Skelbimas
El. Laiškai yra sunkūs. Iš tikrųjų sunku suprasti, ką iš tikrųjų norite pasakyti el. Laiške, ir pusę laiko žmonės beveik visada jus neteisingai supras. Daug problemų kyla dėl to, kad žmonės, kuriems rašote, nemato jūsų veido. Jie nemato šypsenos jūsų veide ir nematote išraiškos jų veide - natūrali žmogaus sugebėjimas suprasti emocijas žodžiais per veido išraišką yra visiškai negaliojantis el.
Taigi, kas gali pakeisti veido išraišką ir balso toną? Kaip jūs galite efektyviai perduoti savo žinią neparodydami, kad jūsų draugai ar visi biure karališkieji pažymėjo jus?
Rašytojas Peteris Druckeris kadaise rašė: „Svarbiausias dalykas bendraujant yra išgirsti tai, kas nepasakyta. “ Žengčiau dar vieną žingsnį toliau ir sakyčiau, kad svarbiausias dalykas siunčiant el. Laišką yra pakankamai aiškus, kad gavėjas nėra išgirsti, kas nepasakyta. Tiesą sakant, daugiausia problemų dėl bendravimo el. Paštu sukelia tas asmuo, kuris gauna el. Laišką interpretuoja visokius baisius dalykus, kuriuos numanėte, net kai rašote tik vieną linija.
Būtent tai sukelia neapykantą ir nepasitenkinimą. Būtent tai sukelia pasipiktinimą. Štai kodėl rytinio susitikimo metu prie stalo esantis vaikinas žvilgteli į jus, nes jūs buvote jam nusiųsti el. Laiške, kurį jums išsiųsote vakar po pietų, ir jis tai priėmė kaip asmeninę ataką.
Jūsų tobulo el. Pašto kūrimas
Čia, MUO, mes daug aptarėme apie el. Laiškų siuntimo techninius aspektus, pvz el. laiškų siuntimas anonimiškai Kaip siųsti anoniminius el. Laiškus: 5 slapti metodaiIšsiųsti anoniminį el. Laišką nėra sunku. Yra pagrįstų priežasčių naudoti anoniminę el. Pašto paskyrą. Mes jums parodysime kaip. Skaityti daugiau arba mano el. pašto adresas el. laiškų siuntimas iš „Excel“ Kaip siųsti el. Laiškus iš „Excel“ skaičiuoklės naudojant VBA scenarijusMūsų kodo šablonas padės nustatyti automatizuotus el. Laiškus iš „Excel“, naudojant bendradarbiavimo duomenų objektus (CDO) ir VBA scenarijus. Skaityti daugiau . Tačiau kaip yra su emocijomis, susijusiomis su el. Paštu? Ką apie tai, kaip jūs susiduriate su savo el. Laiškais ir geresniais būdais prisistatyti rašytiniu žodžiu, kuris nepadės visiems taip pažymėti jūsų?
Na, šiandien aš galiu stovėti čia ir pasakyti, kad dabar galiu padėti, be daugybės skausmų ir kančių. Aš padariau beveik kiekvieną klaidą, kurią galima padaryti el. Paštu, pradedant nuo pirmųjų dienų koledže, kai bandžiau pradėti daugiapakopį rinkodaros verslą, masiškai siunčiant elektroninį laišką visiems miesteliu. Per dieną aš turėjau išjungti savo sąskaitą 24 valandoms ir gausų, nemalonų „IBM mainframe“ administratoriaus įspėjimą apie tai, kas apibūdina „šlamštą“.
Tai buvo ne tiek el. Pašto etiketo pamoka, kiek pažadinimo skambutis, kad el. Paštas gali jus tikrai paveikti, jei elgsitės neteisingai. Metams bėgant įžeidžiau žmones, įsižeidžiau ir įsitraukiau į epinius žodžių mūšius su žmonėmis. Norėčiau pasakyti, kad kažkas laimėjo, bet niekas niekada nelaimi. Todėl šiandien stoviu čia ir tikiuosi padėti būsimiems el. Laiškų legionams geriau paruošti tuos el. Laiškus prieš paspaudžiant mygtuką „siųsti“.
1. Siunčiamas romanas
Viena iš mano pirmųjų kaltės nuodėmių, kai pirmą kartą pradėjau dirbti inžinieriumi, buvo tai, kad beveik visada rašydavau elektroninius laiškus, išsikišusius per tris ar keturias pastraipas. Priežastis buvo ne tik todėl, kad galiu gana greitai įvesti tekstą, bet ir todėl, kad visada maniau, kad, jei paliksiu bet kokią informaciją, žmonės nelabai suprastų, apie ką aš kalbu. Tam tikru laipsniu tai gali būti tiesa - ir mes pateksime į el. Laiškus, kurie per trumpi per minutę - tačiau yra ką pasakyti dėl paprastumo.
