Kaip sukurti profesionalias ataskaitas ir dokumentus „Microsoft Word“

Skelbimas

Jei „Microsoft Office“ būtų buvusi šalis, ji būtų buvusi trečia pagal dydį valstybė pasaulyje. 1,2 milijardo žmonių naudoti vieną programų rinkinį yra nesąmoninga. Ir jie „kalba“ 107 kalbomis!

Bet dabar jūs ir aš kalbame angliškai ir mes kalbėsime apie populiariausią įrankį „Microsoft Office“ arsenale - Microsoft word Taip, nemokamai gaukite „Microsoft Word“: Štai kaipNenorite mokėti už visą „Microsoft Word“ patirtį? Nesijaudinkite, čia yra keletas būdų, kaip galite nemokamai naudoti „Microsoft Word“. Skaityti daugiau 2016.

Šis dokumentų rengyklė naudojama rašyti įvairius dokumentus. Nuo paprasto taikymo iki būtino atnaujinimo. Nuo paprasto kibirų sąrašo iki biuro atmintinės. Mes manome, kad galime dirbti su „Word“. Tačiau atsisėdę rašyti rimto profesionalo pranešimo mes atrandame svarbų faktą.

Profesionaliam ataskaitų rašymui reikia skirtingų įgūdžių.

Taigi, paklauskite savęs to - Ar galite padaryti žingsnį nuo vieno dokumento prie ilgos ataskaitos? Ar tu žinoti visas „Microsoft Word“ funkcijas 9 patarimai, kaip sužinoti viską apie „Office 2016“„Microsoft Office 2016“ yra tarp mūsų. Kaip jūs įvaldote naujausią versiją savo produktyvumui? Mes rekomenduojame jums rasti geriausias nuorodas, skirtas mokytis „Office“. Pavogti žygį su šiais ... Skaityti daugiau kas padės valdyti šį didelio masto dokumentų projektą? Ar galite bendradarbiauti dirbdami su kitais komandos nariais?

Galite būti studentas, smulkaus verslo savininkas ar biuro darbuotojas... turėsite sukurti ataskaitą arba tam tikros rūšies profesionaliai suformatuotą dokumentą. Šis „MakeUseOf“ vadovas padės atnaujinti savo techniką ir paaštrins jūsų požiūrį į dizainą.

Šiame vadove:

Ataskaitos rašymas — Įvadas | Ataskaitų kontrolinis sąrašas

Naudingi „Microsoft Word“ įrankiai — Įklijuokite specialiai | Tyrėjas | Užšaldykite savo dokumento dalis

Darbas prie maketo ir dizaino — Įvadas | Viršelis | Turinys | Antraštė ir Poraštė | Puslapių numeriai | Šrifto stilius | Pastraipos stilius | Puslapių pertraukėlės | Stiliai ir temos | Antraštės | Greitos dalys | Puslapio kraštinės

Nuorodos ir bendradarbiavimas — Indeksas | Bibliografijos | Kryžminės nuorodos | Komentarai

Baigti savo ataskaitą — Parašai | Vandenženkliai | Tik skaitymui | Spausdinti į PDF

Kitas žingsnis — Išvada

Ataskaitos rašymas

Ataskaitų rašymas apima tyrimą ir tada skelbia tos analizės rezultatus. Profesiniame pasaulyje svarbiausia yra tai, ką skelbiate, „išvaizda“ ar išvaizda. Akį džiuginantis galutinis rezultatas gali sugadinti jūsų reputaciją ir sustiprinti jūsų asmeninį prekės ženklą.

Šie veiksmai padės jums sužinoti apie „Microsoft Word 2016“ ekspertų funkcijas. Praleisk daug laiko planui. Pradėkite nuo šių gairių ...

1 žingsnis: nuspręskite tikslą

Prieš pradėdami ataskaitą, pirmiausia turite žinoti, kodėl ją rašote. Ataskaitų yra įvairių rūšių, tačiau jos yra skirtos informuoti arba įtikinti. Jis gali būti skirtas aprašyti techninį procesą, dalytis pagrindine informacija arba parodyti projekto pažangą.

Paklausk savęs - Ką ir Kodėl. Tai padės jums išsiaiškinti tikslą iki vieno pagrindinio taško ir jo laikytis, užuot ragavus nereikalingų detalių.

2 veiksmas: nustatykite auditoriją

Antras svarbus aspektas yra įvertinti savo auditoriją. Ar jie galės suprasti, apie ką jūs kalbate? Ar yra skirtingų lygių skaitytojų, kurie skaitys pranešimą? Skaitytojo žinios apie temą turės didelę įtaką informacijai, kurią turite įtraukti.

Nuspręskite, kokia yra pagrindinė auditorija, tada scenarijų scenarijuokite tinkamu techniniu lygiu. Antrinei auditorijai ataskaitos pabaigoje gali būti teikiama papildoma informacija.

3 žingsnis: žinokite savo temą

Turite žinoti, apie ką kalbate. Taigi, ištirkite temą ir pateikite visą reikiamą informaciją, kad patvirtintumėte savo mintį. Įsitikinkite, kad padarėte išvadą remdamiesi faktais, o ne asmenine nuomone. Informacija turi būti teisinga, aktuali ir tinkama.

Norėdami paremti savo mintis, naudokite įvairius šaltinius, tokius kaip žurnalai, laikraščių straipsniai, knygos, svetainės, brošiūros, pirminiai duomenys, metinės ataskaitos ir kalbos. Tiesiog nesilaikyk Vikipedijos.

