3 patarimai, kaip elgtis su perkrautu el. Paštu „Gmail“ [Rodyti ir pasakyti]

Skelbimas

Daugelis iš mūsų kenčia dėl informacijos perkrovos. Priblokšti asmeninius el. Laiškus gali būti nelengva problema ir tam tikru mastu nepriimtina ignoruoti pusės el. Laiškų. Tačiau profesiniame gyvenime tikimasi ne tik rasti būdų, kaip susitvarkyti su visais atvykstančiais dalykais kanalus, jūs taip pat turite apdoroti informaciją, t.y. persiųsti, atsakyti, aptarti, sekti ir Sekti.

„MakeUseOf“ mes parašėme daug straipsnių apie įvairius „Google Mail“ naudojimo būdus ir kaip tuo kuo geriau pasinaudoti. Tačiau kokias savybes ir būdus žmonės naudojasi šimtus el. Laiškų per savaitę? Kaip mes galime sekti daugybę užduočių ir vis tiek išlikti kasdienio pašto srauto viršūnėje? Nors aš negaliu kalbėti už savo kolegas, aš tikrai galiu kalbėti pats. El. Laiškus ir didžiąją dalį savo užduočių naudoju „Google Mail“, o šiame straipsnyje norėčiau pasidalinti savo „stebuklingomis gudrybėmis“ su jumis.

Gaunamo pašto filtravimas

Man svarbiausias žingsnis kovojant su potvyniais buvo nustatyti gaunamų laiškų filtrus. Jei per dieną gaunate daugiau nei tris ar keturis el. Laiškus ir jei pakartotinai gaunate konkrečius el. Laiškus, pavyzdžiui, pranešimus, informacinius biuletenius ar priminimus, labai rekomenduočiau nustatyti filtrus.

Aš sukūriau daugiau nei 20 filtrų, kurie rūšiuoja paštą pagal 15 raktų etikečių (panašių į aplankus), pavyzdžiui, kad pasirūpintų komentaru pranešimus, el. laiškus, susijusius su „MakeUseOf Answers“, įskaitant naujus ir paskelbtus klausimus, arba el. laiškus, susijusius su „Sound Sunday“.

Gaunu daug laiškų, kurių aš tikrai neturiu skaityti, bent jau ne savo gautuosiuose, pavyzdžiui, naujų klausimų, pateiktų „MakeUseOf Answers“. Vis tiek man patinka, kad gautuosiuose būtų kopija, pavyzdžiui, norint perduoti klausimą kolegai arba atsakyti į jį el. Paštu. Kadangi man nereikia skaityti šių el. Laiškų, aš sukūriau filtrą, kad galėčiau juos rūšiuoti ir pažymėti kaip perskaitytus.

Taigi, kai šalia vienos iš etikečių matau iškylantį paryškintą numerį, žinau, kad yra laiškų, kuriuos iš tikrųjų turiu perskaityti. Priklausomai nuo etiketės, aš ją perskaitau iškart (pvz., „Gautieji“) arba atiduodu daug laiko, kad visi tos kategorijos el. Laiškai būtų skaitomi kartu (pvz., Pranešimai apie komentarus).

Jei norite sužinoti daugiau apie filtrų nustatymą „Google Mail“, rekomenduoju straipsnį 3 puikūs „Gmail“ filtrų naudojimo produktyvumui pavyzdžiai 3 puikūs „Gmail“ filtrų naudojimo produktyvumui pavyzdžiai Skaityti daugiau . Jame yra keletas puikių patarimų, kaip sudaryti el. Pašto darbų sąrašus, tvarkyti priminimus ar filtruoti „Google“ kalendoriaus įvykius.

Prioritetų nustatymas

Taigi esate nustatę filtrus reguliariai gaunamiems el. Laiškams, tačiau gautuosiuose vis dar pilna mažiau svarbių dalykų? „Google Mail“ tam turi sprendimą ir vadinasi „Svarbiausi gautieji“. Nesunku nustatyti> Nustatymai > Pašto dėžutę. Pagal numatytuosius nustatymus gautųjų viršuje rodomos šios etiketės: Svarbūs ir neskaityti laiškai, Žvaigždute pažymėti laiškai ir Visa kita gautuosiuose. Galite tinkinti, kad būtų įtraukta kita svarbi etiketė, pakeisti arba pašalinti vieną iš aukščiau paminėtų.

Išsamų „Svarbių gautųjų“ įvadą rasite straipsnyje „Gmail“ svarbiausi gautieji išsprendžia problemą „Gmail“ svarbiausi gautieji išsprendžia problemą Skaityti daugiau .

