10 mažai žinomų „Microsoft Office“ funkcijų, kurias turėtumėte žinoti

Skelbimas

Kartais mažiausias dalykas daro didžiausią skirtumą. Tiesiog teisingai nustatykite automatinio atkūrimo trukmę atkurti neišsaugotą dokumentą be pliūpsnio. Pabandykite tai atlikdami užduotį vasarą.

„Microsoft Office 2016“ pristato paprastą priekį, tačiau po juo yra visas galingas variklis, turintis daug krumplių ir veržlių. Daugelis iš „Office“ funkcijos yra paslėptos 10 paslėptų „Microsoft Word“ funkcijų, kurios palengvins jūsų gyvenimą„Microsoft Word“ nebūtų tas įrankis, kuris yra be produktyvių funkcijų. Čia yra keletas funkcijų, kurios gali jums padėti kiekvieną dieną. Skaityti daugiau nes mes apie juos nežinome. Ir jei mes apie juos nežinome, negalime jų panaudoti savo produktyvumui.

Šis straipsnis yra apie tai - mažai žinomų „Microsoft Office“ funkcijų atskleidimas. Bet aš negaliu išsiaiškinti jų svarbos, neišnaudodamas jų naudos jums. Taigi, čia yra mano bandymas paprasčiausiu būdu paaiškinti „keistas“ „Microsoft Office“ funkcijas.

1. Pasakyk man

„Word 2016“, „Excel 2016“, „Outlook 2016“, „PowerPoint 2016“ ir „Access 2016“.

Jau nebe tiek mažai žinoma kaip visiškai nauja “Pasakyk man, ką nori padarytiLangelis yra turbūt naudingiausias „Microsoft Office 2016“ patobulinimas 13 ir daugiau priežasčių, kodėl turėtumėte atnaujinti „Microsoft Office 2016“„Microsoft Office 2016“ yra čia ir atėjo laikas jums apsispręsti. Produktyvumo klausimas yra - ar turėtumėte tobulinti? Mes pateikiame jums naujas funkcijas ir šviežesnes priežastis, kurios padės jums ... Skaityti daugiau . Juostos teksto laukas yra greičiausias būdas patekti į funkcijas, kurias norite naudoti, ar veiksmus, kuriuos norite atlikti. Įveskite natūralų žodį ar frazę, susijusią su tuo, ką norite padaryti, ir laukelyje pateikiamas išskleidžiamasis meniu su siūlomomis atitiktimis. Pasirinkite funkciją, kuri, jūsų manymu, yra tinkama, ir „Office“ atidaro dešinįjį dialogo langą, kuris padės jums tai padaryti.

Pagalvokite apie tai kaip dinamiškesnį būdą gauti pagalbos apie bet kurią „Office“ komandą. Galite tęsti Pagalbą spustelėję Gaukite pagalbos apie kaip parodyta aukščiau esančiame ekrano kopijoje. Tai atidaro tradicinę pagalbos peržiūros programą.

2. Neišmeskite dokumento datos ir laiko

„Word 2016“ ir „PowerPoint 2016“.

Pridėti dabartinę datą prie savo dokumento yra paprasta, nes rašote ir leidžiate „Microsoft Office“ automatiškai užpildyti likusią dalį. Kai pakartotinai naudojate tą patį dokumentą kita data, datos ir laiko keitimas yra mažas vienos datos pasirinkimas, bet didelis, jei pridėjote dar keletą. Pavyzdžiui - kiekvieno puslapio poraštėje.

Tai taip pat kažkas, ką galbūt pamiršite. „Microsoft“ turi paprastą funkciją, kuri automatiškai atnaujina datą. To pakanka norint išgelbėti jus nuo užmaršumo.

Užveskite žymeklį ten, kur norite įterpti datą. Tada eik į Juostos> Įterpti> Data ir laikas.

Dialoge pasirinkite datos formatą, kurį norite naudoti. Įgalinti Atnaujinti automatiškai žymės langelį, kad data būtų atnaujinama kiekvieną kartą atidarant dokumentą.

3. Greitos dalys

„Word 2016“.

Greitosios dalys yra „Statybiniai blokai“, pasiekiami „Word“ ir „Outlook“. Pagalvokite apie juos kaip apie dar neužaugusius šablonus. Kaip rašoma pavadinime, jie yra pakartotinai naudojami bet kokio turinio, kurį norite naudoti „Microsoft Word“, fragmentai. Tai gali būti viena ar kelios teksto pastraipos, teksto laukai, lentelės, sąrašai, titulinis puslapis, vandens ženklai, bibliografijos ar bet kurios kitos formos turinys. Šie elementai, kaip ir bet kuris pakartotinai naudojamas šablonas, gali padėti sutaupyti daug laiko, ypač tose srityse, kur formatai ir turinys kartojasi.