Rašydami tokius sudėtingus el. Laiškus, jums nepavyksta perduoti pranešimo įvairiais būdais. Pirma, tai, kad jūs parašėte tiek daug, reiškia, kad jūs mažai gerbiate jų laiką, o jei tai darote per dažnai, esate linkę juos erzinti. Antra, nors 500 žodžių el. Laiškas, suskirstytas į keletą pastraipų, turi daug prasmės tu, greičiausiai suklaidinsite visus ir sukelsite jiems migreną.
Jei esate žodžių kalvis ir esate linkęs per daug rašyti, tada visada grįžkite atgal ir pradėkite dirbti „pjaustydami“ tuos sakinius. Sugalvokite naujų ir kūrybingų būdų juos sutrumpinti, o gal galite juos visiškai pašalinti. Galbūt jūs siūlote per daug informacijos. Pasakyk žmonėms, ką jie reikia žinoti, o ne tai, ko nori, kad jie žinotų tu žinoti. Tu žinai?
2. Dviejų žodžių el. Laiško siuntimas
Priešingas romano el. Laiškas yra el. Laiškai su vienu ar dviem žodžiais, kurie niekuo nepaaiškina. Tai panašu į tai, kai klausiu savo vaikų prie pietų stalo, Taigi, kokia buvo tavo diena?Po akimirkos nenoriai atsakoma, „Puiku.Nežinia, kodėl aš net nesivarginu, ir spaudžiu. “Ką tu padarei, nieko smagaus?Neišvengiamas atsakymas, "Ne tikrai ne.”
Aš sąžiningai nesuprantu, kodėl kai kurie žmonės net nesivargina naudotis el. Laiškais. Jei jums pasiseks, šio asmens el. Laiške bus vienas visas sakinys. Jei jums nesiseka, asmuo paprašys jūsų padaryti ką nors dėl jų, bet nesivargina paaiškinti, ką jis nori, kad padarytumėte. Tai panašu į nelaimės pranešimo siuntimą per radiją, kai pasiklydote dykumos viduryje ir neinformuojate gelbėjimo įgulos, kokia yra jūsų koordinatė.
Tai labai nelinksma, nes žmonės turi stengtis suprasti, apie ką jūs kalbate žemėje. Dar blogiau, jei jūs iš tikrųjų galite priversti juos gaišti laiką atsakydami į jūsų el. Laišką, tik paprašykite jūsų šiek tiek daugiau paaiškinti.
Įtariu, kad dauguma žmonių, turinčių šią problemą, rašo tokius trumpus el. Laiškus, nes spausdinimas yra toks kruopštus darbas. Ne kiekvienas gali įvesti nuo 60 iki 70 žodžių per minutę, todėl jūs turite šiek tiek užjausti šią grupę.
3. Vienam asmeniui siunčiamo masinio el. Laiško siuntimas
Ar tikrai norite erzinti žmones? Siųskite masinį el. Laišką kiekvienam savo biure tiesiog norėdami patarti vienam asmeniui už tai, ką jie padarė neteisingai. Aš tai vadinu „viešu pažeminimu“. Paprastai visi biure jau gali žinoti, kad konkretus asmuo padarė klaidą, bet vadovas negali palikti jos ramybėje. Taigi, jie visiems išsiunčia masinį el. Laišką, kuriame išsamiai ir sudetingai paaiškina, kodėl tam tikras veiksmas yra toks neteisingas arba kodėl būtent ta klaida yra tokia bloga.
Turiu pripažinti, kad kai kuriuose ankstesniuose vadovo vaidmenyse aš paslydau dėl tokio elgesio. Mačiau, kad ir kiti mano kolegos tai daro. Tai lengva padaryti klaida, nes iš tikrųjų galbūt norėsite įsitikinti, kad visi kiti, kuriuos jūs tvarkote, nepadarys tos pačios klaidos. Realybė yra tokia, kad jei visi apie tai jau žino, klaidą padaręs žmogus yra žeminamas. Jei jie apie tai nežino, visi susipainioja ir nėra tikri, ar tu kalbi apie juos.
Padarykite tai paprasta - pasikalbėkite apie klaidą padariusį asmenį apie konkrečią problemą. Tada, jei manote, kad visiems tai yra pakankamai svarbu, atsiųskite pranešimą, bet padarykite, kad tai skambėtų taip, tarsi tai būtų tiesiog bendras „FYI“, pasiųstas iš aukštesnio lygio vadovybės - tai pašalina kaltinamąjį toną ir daro jį mažiau asmenišką.