4 žingsnis: aprašykite ataskaitą

Jūs atlikote tyrimus. Čia yra daugybė informacijos, kuri laukia, kol bus įvesta ir atspausdinta. Bet palauk! Negalima nuskęsti prieš įeinant į vandenį. Paruoškite galutinę ataskaitos struktūrą, kuri bus kelio taškų schema, padėsianti jums naršyti nuo pradžios iki pabaigos. Kontūras yra brėžinys. Tai suteiks jums kraštovaizdžio vaizdą iš paukščio skrydžio ir parodys, kur jums reikia užpildyti išsamią informaciją.

Idėjos ataskaitos struktūrą gali sudaryti šie elementai:

• Titulinis puslapis
• Santrauka
• Turinys
• Įvadas
• Ataskaitos esmė
• Išvada
• Rekomendacijos
• Priedas
• Bibliografija ir literatūros sąrašas

„Microsoft Word“ Dokumento metmenys yra galinga funkcija, kuri gali padėti sutvarkyti dokumentą dar prieš pradedant pildyti jį tyrimais. Pasinaudoti smegenų šturmas ir minčių žemėlapių šablonai 8 „MS Word“ šablonai, kurie padeda „Smegenų audrai“ ir protui greitai išdėstyti savo idėjasNemokami „Word“ šablonai nėra susiję tik su gražiais dokumentais, nepriekaištingais gyvenimo aprašymais ir viršeliais. Jie gali būti gyvybiškai svarbūs ir rengiant mintis, ir rengiant minčių žemėlapius. Čia yra aštuoni „Word“ šablonai, skirti jūsų idėjoms. Skaityti daugiau taip pat.

5 veiksmas: parašykite, redaguokite, koreguokite ir baigkite

Kai susisteminsite savo ataskaitą, laikas užpildyti antraštes turiniu. Aš asmeniškai manau, kad geriausia šiek tiek išspręsti kiekvieną skyrių, o tada kaupti jame informaciją. Tai galite padaryti, jei norite, arba pabaigkite kiekvieną skyrių, eidami žemyn į ataskaitos struktūrą. Įsitikinkite, kad daugiausia dėmesio skiriate savo idėjų pateikimui ir naudodami palaikančius įrodymus, o ne rašybą ir gramatiką. Nurodykite savo argumentą ir parašykite kelis sakinius, kuriuose pateikiamos pagrindinės jūsų idėjos. Jei rasite ką nors, ką verta pacituoti, pacituokite.

Kai dauguma jūsų teksto bus parašyta, dabar laikas jį perskaityti ir įsitikinti, kad jis gerai teka. Įsitikinkite, kad vadovaujatės skaitytojo supratimu tokiais pereinamaisiais žodžiais kaip „Ši informacija rodo ...“, „Kitaip tariant…“, „Panašiai ...“ ir paryškinkite svarbius ir svarbius dalykus.

Galiausiai skirkite laiko korektūrai, patikrinti gramatiką ir rašybą Kaip rašybos ir gramatikos tikrinimas naudojant „Microsoft Word“Savo poreikiams galite pritaikyti įmontuotas „Microsoft Word“ rašybos ir gramatikos tikrinimo priemones. Jūs netgi galite naudoti automatinę taisymą norėdami paspartinti spausdinimą. Skaityti daugiau ir dar kartą patikrinkite visą svarbią informaciją ir jos loginį srautą. Geriausia palikti bent vieną dieną patikrinti ir koreguoti savo darbus. Nebandykite jo taisyti iškart, kai manote, kad baigėte, nes linkę praleisti skaityti tai, ką parašėte. Pasimėgaukite ir kitą dieną ją perskaitykite.

Ataskaitų kontrolinis sąrašas

Prieš eidami ir pateikdami ar įteikdami ataskaitą, prie kurios dirbote taip sunkiai, įsitikinkite, kad atlikote šiuos veiksmus:

• Užpildėte titulinį puslapį pavadinimu „Jūsų vardas, data, kam skirta ataskaita“ ir galimu ataskaitos aprašymu.
• Turinio puslapyje yra atitinkamos antraštės, o puslapių numeriai yra teisingi.
• Įsitikinkite, kad įvade yra svarbiausi punktai, ataskaitos apimtis ir tikslas, kurį ji nori pasiekti.
• Pridėjote antraštes virš lentelių ir po vaizdais / grafikais.
• Ar ataskaitos turinys pateikia informaciją aiškiai, logiškai, faktiškai, laikydamasis temos, ar reikia?
• Ar išvadoje nurodomi rezultatai, ar pakartojamos pagrindinės idėjos, ar joje nėra naujos informacijos?
• Ar antraštės ir paantraštės yra aiškiai paženklintos?
• Ar citatos yra aktualios, atnaujintos ir teisingai nurodytos?
• Ar prireikus naudojote puslapių pertraukas?

Dabar paleiskime „Microsoft Word“ ir pasinaudosime funkcijomis, kurios padės sudėti jūsų pranešimo projektą ir pateikti jį kaip profesionalų dokumentą.

Naudingos „Microsoft Word“ funkcijos ataskaitų rašymui

Paimkite juos kaip įkandimo dydžio patarimus ir įsiminkite juos po vieną.

