4 „Mac Mail“ produktyvumo patarimai, kuriuos turi žinoti visi profesionalai

Skelbimas

Jei darbo vietoje naudojate „Mac“, greičiausiai el. Pašto ryšiams naudosite „Mail“ programą. Šis įmontuotas „MacOS“ įrankis siūlo lanksčias funkcijas, kurios daro ją naudingu įrankiu profesionalams.

Galbūt jūs neturėjote laiko tyrinėti šių funkcijų, o gal esate naujas „Mac“ vartotojas. Bet kokiu atveju šis profesionalių „Mail on Mac“ produktyvumo patarimų sąrašas gali padėti nustatyti programą, kad ji būtų sėkminga.

1. Naudokite VIP savo bosui ar klientui

Pašto „VIP“ funkcija (galima naudoti „Mac“ ir „iOS“) suteikia puikų būdą lengvai pastebėti el. Laiškus iš svarbiausių kontaktų. Dėl tam skirtos pašto dėžutės tai yra patogus būdas įsitikinti, kad visada greitai matote pranešimus iš savo viršininko ar kliento.

Galite nustatyti savo VIP ir duoti jiems pasirinktinius pranešimų garsus. Tokiu būdu jūs žinote, kad gaunamas el. Laiškas yra iš VIP, net jei jūsų akys yra šalia jūsų ekrano.

Nustatykite VIP pašte

Kontaktą ar el. Pašto siuntėją paskirti VIP yra vos keli paspaudimai:

1. Iš pašto siuntėjo, kurį norite sukurti VIP, pasirinkite el. Pašto adresą.
instagram viewer
2. Spustelėkite jų vardas el. laiško antraštėje.
3. Pasirinkite Pridėti prie VIP iš nuorodų meniu.

Kai tai padarysite, iškart pamatysite kelis pakeitimus. Pirmiausia, asmens varde el. Pašto antraštėje dabar bus žvaigždė. Antra, jų vardas ir el. Pašto adresai pasirodys jūsų VIP pašto dėžutę.

Nustatykite pasirinktinį VIP pranešimą

Nors ši dalis yra pasirenkama, ji gali būti gana patogi. El. Laiškams, gaunamiems iš jūsų VIP sąrašo, galite nustatyti pasirinktinį pranešimo garsą atlikdami šiuos veiksmus:

1. Spustelėkite Paštas > Nuostatos iš meniu juostos ir eikite į Taisyklės skirtukas.
2. Spustelėkite Pridėti taisyklę.
3. Pateikite savo taisyklę a vardas ir palikite Jei įvykdoma [bet kuri / visos] iš šių sąlygų: nustatytas į bet kokia.
4. Dėl būklės rinkitės Siuntėjas yra VIP.
5. Norėdami atlikti veiksmą, pasirinkite Paleisti garsą. Tada dešinėje esančiame laukelyje pasirinkite garsą, kurį norite naudoti.
6. Spustelėkite Gerai. Kitame laukelyje, kuriame klausiama, ar norite pritaikyti taisyklę gautųjų laiškams, galite pasirinkti Netaikyti.

Dabar, kai jūsų galva žemai peržiūri dokumentą, jūs žinosite, kada VIP el. Laiškas ateis tik garsu.

2. Sukurkite el. Pašto grupes komandoms ar darbuotojams

Jei kasdien dirbate su projekto komanda arba dažnai siunčiate el. Laišką savo darbuotojams, naudodamiesi tų kontaktų grupe, lengva visus el. Paštu išsiųsti el. Paštu. Nors kurdami savo grupę turite naudoti programą „Kontaktai“, tada galėsite naudoti programą „Paštas“, norėdami nusiųsti jiems el. Laiškus.

Sukurkite savo grupę

Norėdami pradėti, atidarykite „Contacts“ programą „Mac“. Tada turite kelis greitus būdus, kaip sukurti savo grupę:

• Spustelėkite Byla > Nauja grupė meniu juostoje arba spustelėkite pliuso ženklas rodomą šalia vienos iš jūsų kontaktinių kategorijų, tokių kaip „iCloud“ ar „Gmail“. Pavadinkite naują grupę ir paspauskite Grįžti. Tada galite vilkti kontaktus iš įvairių jų vietų į tą naują grupę.
• Pasirinkite visus norimus adresatus grupėje. Galite spustelėti pirmąjį, tada palaikykite nuspaudę Įveskite komandą ir spustelėkite kiekvienas papildomas. Tada pasirinkite Byla > Nauja grupė iš atrankos meniu juostoje ir pavadinkite savo grupę.

