produktyvumo sistemą

Skelbimas

Šiomis dienomis įniršis yra „to-do list“ programos. Mokslas tai įrodė sąrašai tikrai skatina produktyvumą, ir jūs galite dar labiau padidinti našumą naudodami tokius triukus viešindami savo darbų sąrašą. Kai kurie žmonės netgi naudojasi jais el. pašto dėžutes kaip darbų sąrašus.

O kas, jei jūs visa tai išbandėte ir nė vienas iš jų neveikia?

Jums pasisekė alternatyvūs produktyvumo metodai 5 naujos produktyvumo metodikos, kurių, ko gero, dar negirdėjoteJei vis dar ieškote geriausio būdo padidinti savo produktyvumą, išbandykite vieną iš šių geresnių „Pomodoro“ ir „GTD“ alternatyvų. Nepamirškite nustoti ieškoti, kai rasite „pakankamai gerą“ sprendimą. Skaityti daugiau egzistuoti. Ir jei jums atrodo, kad reguliarūs darbų sąrašai yra per daug varginantys ar per dideli, tada rekomenduojame išbandyti seną, tačiau veiksmingą metodą, vadinamą „ Eizenhauerio matrica.

Kas yra Eizenhauerio matrica?

„Eisenhower Matrix“ yra 2 × 2 dėžučių tinklelis. Viršutinė eilutė skirta užduotims, kurios yra „svarbios“, o apatinė eilutė - užduotims, kurios yra „nesvarbios“. Tuo pačiu metu, kairysis stulpelis yra skirtas užduotims, kurios yra „skubos“, o dešinė eilutė - užduotims, kurioms reikia skubos. Štai kaip tai atrodo Kaip:

Daugeliui žmonių terminai „Svarbi“ ir „Skubi“ yra sinonimai, todėl šiek tiek užtruksime, kad apibrėžtume jų skirtumą.

• Svarbu - Uždaviniai, prisidedantys prie jūsų ilgalaikių tikslų ir vertybių siekimo - asmeninių, profesinių ir kt. Svarba yra visa tai aktualumas. Vienas iš būdų nuspręsti, ar užduotis yra svarbi, yra savęs paklausti: „Ar aš vis tiek galiu pasiekti savo tikslus ir likti ištikimas savo vertybėms, jei praleisiu šią užduotį?“
• Skubu - užduotys, kurias reikia atlikti iki dienos pabaigos. Jei jūsų tvarkaraštyje yra daugiau laisvės, galite pasirinkti savaitės pabaigą. Bet kokiu atveju reikia skubos laikas. Vienas iš būdų nuspręsti, ar užduotis yra skubi, yra paklausti savęs: „Kada turi būti atliktas šios užduoties terminas?“

Kad galėtumėte nuspręsti, ar užduotis yra svarbi, ar ne, turite žinoti savo tikslus ir vertybes. Daugeliui karjeros progresas yra ilgalaikis tikslas, todėl užduotys, tiesiogiai susijusios su tuo, yra svarbios. Arba, jei jūs labiausiai vertinate šeimą, tada gali būti svarbu grįžti namo laiku.

Bet kaip užduotis gali būti skubi, bet nesvarbi? Atminkite, kad skubumas yra tik apie laiką. Pagalvokite apie terminą. Tarkime, kad šiandien yra Tarptautinė kavos diena, o jūsų vietinė kavinė siūlo nemokamų kavų. Jei nepasinaudosite tuo šiandien, galimybė prarandama, tačiau nemokama kava neturi jokios reikšmės jūsų ilgalaikiams tikslams ar vertybėms. Tai skubu, bet nesvarbu.

Naudojant šiuos apibrėžimus, lengviau apibūdinti užduotis, priklausančias kiekvienai iš keturių dėžučių. Mes netgi galime galvoti apie matricą tokiu būdu:

Kodėl verta naudoti „Eisenhower“ matricą?

Eisenhowerio matrica yra tiesiog būdas prioritetu nustatykite užduotis.

Puikiai galima sekti darbų sąrašus ką turite padaryti, bet tai ne visada lengva nustatyti kuri užduotys turi didesnį prioritetą. Aš asmeniškai niekada nenaudojau funkcijos „Prioritetas“ jokioje darbų sąrašo programoje, nes visada viską žymiu kaip „labai svarbų“ ir kai viskas yra labai svarbu, nieko nėra.