„Microsoft Word“ yra didelis haubicas su daugybe veržlių ir varžtų. Sutelksime dėmesį į pagrindinių įgūdžių rinkinius ir įrankius, kurių jums reikės norint suplanuoti, paruošti ir pristatyti profesionalų ataskaitą. „Microsoft Word“ funkcijos, kurias aptarsime žemiau, taip pat yra produktyvumo nuorodos, kurios palengvins jūsų darbą.

Patarimas: Norėdami sužinoti daugiau apie naujas „Office Suite“ funkcijas, naudokite „Microsoft Word 2016“ asistentą „Pasakyk man“.

Pradėkime nuo trijų išankstinių priemonių ...

Naudokite „Paste Special“

Daugeliui iš mūsų, kai mums reikia nukopijuoti tekstą ar vaizdą į „Word“, klavišas „CTRL + V“ yra puikus. Bet kartais norėtume įklijuoti nukopijuotus duomenis į kitą formatą, pavyzdžiui, „Excel“ duomenis kaip vaizdą. Su Įklijuokite specialiai komanda galite atmesti arba nurodyti formatą įklijuodami paveikslėlį, pateikimo duomenis, lentelę ar objektą iš bet kurios kitos programos į „Word“.

Daug dirbsi su „Excel“ lentelėmis ir diagramomis profesionaliame dokumente.

Jei tiesiog nukopijuosite tai, ko norite, ir spustelėsite įklijuoti, pastebėsite, kad duomenys bus įterpti kaip lentelės. Bet jei tai yra didelis langelių plotas, kurį norite įklijuoti, ir nenorite jo redaguoti, galbūt norėsite įklijuoti jį kaip vaizdą su papildoma galimybe jį redaguoti.

Į „Microsoft Excel“: Pasirinkite ir pažymėkite langelius, kuriuos norite kopijuoti> Paspauskite CTRL + C.

Į Microsoft word: Eiti į Pagrindinis puslapis> Įklijuoti> Įklijuoti specialiai. Pasirinkite Įklijuokite specialiai ir iš dialogo lango pasirinkite „Microsoft Office Excel“ darbalapio objektas.

Galite pakeisti duomenų dydį, nes tai buvo vaizdas, ir dukart spustelėję galėsite redaguoti reikšmes. Galite pakeisti lentelę ar diagramą ir ją pertvarkyti. O atnaujinę diagramos ar lentelės duomenis „Excel“, galite automatiškai atnaujinti diagramą „Word“.

Išbandykite ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite kontekstinį meniu. Pasirodo „Paste Special“ meniu:

Yra daugiau parinktys importuoti duomenis iš „Excel“ į „Word“ 8 staigmenos būdai, kaip galite importuoti duomenis į „Microsoft Word“Žinodami, kaip importuoti duomenis iš „Microsoft Word“ iš bet kurio šaltinio, įskaitant „Excel“, PDF failus ar kitus „Word“ dokumentus, galite sutaupyti daug laiko. Mes parodysime jums visus triukus. Skaityti daugiau . „Microsoft Office“ palaikymas puslapis taip pat juos išsamiai apibūdina.

Pasinaudokite tyrėju

Taip, yra „Google“ ir Vikipedija. Bet nuolatinis „Word“ perjungimas į naršyklę gali pakenkti jūsų produktyvumui. „Office 2016“ į šį galingą darbą įtraukia galingą tyrimų integraciją. Tyrėjas gali ne tik padėti jums rasti turinį iš „Microsoft Word“, bet ir padėti greitai pridėti citatas. Jis naudoja „Bing“ žinių grafiką, kad surastų reikiamą turinį, kuris palaikytų jūsų dokumentą.

Eiti į Juostos> Nuorodos ir c Pasirinkite Tyrėjas. Dešinėje bus atidaryta sritis su paieškos parinktimis.

Įveskite ieškomos temos raktinį žodį ir paspauskite Enter.

Rezultatų srityje rodomas šaltinių, kuriuos galite naudoti savo dokumente, sąrašas. Pasirinkite temą, kurią išsamiai ištirsite.

Pridėkite temą prie savo „Microsoft Word“ dokumento spustelėdami pliuso ženklą viršutinėje dešinėje. Taip pat galite spustelėti pliuso ženklą ant bet kurio rezultato, kad cituotumėte šaltinį savo tyrimo dokumente. Citavimo šaltinis padeda palaikyti jūsų tyrimus naudojant interneto šaltinius ir knygas.

Kaip pamatysime vėliau, anotuota bibliografija yra viena sunkiausių dokumento dalių. Tyrėjas yra intelektualus asistentas, kuris įeina.

Įšaldykite savo „Word“ dokumento dalį

Tarkime, kad jūsų profesionalus pranešimas bus ilgas ir sudėtingas darbas. „Word“ langą galite padalyti į dvi sritis, kad vienu metu galėtumėte peržiūrėti dvi skirtingas dokumento dalis. Tai yra vertinga laiko taupymo priemonė, kai norite kopijuoti ir įklijuoti dalis iš vienos vietos į kitą arba nurodyti vieną dokumento dalį dirbdami kitoje.

Eiti į Juostos> Skirtukas „Rodinys“> „Padalinti“.

Norėdami pašalinti padalijimą, spustelėkite Pašalinkite padalijimą tame pačiame skirtuke.