Sukurkite grupės el. Paštą

Sukūrę grupę programoje „Kontaktai“, adresuoti jiems el. Laišką yra lengva. Be to, tai galite padaryti naudodamiesi Adresų knyga arba Pašto programa.

Viduje konors Kontaktai programą, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite el. pašto grupę ir pasirinkite Siųsti el. Laišką [grupės pavadinimas]. Tada bus atidarytas naujas pranešimų langas, esantis „Mail“ programoje, su ta grupe Kam laukas.

Viduje konors Paštas, pradėkite rašyti savo grupės pavadinimą To laukas. Kai grupė pasirodys pasiūlymų sąraše, spustelėkite ją.

Nesvarbu, kokiu būdu kuriate tą grupės el. Laišką, šis patarimas leidžia patogiai siųsti el. Paštu kelis asmenis vienu metu, ypač jei siunčiate pranešimus tiems patiems žmonėms dažnai.

3. Projekto el. Pašto el. Pašto taisyklių nustatymas

Jei nustatėte tinkintą pranešimo garsą savo VIP nariams, kaip minėta aukščiau, tada jau mėgote naudoti taisykles „Mail“ programoje. Bet tu gali padaryti tiek daug daugiau El. Pašto taisyklės el 6 „Apple Mail“ taisyklės, kaip elgtis su el. PaštuAr esate priblokšti el. Pašto „Mac“? „Apple Mail“ filtrai leidžia lengvai sutelkti dėmesį į svarbius pranešimus ir paslėpti šlamštą. Skaityti daugiau ne tik pranešimo garsų nustatymas.

Nustatydami el. Pašto, susijusio su projektu ar net tam tikra tema, pašto taisykles, galite leisti programai automatiškai atlikti veiksmus. Tai puikus būdas sutvarkyti gautuosius, laikant panašius pranešimus kartu arba žymint el. Laiškus tam tikru būdu, kad juos greitai pastebėtumėte.

Perkelkite el. Laiškus į aplanką

Šiame pirmame pavyzdyje visus „X projekto“ el. Laiškus perkelsime į „Project X“ pašto dėžutę. Tai apims pranešimus su fraze „X projektas“, taip pat pranešimus iš „Project X Group“ komandos narių.

1. Spustelėkite Paštas > Nuostatos iš meniu juostos ir pereikite į Taisyklės skirtukas.
2. Spustelėkite Pridėti taisyklę.
3. Duokite savo taisyklei pavadinimą. Savo pavyzdžiu mes tai vadinsime X projekto el.
4. Palikite Jei įvykdoma [bet kuri / visos] iš šių sąlygų: nustatytas į bet kokia kad jis atitiktų bet kurią iš jūsų nustatytų sąlygų.
5. Sąlygai pasirinkite Tema pirmame išskleidžiamajame laukelyje, yra antrame ir teksto laukelyje įrašykite „Projektas X“.
6. Spustelėkite pliuso ženklas į dešinę, kad pridėtumėte dar vieną sąlygą.
7. Norėdami pasirinkti kitą sąlygą, pasirinkite Siuntėjas yra grupės narys pirmame išskleidžiamajame laukelyje ir X projekto grupė (grupė, kurią sukūrėme anksčiau) antrame.
8. Norėdami atlikti veiksmą, pasirinkite Perkelti pranešimą pirmame išskleidžiamajame laukelyje ir X projektas antrame.
9. Spustelėkite Gerai, tada nuspręskite, ar norite, kad naujoji taisyklė būtų taikoma jūsų gautiesiems, pasirinkdami Netaikyti arba Taikyti.

Pažymėkite el. Laiškus su spalva ar vėliava

Gal nenorite perkelti el. Laiškų į tam tikrą aplanką, o galėtumėte juos greitai pastebėti gautuosiuose. Norėdami tai pasiekti, naudokite spalvas, vėliavas arba abi kartu su pašto taisyklėmis.