„Word“ ir „Outlook“ naudokite greitųjų dalių galeriją, kad išsaugotumėte šiuos daugkartinio naudojimo turinio fragmentus. Eiti į Juosta> Įterpti skirtukas > Tekstas Grupė > Greitosios dalys.

Išskleidžiamajame sąraše yra trijų skirtingų tipų greitosios dalys ir „Building Block Organizer“. Automatinis tekstas gali būti nedelsiant naudingas, nes jis leidžia vėl ir vėl naudoti bet kokį turinį kaip nuorodą. Pavyzdžiui, aš naudoju „Microsoft Office“ kaip automatinį tekstą, kad išvengčiau jo pakartotinio įvedimo šiame dokumente.

Norėdami ką nors išsaugoti „Greitųjų dalių galerijoje“, pasirinkite turinį. Spustelėkite Įterpti> Greitos dalys, tada spustelėkite Išsaugoti pasirinkimą „Greitųjų dalių galerijoje“. Pakeiskite pavadinimą ir, jei norite, pridėkite aprašą. Spustelėkite Gerai.

Norėdami pakartotinai naudoti šį turinio fragmentą, užveskite žymeklį tinkamoje dokumento vietoje, spustelėkite Įterpti> Greitos dalys, tada pasirinkite išsaugotą pasirinkimą.

Naudoti Statybinių blokų organizatorius išvardija visus jums prieinamus „Word“ blokus. Visada galite redaguoti jų savybes, ištrinti ir įterpti naujų pastatų blokus.

Tai „Microsoft Office“ palaikymo straipsnis Trumpai paaiškina skirtingus greitųjų dalių tipus.

4. Vandens ženklas

„Word 2016“.

Vandenženkliai gali būti naudojami prekės ženklui nustatyti arba kaip saugumo priemonė. Jūs netgi galite naudoti tekstą ar paveikslėlį norėdami parodyti dokumento būseną. Dažnas vandens ženklas yra „Juodraštis“.

Eiti į Juostelės> Dizainas> Vandens ženklas. Naudokite bet kurį iš keturių numatytųjų vandens ženklų arba sukurkite savo.

Spustelėkite Individualizuotas vandens ženklas> Tekstinis vandens ženklas. Pasirinkite vieną iš sąrašo arba įveskite savo tekstą. Tada pritvirtinkite vandens ženklą nustatydami šriftą, išdėstymą, dydį, spalvas, orientaciją ir skaidrumą.

Spustelėkite Individualizuotas vandens ženklas> Paveikslėlio vandens ženklas ir naršykite po vaizdą. Jis automatiškai pašviesėja, kad netrukdytų dokumento tekstui, nebent panaikintumėte žymėjimą Išplovimas dėžė.

Savo kūrinius galite išsaugoti Vandenženklio galerija. Atminkite, kad komanda „Custom Watermark“ įgalinta tik spausdinimo rodinyje.

Vandens ženklų kūrimas programoje „Excel 2016“ ir „PowerPoint 2016“ nėra toks automatinis, kaip rodo palaikymo informacija.

5. Flesch skaitymo lengvumas

„Word 2016“ ir „Outlook 2016“.

Greičiausias būdas padaryti dokumentus ir el. Laiškus lengviau skaitomus? Naudokite skaitomumo balą jūsų dokumentų skaitomumo lygis Kaip gauti bet kurio "Word" dokumento skaitomumo baląŽinojimas, kaip sunku suprasti jūsų dokumentą, gali padėti jums tapti geresniu rašytoju. Štai kaip priversti „Microsoft Word“ suteikti jums skaitomumo informaciją. Skaityti daugiau . „Word“ ir „Outlook“ naudojamos dvi priemonės:

1. Flesch skaitymo lengvumo testas
2. Flesch-Kincaid laipsnio testas

Skaitymas lengvai testas išmatuoja vidutinį skiemenų skaičių žodžiu ir žodžių sakinyje 100 balų skalėje. Kuo didesnis balas, tuo lengviau suprasti dokumentą. Siekiama 60–70 asortimento.

Laipsnio lygis išbandyti turinį pagal JAV mokyklų lygio lygius. Pvz., 7,0 balai reiškia, kad septintasis greideris gali suprasti dokumentą. Tikslas - nuo 7,0 iki 8,0.

Žodžiu: eiti į Juostos> Failas> Parinktys ir spustelėkite Įrodymas.

Pagal Taisant rašybą ir gramatikąžodyje, įsitikinkite, kad Patikrinkite gramatiką rašydami pažymėtas žymimasis laukelis.

Pasirinkite Rodyti skaitomumo statistiką.