„Windows“ grupė suteikia keletą parinkčių, kaip pakeisti darbą su dviem ar daugiau dokumentų. Šios savybės yra savaime suprantamos.

Norėdami slinkti abiem dokumentais tuo pačiu metu, spustelėkite Sinchroninis slinktis grupėje Langai, skirtuke Rodymas. Taip pat galite spustelėti Vaizdas iš šono sudėti dvi dokumento dalis viena šalia kitos.

Patarimas: Naudokite padalintą vaizdą, kad būtų rodomi du skirtingi maketai - pavyzdžiui, Spausdinti ir Kontūras. Nustatykite padalijimą. Tada spustelėkite srityje, kurią norite pakeisti, tada skirtuke Rodymas pasirinkite kitą išdėstymą.

Darbas prie maketo ir dizaino

Ataskaitos pateikimas yra tai, kas priverčia žmogų perskaityti ataskaitą, todėl labai svarbu, kad jūsų ataskaita būtų tinkamai pateikta. Ką turėtumėte pasirinkti, jei keturis pranešimus pasirinkote skaityti?

1. Ranka parašytas pranešimas.
2. Nespalvotas dokumentas.
3. Ataskaita atspausdinta ant įprasto spalvoto A4 formato popieriaus.
4. Ataskaita, atspausdinta spalvotai, su patraukliu tituliniu puslapiu, tvarkingai apribota ir liekna?

Jūs rinksitės ketvirtąją ataskaitą, nes ji patraukia jus link vien vizualios išvaizdos.

Priekinis dangtelis nėra vienintelė priežastis. Tinkamai parengtą ataskaitą lengviau skaityti. Taip pat lengviau nuskaityti, kai neturite laiko skaityti. Štai kodėl jums reikia skirti šiek tiek laiko antraštėms ir poraštėms bei skirtingiems stiliams ir temoms. Trumpai tariant - kiekvieno ataskaitos elemento formatavimas.

Formatavimas gali atrodyti kaip sunkus darbas, tačiau tai yra įdomus pratimas, kuris mankštins visus tavo kūrybinius raumenis. Svarbiausi dalykai bus įgūdžiai, kuriuos galėsite pritaikyti bet kuriai „Microsoft Office“ programai. Sutaupysite laiko, naudodamiesi visais čia išmoktais našumo patarimais.

„Microsoft Word 2016“ turi turtingą funkcijų rinkinį. Tai tik keletas būdų, kaip jūsų ataskaitos dizainas gali išsiskirti iš kitų ir būti profesionalus. Taigi suskaidykime maketavimo ir projektavimo įgūdžius.

Šiame skyriuje bus aprašytos šios funkcijos žingsnis po žingsnio:

• Pradėkite nuo titulinio puslapio
• Sudarykite turinį
• Sukurkite savo antraštę ir poraštę
• Pridėti puslapių numerius

(Formatuokite turinį)

• Pasirinkite tinkamus šriftus
• Stilizuokite pastraipas
• Kontroliniai puslapio pertraukėlės
• Naudokite stilius ir temas
• Antraštės
• Naudokite greitas dalis
• Papuoškite puslapio kraštais

1. Pradėkite nuo titulinio puslapio

Pirmasis puslapis yra pirmasis sąlytis su skaitytoju. Tai taip pat yra jūsų galimybė sudaryti teigiamą įspūdį. Neleisk, kad meninių įgūdžių stoka yra pasiteisinimas, nes „Word“ imasi darbo su įmontuota titulinių puslapių galerija. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai tuoktis prie pranešimo temos.

„Microsoft Word 2016“ siūlo jums 16 iš anksto suformatuotų šablonų ir dar trys „Office.com“.

Eiti į Įterpti> Puslapių grupė> Titulinis puslapis.

Viršelis rodomas dokumento pradžioje pagal numatytuosius nustatymus.

Kadangi siūloma tik 16 „oficialių“ šablonų, galite pastebėti, kad visi jūsų kolegos turi tą patį titulinį puslapį. Taigi, kodėl gi ne pritaikant jį ir padarius šiek tiek unikalesnį.

Tu gali suprojektuokite titulinį puslapį (arba titulinį puslapį) „Microsoft Word“ Kaip sukurti pasirinktinį viršelį "Microsoft Word"Tvirtas viršelio dizainas yra puikus būdas stilizuoti savo dokumentą. Mes parodysime, kaip susikurti savo „Microsoft Word“ viršelį. Skaityti daugiau tai gali būti originalas krūvoje. Išsaugokite jį kaip šabloną arba lengvai pakeiskite dizainą skraidydami.

2. Sudarykite turinį

Kasdieniai skaitytojai nuskaito. Geri skaitytojai pirmiausia nuskaito, o paskui nardo. Turinyje pateikiami orientyrai, kurie padeda abiem. Ar tai yra ilgas ir sudėtingas dokumentas, ar nenorėtumėte patikrinti žemės paviršiaus, prieš eidami į jus dominantį skyrių?

Apsvarstykite turinį (TOC), jei jūsų dokumentas yra ilgesnis nei 10 puslapių. Pirmiausia turėtumėte įsitikinti, kad jums to nereikia pertvarkykite bet kuriuos dokumento puslapius 3 „Microsoft Word“ puslapių perkėlimo ir pertvarkymo būdaiKai dirbsite „Word“, turėsite pertvarkyti puslapius. Tai gali būti ne intuityvu, tačiau čia nėra sunku su šiais trimis patarimais. Skaityti daugiau prieš sukuriant TOC.