Be to, kaip jūs nuspręsite, kurią užduotį atlikti, kai jūs žiūrite į darbų sąrašą ir matote 30 sukauptų užduočių? „Pradėkite nuo lengviausio“, - sako kai kurie. „Ne, pradėk nuo sunkiausio“, - sako kiti. Bet kas lengva ir kas sunku? Jis niekada nebūna juodai baltas. Dažnai aš eikvojau 10, 15 ar net 30 minučių tiesiog bandydamas pasirinkti savo užduotį!

Štai kodėl šviečia Eisenhowerio matrica. Skirtingai nuo atskirų darbų sąrašo, matrica nustato savo prioritetus. Tai tau sako kuri užduotis tvarkyti toliau. Tai sumažina pažintinį krūvį, nes tik dabar ir vėliau langeliai yra svarbūs. Ir jei jūs kada nors esate sukramtytas dėl laiko, tai padeda pamatyti, kurias užduotis galite praleisti.

Be to, matrica turi dar du nedidelius privalumus. Pirma, tai verčia jus labiau įsisąmoninti kiekvieną užduotį. Užuot metę viską į vieną didelę nepatogių darbų krūvą, jūs aktyviai nusprendžiate, ar verta užduočių atlikti iš anksto, laikydami griežtą esamų darbų sąrašą. Antra, tai nuolat primena apie jūsų tikslus ir vertybes.

Vienintelė problema yra tai, kad „Eisenhower Matrix“ iš pradžių gali būti šiek tiek sudėtinga. Visų pirma, nauji vartotojai yra linkę suklaidinti dėžutes „Delegatas“ ir „Trivialus“. Ten yra mokymosi kreivę, todėl pateiksime praktinį pavyzdį, kaip sudaryti matricą, sutvarkyti užduotis ir išmėginti vieną dieną.

Kaip naudotis Eisenhowerio matrica

Nors „Eisenhower Matrix“ konceptualiai yra keturių langelių kvadratas, galite praktiškai priartėti prie jo kaip keturi atskiri darbų sąrašai: Dabar sąrašas, Delegatų sąrašas, Vėlesnis sąrašas ir Trivialus sąrašas. Du neatidėliotini sąrašai yra pirmieji.

Manau, kad „Trello“ dėl to yra nuostabu. Kiekvienoje savo gyvenimo srityje (pvz., Asmeninėje, profesinėje, bažnyčioje, hobyje) sudarykite lentą ir kiekvienoje lentoje sudarykite šiuos keturis sąrašus. Arba, jei jūs mažai ką darote, visoms užduotims atlikti galite naudoti vieną lentą. Viskas priklauso nuo tavęs. Ar tau nepatinka Trello? Apsvarstykite šias alternatyvias „Kanban“ priemones Ačiū, Trello! 5 alternatyvūs nemokami „Kanban“ lentos įrankiai„Trello“ yra neįtikėtina programa, skirta projektų valdymui ir jūsų užduočių organizavimui. Tačiau yra ir kitų „kanban“ programų, kurios galėtų būti idealios jūsų užduotims atlikti. Pakalbėkime apie geriausias „Trello“ alternatyvas. Skaityti daugiau .

Kai sąrašai bus paruošti, galėsite pradėti pridėti užduočių:

Tarkime, kad esate tradicinis biuro darbuotojas, norintis naudoti „Eisenhower Matrix“, kad darbe taptų produktyvesnis. Tai bus scenarijus, kuris paskatins likusią šio pavyzdžio dalį, tačiau priešingu atveju turėtų būti lengva pritaikyti šias sąvokas.

Kas šiandien yra jūsų lėkštėje? Pirmas dalykas, kuris ateina į galvą: el. Paštas. Sukurkime užduotį pasiekia gautų laiškų apimties nulį, kuris yra skubus (el. pašto adresas turėtų būti ištuštinamas kasdien) ir svarbus (čia kalbame apie su darbu susijusius el. laiškus):

Šiandien biure yra „Pretzel“ diena ir jūs trokštate nemokamo kozirio su darbais. Tai gali būti skubu, bet nesvarbu:

Jūsų viršininkas primena, kad paskutinio jūsų komandos projekto dokumentacija turi būti pateikta iki 16.00 val., Tai yra ir skubu, ir svarbu:

Jis taip pat primena jums, kad jūsų komandos biudžeto prašymas jūsų kitam projektui bus pateiktas iki dienos pabaigos penktadienį. Tai svarbu, bet nėra skubi:

Biuro vadovas ateina pas jus ir sako, kad popieriaus ir rašalo atsargų pritrūksta. Turite kuo greičiau pateikti užsakymą, tačiau tai neturi daug bendro su jūsų karjeros tikslais ar vertybėmis:

Tai ankstyva vasara (pagal šį scenarijų), o biure tampa per daug drėgno sezono. Kiekvienas našumas padidėtų, jei būtų geras oro sausintuvas, jau nekalbant apie visus kitus kiti drėgmės mažinimo pranašumai Temperatūros ir drėgmės stebėjimo namuose nauda 4 sveikataiAr žinojai, kad išmaniųjų namų produktų vartojimas yra naudingas sveikatai? Teisingai. Vienas ar du protingi pirkiniai gali žymiai pagerinti jūsų gyvenimo kokybę namuose. Skaityti daugiau .