(„Outlook“: eikite į Failas> Parinktys ir spustelėkite Paštas> Rašyti pranešimą> Rašyba ir automatinis taisymas.)

Po a Rašybos tikrinimas, dialogo lange bus rodomas dokumento skaitomumo lygis.

6. Paprastas žymėjimo vaizdas

„Word 2016“.

„Office“ dokumentų naudojimas Kurso pakeitimai stebėti pokyčius, kai komanda bendradarbiauja rengdama dokumentą. Tai apima rodiklius, tokius kaip turinio redagavimas, formato pakeitimai, komentarai ir kiti įterpimai bei ištrynimai. Kuo daugiau dokumento autorių, tuo daugiau bus vizualinio griozdo. Eiti į Juostos> Peržiūra> Stebėjimas grupei, kad būtų patobulinti stebimi pokyčiai.

Jei manote, kad dokumentą sunku perskaityti, įjunkite Paprastas žymėjimas. Vizualinė netvarka išnyks, ir tik raudona vertikalė šalia paraštės parodys, kad pakeitimai buvo atlikti. „Word“ rodo šiek tiek balionėlio komentarui.

Spustelėjus raudoną vertikalią juostą (ji virsta pilka vertikalia juosta), dokumentas grąžinamas į Visas žymėjimo vaizdas visi stebimi pakeitimai vėl matomi. Spustelėkite pilką juostą, kad vėl įjungtumėte Paprastas žymėjimas vaizdas.

7. Parašo eilutė

„Word 2016“, „Excel 2016“ ir „PowerPoint 2016“

Parašo eilutė yra paprasta dokumento, kurį planuojate siųsti skaitmeniniu būdu ar atspausdinti, vietos rezervuaras. Bet tai dar viena nauda. Galite įtraukti jo asmeninę informaciją ar bet kurias kitas instrukcijas pasirašiusiam asmeniui, kurias, jūsų manymu, reikia.

Eiti į Juostos> Įterpti> (Teksto grupė)> Parašo eilutė.

Parašo eilutę galite tinkinti iš Parašo sąranka dėžė.

Pasirašytojas gali naudoti savo skaitmeninius ID, kad pasirašytų dokumentą, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėdamas vietos žymeklį ir spustelėdamas Pasirašyk.

Jei nenaudojate skaitmeninio parašo, galite susikurti savo parašo formatą ir išsaugoti jį kaip sudedamąją dalį ir pakartotinai naudoti „Quick Parts“ kiekviename dokumente.

8. Nematomas skaitmeninis parašas

„Word 2016“, „Excel 2016“ ir „PowerPoint 2016“.

Skaitmeniniai parašai nėra elektroniniai parašai Ar jūsų elektroninis parašas yra teisėtas visame pasaulyje?Ar elektroniniai parašai galioja ir yra legalūs visame pasaulyje? Ar jie labiau tinka rašytiniu ranka rašytam parašui ne elektroniniame pasaulyje? Mes žiūrime į tai, ką įstatymai sako visame pasaulyje. Skaityti daugiau . Jie yra stipresni autorizacijos įrankiai ir yra užšifruoti, kad būtų apsaugoti jūsų dokumentai. Norėdami apsaugoti dokumentą, galite pridėti savo nematomus skaitmeninius parašus „Word“, „Excel“ ar „PowerPoint“.

Gaukite savo skaitmeninį ID. „Microsoft“ bendradarbiauja su dar keliomis skaitmeninio parašo paslaugomis, išskyrus „DocuSign“.

Eik į Skirtukas failas> Informacija> Apsaugoti dokumentą, Apsaugoti darbaknygę arba Apsaugokite pristatymą ir spustelėkite Pridėkite skaitmeninį parašą.

Viduje konors Pasirašyk dialogo lange nurodykite parašo priežastį Tikslas langelį ir spustelėkite Pasirašyk.

Skaitmeniškai pasirašius dokumentą, pasirodo mygtukas Signatures, o failas dabar yra tik skaitomas, kad būtų išvengta bet kokių pakeitimų.

Tai „Microsoft“ palaikymo straipsnis paaiškina „Outlook 2016“ metodą.

9. Prieinamumo tikrintuvas

„Word 2016“, „Excel 2016“ ir „PowerPoint 2016“.

Prieinamumo tikrintuvas padeda sukurti švariai skaitomą turinį žmonėms su negalia. Jis rodomas kaip problemų, kurias jis randa dokumente, ataskaita, taip pat paaiškina, kodėl kiekviena problema gali sukelti problemų neįgaliesiems.

Pvz., Paveikslėlis, kuriame trūksta alternatyvaus teksto, apsunkins ekrano skaitytoją ir regos negalią turintį asmenį. Taip pat pateikiami sprendimai, kurie padeda kurti dokumentus be klaidų visiems, o ne tik neįgaliesiems.