„Microsoft Word“ nereikia rašyti viso TOC rankomis. Ten yra Turinio automatinis įrankis po Nuorodos skirtukas, kuris nubrėžtų jūsų kontūrą ir suprojektuotų jums. Be to, galite lengvai jį atnaujinti, kai norite ką nors pakeisti.

Taip pat yra šablonų, kuriuos galite atsisiųsti ir pritaikyti pagal turinio pobūdį. Pavyzdžiui, disertacijos TOC atrodys kitaip nei bendrovės metinėje ataskaitoje.

Mes turime visą mokymo programą apie kaip sukurti "Word" turinio puslapio puslapį Kaip sukurti „Word“ ir nemokamų šablonų turinįTurinys yra puikus būdas tvarkyti dokumentus ir pagerinti naršymą. Mes parodysime, kaip galite susikurti savo turinį keturiais paprastais žingsniais. Įtraukti nemokami šablonai. Skaityti daugiau .

Esmė tokia:

Sukurkite kontūrą ir naudokite antraštės stilius, norėdami organizuoti hierarchiją. Antraštės stiliams pritaikykite automatinį TOC įrankį. „Word 2016“ ieško tų antraščių ir tada įterpia turinį į savo dokumentą. Tada, jei atliksite pakeitimus dokumente, galėsite automatiškai atnaujinti savo TOC.

Norėdami labiau valdyti rankas, taip pat galite naudoti Rankinis turinys stiliaus. „Word“ įterpia vietos žymeklio tekstą ir jūs turite įterpti ir suformatuoti kiekvieną sąrašo turinį.

3. Sukurkite savo antraštę ir poraštę

Antraštės ir poraštės yra svarbios ataskaitose, nes pagrindinis tikslas yra pateikti informaciją apie ataskaitą kiekviename puslapyje. Tai yra bendros puslapių numerių rodymo sritys. Dokumento antraštėje turėtų būti ataskaitos pavadinimas ir, galbūt, kas ją sukūrė. Dabartinio skyriaus pavadinimas yra naudingas.

Kita vertus, poraštėje turėtų būti puslapių numeriai, paskelbimo data ir kita reikalinga administracinė informacija. Atkreipkite dėmesį, kad kai kurie stiliaus vadovai turi specialias antraščių ir poraščių gaires Kaip pridėti Čikagos stiliaus išnašas „Microsoft Word“Išnašos gali padėti papildyti tekstą papildoma informacija. Pridėti „Microsoft“ išnašas ir naudoti tokius stilius kaip „Turabian“, „MLA“, „APA“ ar „Čikaga“ yra labai lengva. Mes parodome, ką reikia žinoti apie išnašas. Skaityti daugiau .

Pradėkime nuo dokumento antraštės ir suteikiame jai unikalų vaizdą.

Pasirinkite Įdėti, tada pasirinkite vieną iš Antraštė arba Poraštė iš grupės. Integruotoje galerijoje yra keletas variantų, kuriuos galite pasirinkti.

Antraštė ir poraštės vieta įterpiama į dokumentą su vietos žymeklio tekstu arba lentele. Antraštės ir poraštės įrankiai atidaroma juostoje, kad būtų galima atlikti kitus formatavimo darbus, pvz., datą, laiką ar paveikslėlį.

Įveskite savo tekstą ir pasirinkite Uždarykite antraštę ir poraštę.

Galite pradėti nuo tuščios antraštės ir poraštės. Jei turite projektavimo įgūdžių, naudokite Antraštės ir poraštės įrankiai kurti savo. Įsisavinkite antraštės ir poraštės vietą, jei norite sukurti pasirinktinius firminius blankus savo organizacijai. Viršuje galite naudoti prekės ženklo elementus, tokius kaip įmonės ar organizacijos logotipai, o apačioje - tvarkingai suformatuotas išnašas

Pabandykime išbandyti ir modifikuoti vieną iš vidinių antraščių. Aš pasirinkau Aspektas iš galerijos.

Galutinis vaizdas užtruko dvi minutes, kad būtų galima sudėti paprastus teksto efektus ir piktogramą, gautą iš „Microsoft Office“ piktogramų galerijos.

Antraštė ir poraštė yra savo vietoje. Bet kaip jūs žinote, kur esate dokumente? Įterpkite puslapių numerius kaip kitą svarbų ženklą.

4. Pridėti puslapių numerius

Puslapių numeriai geriausiai atrodo poraštėje (skirtingai nei antraštėje, kaip aukščiau esančiame paveikslėlyje). Pagrindinį puslapio numerį galite pridėti iš Įterpti> Puslapio numeris mygtuką ant juostelės. Taip pat galite pridėti iš Dizainas skirtukas, kuris pasirodo pridedant antraštę ir poraštę.

Jūs labai kontroliuojate puslapių numerius. Pasirinkite iš daugybės skaičių formatų ir pritaikykite juos pagal savo poreikius. Tokiu atveju pridedame skaičių prie poraštės, tačiau galite juos įdėti viršuje ar net paraštėse. Šiame pavyzdyje aš padėjau puslapio numerį apačioje kairėje. Bet aš norėčiau pakeisti numatytąją išvaizdą ir formatą.

Pvz.: Naudodamiesi „XXX X puslapiu“, ilgesniame dokumente rodomas geresnis rodiklis.