Remdamiesi mūsų projekto X pavyzdžiu, atlikite nuo 1 iki 7 žingsnių, kad nustatytumėte savo sąlygas. Atlikdami aštuntą veiksmo veiksmą, pasirinkite vieną arba abu iš šių variantų:

• Nustatykite spalvą: Pirmame išskleidžiamajame laukelyje pasirinkite Nustatyti spalvą, kitame pasirinkite Bendrosios aplinkybės arba Tekstasir tada pasirinkite a spalva trečiame.
• Pažymėti kaip pažymėtą: Pirmame išskleidžiamajame laukelyje pasirinkite Pažymėti kaip pažymėtą ir kitame pasirinkite vėliavos spalva.

Tęskite paskutinį veiksmą spustelėdami Gerai ir ar norite pritaikyti taisyklę gautiesiems.

Nustatę šių tipų taisykles galite automatiškai perkelti pranešimus arba iškart pastebėti tuos projekto el. Laiškus gautuosiuose.

4. Sukurkite intelektualias pašto dėžutes neatsakytiems el. Laiškams

Išmaniosios pašto dėžutės „Mail“ programoje tam tikra prasme yra tarsi taisyklės. Pridedate sąlygas, kurios taikomos gaunamiems el. Laiškams, o ne perkeliate, žymite ar atkuriate garsus. „Smart“ pašto dėžutės saugo tuos el. Laiškus.

El. Laiškai išliko pradiniuose gautuosiuose, taigi jie iš tikrųjų neišeina iš tos el. Pašto paskyros. Tačiau jie taip pat rodomi „Smart Mailboxes“ srityje, savo pašto dėžutėje.

Peržiūrėdami sąlygas, kurias galite pritaikyti išmaniajai pašto dėžutei, greičiausiai rasite tokias, kurios jums bus naudingos. Bet vienas puikus pavyzdys yra neatsakytų el. Pašto dėžutė. Jei kiekvieną dieną gaunate daugybę el. Laiškų, į kuriuos reikia atsakyti, naudodami intelektualiąją pašto dėžutę galite juos pamatyti vienoje vietoje.

Norėdami tai nustatyti:

1. Spustelėkite Pašto dėžutė > Nauja išmanioji pašto dėžutė iš meniu juostos ir nurodykite savo pašto dėžutės pavadinimą.
2. Viduje konors Yra pranešimų, kurie atitinka [bet kurią / visas] iš šių sąlygų, pasiimti visi. (Tai gali skirtis, jei skirtingai naudojate „Smart“ pašto dėžutę.)
3. Sąlygai pasirinkite Į pranešimą neatsakyta išskleidžiamajame laukelyje.
4. Spustelėkite pliuso ženklas į dešinę, kad pridėtumėte dar vieną sąlygą.
5. Pasirinkite kitą sąlygą Gavimo data pirmame išskleidžiamajame laukelyje ir tada pasirinkite yra šiandien antrame. (Taip pat galite pasirinkti iš tokių parinkčių, kaip vakar, šią savaitę arba praėjusią savaitę.)
6. Spustelėkite Gerai.

Naudodamiesi šia „Smart Mailbox“ sąranka kiekvienos dienos pabaigoje galite pasižiūrėti, į kuriuos el. Laiškus neatsakėte, taigi niekada nepraleisite progos atsakyti.

Padarykite daugiau naudodami „Mac Mail“

Šie „Mac“ programos „Mail“ produktyvumo patarimai yra tik pradžia, kaip efektyviau ją naudoti. Taip pat galite pažvelgti į keletą būdų, kaip padaryti „Mail“ geresniu darbalaukio el. pašto klientu apskritai.

Bet jei vis dar nesate įsitikinę ir norite ieškoti kitų el. Pašto parinkčių, apsilankykite kodėl turėtumėte naudoti „Spark“ tvarkydami „Mac“ ir „iOS“ paštus Kodėl turėtumėte naudoti „Spark“ tvarkydami savo paštą „iPhone“ ir „Mac“„Spark“ yra naujos rūšies el. Pašto programa, organizuojanti ir nustatanti prioritetus jūsų el. Laiškams (ir ji nemokama). Skaityti daugiau .