Eiti į Failas> Informacija. Visos prieinamumo problemos bus rodomos kaip pranešimas šalia Patikrinkite, ar nėra problemų mygtuką.

Norėdami paleisti ir ištaisyti failo problemas, spustelėkite Patikrinkite, ar nėra problemų> Patikrinkite prieinamumą.

Prieinamumo tikrinimo užduočių juostoje pateikiamos galimos problemos ir sprendimai, kaip išspręsti bet kokias problemas dokumentuose.

Vykdant dokumentą, atliekant prieinamumo patikrinimą, dažnai išryškėja klaidos, kurios gali padaryti arba sugadinti profesionalų dokumentą. Pvz., Trūksta antraščių ar formatavimo problemų.

10. Pažymėti PDF failai

„Word 2016“, „Excel 2016“ ir „PowerPoint 2016“.

Pažymėtas PDF nėra tas pats, kas pridėti „žymas“ PDF failams tvarkyti. Pažymėtas PDF yra pagalbinė priemonė sukurkite patogesnius PDF failus Padarykite savo PDF failus lengviau prieinamus ir patogesnius skaitytojui naudodamiesi šiais patarimaisBet koks geras PDF failas turi būti prieinamas norint perduoti idėjas - vykdykite šiuos patarimus, kad įsitikintumėte, jog dokumentas pasiekia tikslą. Skaityti daugiau iš „Microsoft Office“. Pažymėtas PDF taip pat svarbus kuriant pakartotinai užpildomi dokumentai kurie veikia visų tipų ekranuose. Paprasčiausiais būdais „Žymos“ apibrėžia PDF struktūrą. Pagalvokite apie juos kaip apie žemėlapius, paaiškinančius skirtingų elementų loginius ryšius sudėtiniame PDF dokumente. Pvz.: sąrašai, lentelės ir vaizdai.

„Microsoft“ paaiškina pažymėtų PDF failų pagrindai:

Pažymėjimas prideda informacijos sluoksnį, vadinamą „semantika“, į PDF dokumentą, kuris nurodo, kokie objektų tipai yra [faile], pavyzdžiui: antraštės, pastraipos, vaizdai ir lentelės. Kai išsaugote failą kaip PDF, šią semantiką nustato ir pažymi „Office“ programa, kurią naudojate, ir pridedama prie failo.

„Microsoft Office“ automatiškai pažymi dokumentą, kai jis konvertuojamas į PDF, tačiau jūs turėtumėte žinoti apie jį valdantį parametrą.

Spustelėkite Failas> Išsaugoti kaip ir naršykite vietą.

Viduje konors Išsaugoti kaip dialogo lange pasirinkite PDF viduje konors Išsaugoti kaip tipą sąrašą.

Spustelėkite Daugiau pasirinkimų. Viduje konors Išsaugoti kaip dialogo lange vėl pasirinkite PDF ir spustelėkite Galimybės mygtuką. Užtikrinkite Dokumentų struktūros žymos prieinamumui pažymėtas žymimasis laukelis ir spustelėkite Gerai.

Mažai žinomos savybės yra produktyvumo skatinimas

Pagalvokite apie neįprastą funkciją, kurią atradote iš patarimo. Galbūt tai buvo maža spartusis klavišas 60 esminių „Microsoft Office“ sparčiųjų klavišų, skirtų „Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“„Office“ galimi šimtai sparčiųjų klavišų, tačiau tai yra patys svarbiausi, kuriuos turėtumėte žinoti, nes jie padės sutaupyti daug laiko. Skaityti daugiau ar kažkas stipresnio kaip šifravimas ar slaptažodžio apsauga Kaip apsaugoti slaptažodžiu ir užšifruoti „Microsoft Office“ failusAr neprieštarautumėte, jei kas nors žvilgterėtų per jūsų „OneNote“ užrašinius ar turėtų prieigą prie jūsų „Word“ dokumentų? Jei atsakymas yra teigiamas, leiskite mums parodyti, kaip apsaugoti „Office“ failus. Skaityti daugiau . Galbūt tai yra galimybė paskelbti jūsų „Office“ dokumentus Docs.com.

Kiekviena nauja savybė, įtraukta į mūsų asmeninius darbo srautus, ne tik verčia mus vertinti programinę įrangą, bet ir prideda žingsnį į mūsų mokymosi kreivę.

Dabar jūsų eilė mums papasakoti apie vieną „Microsoft Office“ funkciją, kuri yra beveik tokia pat svarbi kaip jūsų dešinė ranka. Kiek iš aukščiau išvardytų funkcijų jums buvo „naujos“?