Pasirinkite puslapio numerį. Eiti į Įterpti> Greitos dalys. Išskleidžiamajame meniu pasirinkite Laukas. Dialogo lauką „Laukas“ taip pat galite pasiekti iš skirtuko Antraštė ir poraštė.

Pasirinkite „NumPages“ iš ilgo laukų pavadinimų sąrašo. Iš dešinėje esančio laukelio galite pasirinkti tam tikrą formatą. Aš pasirinkau įprastus 1, 2, 3. Spustelėkite Gerai, ir pasirodys puslapių skaičiaus numeris. Dabar viskas, ką jums reikia padaryti, yra pridėti savo tekstą, pvz., „X“ puslapį „XXX“, ir pakeisti skaičių išvaizdą įprastomis teksto formatavimo priemonėmis, kurias galite rasti skirtuke Pagrindinis.

Dabar atrodo taip:

Suprojektuokite bet kurio dokumento puslapio numerio išvaizdą, o „Word“ atnaujina visus likusius automatiškai. Puslapių numeriai yra labiausiai paplitę poraštės elementai, tačiau jame taip pat gali būti bet kokia kita informacija, pavyzdžiui, antraštė. Iš grupės „Įterpti“ parinkčių galite pridėti datą ir laiką, dokumento informaciją, paveikslėlius ir dar daugiau prie antraštės ar poraštės.

Toliau mes einame į turinio formatavimą.

Vizualinis jūsų profesinės ataskaitos brėžinys yra kartu su „grožiu“, kurį pritaikote turiniui. Formatavimas taip pat yra esminis žingsnis gerai sklandančiam dokumentui. Taigi, jūs turite daug energijos skirti tinkamo šrifto, pastraipos vietos ir spalvų pasirinkimui.

Nesijaudink. Net meniškai susidomėjusiems žmonėms ši dalis bus lengva, nes „Microsoft Word“ tiekiama su numatytosiomis temomis ir vaizdiniais stiliais. Pradėkime nuo pagrindinio dokumento elemento.

5. Pasirinkite ir stiliuokite tinkamą šriftą

Tavo šrifto pasirinkimas profesionalioje „Word“ ataskaitoje Kaip stiliuoti šriftus "Microsoft Word", kad jūsų tekstas išsiskirtųTinkamai suformatuotas tekstas gali patraukti jūsų skaitytojo dėmesį ir padėti jam perskaityti dokumentą. Mes parodysime, kaip „Microsoft Word“ pridėti tą galutinį įspūdį. Skaityti daugiau ne tik nustato, kaip tekstas išsiskiria, bet ir kaip jis spausdinamas. Norite, kad abu būtų maksimalus poveikis.

Galite pritaikyti šriftą (t. Y. Vizualų šrifto vaizdą) visam dokumentui arba tam tikroms dokumento dalims. Visus šriftų pasirinkimus galite rasti skirtuke Pagrindinis. Eiti į Pagrindinis puslapis> Šriftas.

Numatytasis šriftas „Microsoft Word 2016“ yra „Calibri“. Pažvelkite ne į tai, nes turite daugybę kitų. Jei pasirinksite „Times New Roman“, galite būti laikomi tingiais, jei pasirinksite „Apvijas“, gerai... Nemanau, kad turiu tai paaiškinti. Taigi įsitikinkite, kad pasirinkote lengvai skaitomą šriftą, kuris tinka ataskaitai. Jei norite žaisti saugiai, pasirinkite vieną iš šių profesionaliai atrodantys „Google“ šriftai 10 geriausių nemokamų „Google“ šriftų profesionaliems pristatymamsTipografija gali padaryti arba sugadinti pristatymą. Čia yra geriausi nemokami „Google“ šriftai, puikiai tinkantys profesionaliems pristatymams. Skaityti daugiau ; jie yra prieinami nemokamai.

Patarimas: Baskervilis ir Džordžija yra geros alternatyvos pernelyg dažnai naudojamam „Times New Roman“

Išbandykite skirtingas pagrindinio teksto ir antraščių (ir subtitrų) šriftų poras. Keletas svetainių patinka „FontJoy“ ir „TypeWolf“ padės jums eksperimentuoti su šriftų sujungimu. Tu gali atsisiųskite ir naudokite pasirinktinius šriftus taip pat. Tačiau atsiminkite nykščio taisyklę - niekada nenaudokite dokumente daugiau nei trijų skirtingų šriftų.

Jei norite gauti papildomą picos efektą, pabandykite a nuleiskite dangtelį, kad pagerintumėte savo tekstą Kaip naudoti "Drop Caps", kad patobulintumėte savo tekstą "Microsoft Word"Nukritęs dangtelis yra stilistinis bet kurio dokumento priedas. Tai reikalauja dėmesio. Kaip sukurti „Microsoft Word“ dokumento nuleidžiamąjį dangtelį? Pereikime prie paprasto kūrybinio proceso. Skaityti daugiau .

6. Stilizuokite pastraipas

Jei norite, kad jūsų eilutės būtų išdėstytos dvigubai arba viena atstumu, turite pakeisti pastraipų formatą. Pakeitę tarpus galite padaryti dokumentą lengviau skaitomą arba susidaryti įspūdį, kad jis yra ilgesnis ir kad įdėjote daugiau darbo.