4. Dramatiškų prieveiksmių naudojimas
Kitas labai dažnas elgesys el. Laiškuose - dažniausiai iš žmonių, kurie labai aistringai vertina savo darbą apskritai arba apie konkretų projektą, apie kurį dabar diskutuojama. Toks elgesys yra labai dramatiškų prieveiksmių per didelis vartojimas. Tokios sakiniai kaip „Šis dizainas yra tiesiog siaubingai neteisingas“Arba„Šis požiūris yra skausmingai neaiškus “ tarnauja tik emocijoms į diskusiją įtraukti.
Pažvelgę į tuos sakinius be prieveiksmių, galite pamatyti, kokie jie dalykiškesni ir daug mažiau antagonistiški. Priešingu atveju jūs tiesiog susidursite kaip su pernelyg dramatišku, sugadintu prakeikimu.
Išbandykite be prieveiksmių. Tas dizainas neteisingas. Šis požiūris yra neaiškus.
Tai gali nepatikti gavėjui, tačiau jis taip pat neįsižeidžia ir nenustato gynybos. Tai yra profesionaliau ir galbūt jūs tikrai sugebėsite atsiduoti subrendusiam suaugusiajam, net kai nesutiksite su kuo nors.
5. Per daug pasyvaus balso
Tikrai vėlai per savo rašymo karjerą iš tikrųjų, tikrai išmokau ir supratau pasyvų balsą. Problema, sužinant apie tai, yra tai, kad jūs pradedate tai matyti visur. Vienas iš labiausiai paplitusių pasyvaus balso naudojimo būdų yra el. Paštas, nes pasyvus balsas leidžia žmogui atsiriboti nuo veiksmo.
Užuot sakęs:Aš nuvežiau klientą į oro uostą “, už kurį atsakomybė tenka tiesiai ant jūsų pečių, vietoj to galite parašyti:Klientas buvo nuvežtas į oro uostą. “
Tai elgesys, būdingas žmonėms, nervinantiems prisiimti atsakomybę už bet ką, nes jei kas nors nutinka, jie nenori būti kaltinami. Tai yra tie patys žmonės, kurie skundžiasi, kai rizikuojantys asmenys - tie, kurie prisiima atsakomybę už tai, kad viskas būtų padaryta - sulaukia pripažinimo ar paaukštinimo. Tiesa ta, kad el. Laiškuose žmonės mato pasyvų balsą. Jei atlikote užduotį ar įvykdėte tikslą, nebijokite imti kreditų!
6. Paglostyk save ant nugaros
Kaip bebūtų keista, priešingas kraštutinumas žmonių, kurie visą laiką naudojasi pasyviu el. Laišku, yra tie žmonės, kurie beveik visada apie viską rašo asmeniškai. Skaitydami jų el. Laiškus, jūs manote, kad projektas nebuvo grupinės pastangos, tai buvo asmeninis laimėjimas. Jūs manote, kad el. Laišką siųsiantis asmuo padarė absoliučiai visus darbus!
Kaip atpažinti šiuos el. Laiškus? Suskaičiuokite žodžio „aš“ pasikartojimus.
Perskaičius tokio tipo žmonių el. Laišką aišku, kad jie jaučia, kad visas pasaulis sukasi aplink juos, ir kad visi turėtų duoti jiems nuolatinį garsą už visus darbus, kuriuos jie atlieka atskirai įvykdyta. Dėl šių el. Laiškų komandos draugai visada jaučiasi atstumti ir visiškai neįvertinti. Šis požiūris yra greitas būdas pykti ir atsiriboti nuo savo bendraamžių.
Esu tikras, kad yra daugybė kitų tipų el. Laiškų, kurie tikrai erzina ir įžeidžia žmones. Lažinuosi, kad turite ir savo sąrašą! Kokie el. Pašto adresai iš tikrųjų jus atitraukė? Kokios rūšies yra jūsų augintinio žievelės? Pasidalykite savo mintimis komentarų skiltyje žemiau.
Vaizdo kreditas: Koncentruotas verslininkas per „Shutterstock“, Matematikos formulė per „Shutterstock“, Jaunoji verslininkė per „Shutterstock“, Išraiškingas senjoras per „Shutterstock“, Karinis vaikas per „Shutterstock“, Gėda per „Shutterstock“
Ryanas turi elektros inžinerijos bakalauro laipsnį. Jis 13 metų dirbo automatikos inžinerijoje, 5 metus IT srityje, o dabar yra programų inžinierius. Buvęs „MakeUseOf“ generalinis redaktorius, jis kalbėjo nacionalinėse duomenų vizualizacijos konferencijose ir buvo rodomas per nacionalinę televiziją ir radiją.