Jūs darote pastabą, kad tai pateiktumėte, tačiau tai nėra nei skubu, nei svarbu:

Į tai ir eina. Susitikimai pasensta, reikia planuoti, atsimeni dalykus, kuriuos norėtum padaryti ir pan. Galų gale jūsų matrica (t. Y. Sąrašai) pasipildys, ir geriausia, kad ji yra mažiau bauginanti nei vienas pagrindinis užduočių sąrašas:

Kai esate laisvas atlikti kitą užduotį, tiesiog pradėkite nuo kairės ir judėkite dešinėn. Prieš pradėdami dėl neskubių sąrašų, turėtumėte išspręsti viską, kas yra „Dabar“ ir „Delegatų“ sąrašuose.

Jei tu gali deleguoti, pirmiausia spręskite delegatų sąrašą ir išmeskite kuo daugiau tų užduočių. Tada eikite į sąrašą Dabar. Kai pateksite į sąrašą Dabar, pagalvokite apie savo dienos sėkmę. Dabar galite pradėti rengti sąrašą „Vėliau“ arba baigti dieną anksčiau.

Jei tu negaliu deleguoti, pradėkite nuo sąrašo Dabar. Jei pateksite į „Dabar“ sąrašą ir turite daugiau laiko, galite pasirinkti: traktuokite „Delegatų“ sąrašą kaip „Dabar“ sąrašą, gaukite pradinį sąrašą „Vėliau“ sąraše arba baigkite dieną anksčiau. Praktiškai tikriausiai norėsite pasirinkti užduotis „Delegatas“ ir „Vėliau“.

Dienos pabaigoje pereikite į delegatų sąrašą ir išmeskite visas užduotis, kurių terminas pasibaigė. Laikykite tuos, kuriuos vis dar galite padaryti. Išsaugokite juos rytojui.

Kitos dienos pradžioje pereikite prie sąrašo Vėliau ir nuspręskite, kurios užduotys dabar yra skubios. Perkelkite juos į sąrašą Dabar. Tą patį darykite su „Trivial“ sąrašu, išskyrus tas užduotis, kurias perkelkite į delegatų sąrašą. Pridėkite visas naujas užduotis, kurios pasklinda visą dieną. Nuplaukite ir pakartokite.

Kai darbų sąrašai neveikia jūsų

Atminkite, kad galite modifikuoti „Eisenhower Matrix“, bet taip, kaip norite. Pvz., Užuot naudoję ją visos dienos gairėmis, galite rūšiuokite savo el. pašto adresą su savo matrica Štai sprendimas, kurio jums kada nors prireiksVienas paprastas rūšiavimo sprendimas užtikrins, kad visada esate el. Pašto žinučių viršūnėje. Jums reikia tik keturių etikečių ar aplankų, kad galėtumėte tvarkyti gautuosius ir sumažinti el. Pašto adresus. Skaityti daugiau . Visa skubos / svarbos samprata gali būti naudinga visais atvejais, išskyrus darbus ir el. Paštą.

Daugybė žmonių su „Eisenhower Matrix“ pasiekė didelę sėkmę. Bet jei jūs pasiekėte šį tašką ir nemanote, kad tai padės, tai gerai. Ieškokite sau tinkamiausio metodo. Kai viskas pasakyta ir padaryta, vienintelė našumo technika, kuri yra svarbi Geriausias produktyvumo įrankis yra tas, kurį iš tikrųjų naudojatePasaulyje, vedančiame produktyvumą, kiekviena nauja ir blizgi produktyvumo programa žada kažką naujo. Tačiau ar mes ką nors prarandame, kai per dažnai keičiame produktyvumo programas? Skaityti daugiau yra tas, kurį iš tikrųjų naudojate.

Ar jums Eisenhowerio matrica yra naudinga? Jei ne, kokią produktyvumo techniką naudojate norėdami išlikti organizuoti ir į priekį? Pasidalinkite su mumis žemiau esančiuose komentaruose!

Vaizdo kreditas: Amy Bull per Shutterstock.com