Jei norite pakeisti viso dokumento pastraipą, geriausia pasirinkti kiekvieną teksto bloką; kitaip, jei ataskaitoje naudosite antraštes, jos taip pat pasikeis. Kitas geresnis pasirinkimas yra, jei tinkinate tam tikrą stilių, kurį naudojate formuodami pastraipą.

Norėdami tai padaryti, eikite į Namai> Stiliai. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite stilių, kurį norite pakeisti, ir pasirinkite Modifikuoti. Spustelėkite Formatas> pastraipa kuris yra dialogo lango apačioje. Dabar pakeiskite pastraipos išdėstymą, įtraukimą ir suderinimą. Spustelėkite Gerai uždaryti dialogus.

Kai norite pakeisti mažesnę dokumento dalį, pasirinkite, ką norite pakeisti. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite paryškintą tekstą ir pasirinkite Pastraipa. Pasirodys tas pats dialogo langas, kaip aukščiau.

7. Kontroliniai puslapio pertraukėlės

Puslapio pertrauka pagal patį pavadinimą padalija ištisinį teksto bloką per du puslapius. Puslapių pertraukos yra svarbūs ilgų dokumentų struktūriniai elementai. „Word“ automatiškai įterpia puslapio pertrauką puslapio pabaigoje. Bet ilgame dokumente puslapių pertraukas galite sudėti ten, kur norite.

Norėdami įterpti rankinį puslapio lūžį, spustelėkite Įterpti> Puslapio lūžis. (Spartusis klavišas: CTRL + Enter)

Puslapio pertrauka atrodo tokia, kai spustelite Rodyti Slėpti komandą Pastraipų grupė.

O kas, jei norite, kad puslapyje ar stulpelyje būtų krūva eilučių, o ne jų atskirti dėl puslapio pertraukos? Išdėstymą jūs galite valdyti. Spustelėkite mažą rodyklę, kurią matote grupės pastraipos apačioje, dešinėje.

Viduje Pastraipos laukelyje spustelėkite Linijų ir puslapių pertraukėlės. Pasirinkite iš šių keturių puslapių parinkimo variantų:

• Našlė / našlaitis valdymas išdėsto mažiausiai dvi pastraipos eilutes puslapio viršuje arba apačioje.
• Laikykis kito apsaugo nuo pertraukų tarp pastraipų, kuriose norite likti kartu.
• Laikykite linijas kartu apsaugo nuo puslapio pertraukų pastraipų viduryje.
• Puslapio pertrauka anksčiau prideda puslapio pertrauką prieš konkrečią pastraipą.

Mes taip pat parodėme kaip pašalinti puslapių pertraukas 2 būdai, kaip pašalinti „Microsoft Word“ puslapio lūžįPuslapių pertraukos yra gerai suplanuotų „Word“ dokumentų dalis. Pažiūrėkime, kaip juos sukurti, taip pat greitai pašalinkite juos dviem būdais. Skaityti daugiau kai butina.

8. Naudokite stilius ir temas

Stiliai ir temos yra dar du dalykai nepakankamai naudojamos „Microsoft Word“ funkcijos 7 Nepanaudotos „Microsoft Word“ funkcijos ir kaip jomis naudotisAr nepastebite kai kurių naudingiausių „Microsoft Word“ funkcijų? Ši programa pasižymi stebėtinai daugybe nepakankamai naudojamų įrankių ir variantų. Mes suradome septynis ir parodysime, kaip jais naudotis. Skaityti daugiau . Bet aš manau, kad jūs turėtumėte naudoti juos kiekviena proga, kad sutaupytumėte daug laiko.

Tačiau kuo skiriasi tema nuo stiliaus? „Microsoft“ sako:

Temos yra greitas būdas pakeisti bendrą spalvą ir šriftus. Jei norite greitai pakeisti teksto formatavimą, veiksmingiausi įrankiai yra „Word Styles“.

Taigi, kai temos kontroliuoja bendrą išvaizdą spalvomis, efektais ir šriftais - pirmiausia pradėkite nuo geros dokumento temos. Tada, naudokite stilius, kad įsigilintumėte į konkrečias dalis, kurių išvaizdą norite pakeisti.

Dėl Temos: Eik į Dizainas skirtukas. Pasirinkite temą iš galerijos. Galite pamatyti spalvų kombinacijos peržiūras.

Dėl Stiliai: Pasirinkite norimą pakeisti teksto dalį. Eik į Stiliai grupė Namai skirtukas. Galite pamatyti, kaip jie atrodo. Pasirinkite stilių, kuris tinka jūsų turiniui. Pvz., Pasirinkite antraštės stilių dokumento antraštėms. Arba tam tikras bet kokių citatų stilius. Taip pat galite modifikuoti esamą stilių ir kurti naujus stilius nuo nulio.

9. Antraštės

Kiekvienam paveikslui, diagramai ar iliustracijai reikalinga antraštė, kad būtų galima aiškiai apibūdinti. Tai yra viena teksto eilutė, paprastai esanti po grafiku. Antraštės taip pat yra svarbi nuoroda, kai reikia jas paminėti kitoje vietoje. Daugelyje dokumentų ši maža detalė neįtraukta.

Patogu pridėti antraštę. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite iliustraciją, prie kurios norite pridėti antraštę. Pasirinkite Pridėti antraštę.

Dialogo lange pridėkite antraštės tekstą ir sukonfigūruokite likusias parinktis. Antraštės gali būti automatiškai nurodomos programoje Word.