Stebėti

Galite sekti įvairius el. Laiškus automatiškai arba neautomatiškai juos pažymėdami. Vis dėlto, jei kiekvieną dieną turite rankiniu būdu pažymėti dešimtis el. Laiškų, ženklinimas gali būti gana varginantis, nes tai reikalauja kelių pelės paspaudimų ir tam tikro koordinavimo. Kas man sekasi daug geriau, tai žvaigždžių el. Paštas.

Viena pagrindinių mano redakcinių užduočių yra sekti komentarus. Tai apima visus „MakeUseOf“ komentarus, į kuriuos reikia atkreipti dėmesį, pastebimus komentarus apskritai, geriausius komentarus iš darbuotojai, geriausi „Geriausio savaitės atsakymo“ („MakeUseOf Answers“) komentarai ir laimėti to konkurso komentarai. Paprastai bet kuriuo metu turiu nuo 50 iki 100 komentarų, kuriuos naudoju penkias skirtingas etiketes. Aš galiu pasiekti visus pažymėtus laiškus naudodamas žvaigždute pažymėtą etiketę, leidžiančią greitai su jomis susitvarkyti, ir ta etiketė paprastai būna labai spalvinga.

Kai noriu laikytis terminų ar el. Laiškų, kuriuos pakeisiu, el. Laiškus paversiu užduotimis, kaip aprašyta šiame puikiame straipsnyje: 4 paprasti žingsniai norint pasiekti ir išlaikyti „Gmail“ gautųjų apimtį 4 paprasti žingsniai norint pasiekti ir išlaikyti „Gmail“ gautųjų apimtį Skaityti daugiau

Visi maži dalykai

Esu nustatęs daugybę mažų parametrų, kurie palengvina man el. Pašto adresų naudojimą. Savaime suprantama, kad aš naudojuosi pokalbio peržiūra. Dauguma kitų mažų parametrų pateikiami naudojant „Google Labs“ funkcijas, o toliau pateikiamas mano parankinių sąrašas.

• Automatinis pirmyn…
  automatiškai parodžius kitą pokalbį, apdorojus ankstesnį el. laišką.
• Numatytasis „Atsakyti visiems“…
  nes dauguma mano siunčiamų laiškų yra skirti daugiau nei vienam gavėjui.
• Gautų laiškų peržiūra…
  nes negaliu laukti, kol pamatysiu, kas manęs laukia, kol „Gmail“ įkeliama.
• Perkelti piktogramos stulpelį…
  nes man lengviau juos nuskaityti, kai jie yra kairėje pusėje.
• Siųsti ir archyvuoti…
  norėdami išsaugoti paspaudimą ir greičiau ištuštinti gautuosius.

Išvada

Jei vis dar laukiate stebuklingo triuko, bijau, kad turiu jus nuvilti. Nereikia stebuklų, kad būtų laikomasi dalykų! Paprastai tai užtrunka keletą paprastų strategijų ir daug disciplinos.

Jei rimtai tikėjotės tvarkingo triuko, išbandykite tai 1 Nuostabus „Gmail“ patarimas, apie kurį nežinote. 1 Nuostabus „Gmail“ patarimas, apie kurį nieko nežinote. Rimtai. Skaityti daugiau

Ir dar daug puikių patarimų galite rasti čia:

• Kaip paversti „Gmail“ gautuosius į skaitomų darbų sąrašą Kaip paversti „Gmail“ gautuosius į skaitymo darbų sąrašąJei dažnai naudojatės „Gmail“, greičiausiai žinote, kiek dalykų iš tikrųjų su juo galite padaryti (išskyrus skaitymus ir laiškų siuntimą). Mes jau pasidalinome nemažai patarimų, kaip ... Skaityti daugiau
• Kaip efektyviai ieškoti el. Laiškų „Gmail“ Kaip efektyviai ieškoti el. Laiškų „Gmail“ Skaityti daugiau
• 4 būdai, kaip „Gmail“ nustatyti kaip numatytąjį el. Pašto adresą naršyklėje 4 būdai, kaip „Gmail“ nustatyti kaip numatytąjį el. Pašto adresą naršyklėjeKai vartotojai lėtai perkelia duomenis į „The Cloud“, žiniatinklio pašto paskyros sukūrimas tapo savaime suprantamu dalyku, o pagrindinis pasirinkimas yra „Google Mail“. Nepakenkta šiems pokyčiams, „Windows“ ir toliau sieja el. Pašto hipersaitus (a.k.a ... Skaityti daugiau
• 3 dalykai, kuriuos „Gmail“ vartotojai nustatė savo sąskaitose 3 dalykai, kuriuos „Gmail“ vartotojai nustatė savo sąskaitose Skaityti daugiau

Kiek el. Laiškų gaunate per dieną ir kaip su jais elgiatės? Ar turite kokių nors „GMail“ patarimų ir gudrybių, kurių neapžvelgiau? Ar yra priežastis, kodėl jūs naudojate kitą el. Pašto klientą?