10. Naudokite greitas dalis

Profesionalūs dokumentai gali kartotis. Štai kodėl jūs turėtumėte pradėti naudoti greitas dalis, naudodami katilinės turinį, kurį naudojate visą laiką. Pvz., Tarkime, kad yra sutarties sąlyga, kurią įtraukiate į kiekvieną dokumentą. Arba šiek tiek įvadinės informacijos. Vietoje pakartotinio kopijavimo-įklijavimo išsaugokite juos kaip greitas dalis ir vėl ir vėl naudokite.

Greitosios dalys taip pat yra statybinis blokas. Visų pakartotinai naudojamų turinio blokų galeriją galite pamatyti Statybinių blokų organizatorius.

Išsaugokite ir pakartotinai naudokite savo greitas dalis dviem veiksmais:

1. Pasirinkite frazę, sakinį ar kitą dokumento dalį, kurią norite išsaugoti galerijoje.
2. Eiti į Įterpti> Teksto grupė> Greitos dalys> Išsaugoti pasirinkimą greitojo dalių galerijoje. Pakeiskite pavadinimą ir, jei norite, pridėkite aprašą. Spustelėkite Gerai.

Lygiai taip pat lengvai galite pakartotinai naudoti išsaugotą turinio fragmentą.

Padėkite žymeklį ten, kur norite įterpti pasirinkimą iš „Quick Parts Gallery“. Eiti į Įterpti> Teksto grupė> Greitos dalys. Tada spustelėkite sakinį, frazę ar kitą išsaugotą pasirinkimą, kurį norite pakartotinai naudoti.

„Greitųjų dalių“ meniu pastebėsite dar tris kategorijas.

Automatinis tekstas: „Word 2016“ išsaugojo seną Automatinis tekstas bruožas. Tai veikia kaip greitosios dalys bet kokiam teksto blokui, kurį labai naudojate. Pavyzdys: užrašas, kurį norite naudoti su kiekvienu dokumentu.

Dokumento ypatybė: Pastovių savybių, kurias galite įtraukti į kiekvieną dokumentą, rinkinys. Pavyzdys: įmonės pavadinimas arba autorius.

Laukai: Tai yra iš anksto nustatyti elementai, kurie atnaujinami automatiškai. Pavyzdys: data, laikas, puslapių numeriai ir tt

Atminkite, kad dokumento nuosavybės įrašuose kartais gali būti informacijos, kurios nenorėtumėte bendrinti su visais. Taigi atidžiai stebėkite šiuos laukus ir pašalinkite paslėptus asmeninius duomenis, kai to reikia.

11. Papuoškite puslapio kraštais

Puslapio kraštinės atrodo gerai ne tik skrajutėse ir kvietimuose. Jei tai padaryta teisingai, jie gali pridėti klasės dokumentą prie klasės. Juostos meniu „Dizainas“ galite rasti įvairių linijų stilių, pločių ir piešinių kraštų.

Eiti į Dizainas> Puslapio kraštinės.

Viduje Sienos ir šešėliai langelį, naudokite Puslapio kraštinė skirtuką, kad sukurtumėte savo kraštą.

Nustatymai yra savaime suprantami. Išbandykite „Shadow“ arba „3D“ su tinkamomis spalvomis, kad pridėtumėte subtilų, bet elegantišką kraštą. Meno stiliai su jų iliustracijų kraštais gali būti per daug nepriekaištingi profesionaliems dokumentams.

Naudokite keturis kampinius mygtukus Peržiūra langas, kad pasirinktumėte puslapio šonus, kad būtų galima brėžti sienas. Spustelėkite šiuos mygtukus, jei norite, kad pašalintumėte arba pridėtumėte kraštus.

Užveskite žymeklį ant pirmojo dokumento puslapio, jei norite apklijuoti tik pirmąjį puslapį. Taip pat skyriuje galite uždėti kraštus aplink tam tikrus puslapius. Įveskite žymeklį į skyrių - pirmame tos skilties puslapyje arba kitame puslapyje.

Nuorodos ir bendradarbiavimas

„Word“ ataskaita gali atrodyti kaip nevaldomas darbas. Tai yra tarsi milijono krūvos šieno sutvarkymas į tvarkingas mažas krūvas. Idėja yra tiksliai žinoti, kurioje krūvoje yra jūsų ieškomas kaištis. Šios funkcijos yra skirtos palengvinti.

1. Sukurkite rodyklę

Rašant didelius dokumentus, pavyzdžiui, ataskaitą, kurioje yra daug informacijos, turinio puslapio gali nepakakti. An Indeksas turėtų būti rodomi dokumento pabaigoje, nurodant raktinių žodžių ir ataskaitos puslapių numerius. Sukurkite rodyklę, kad skaitytojas galėtų nurodyti teisingą informaciją tik su puslapio numeriu.

Padarykite rodyklę, jei jūsų dokumentas turi daugiau nei 20 puslapių. „Microsoft Word 2016“ neleidžia procesui jus priblokšti. Iš esmės jį sudaro dvi dalys:

• Pasirinkite žodžius ar informaciją, kurią norite įtraukti į rodyklę.
• Padėkite rodyklę tinkamoje dokumento vietoje.

Galite slinkti per gatavą dokumentą ir pažymėti žodžius ar frazes, kuriuos norite įtraukti į rodyklę, arba pažymėti juos eidami. Bet kuriuo atveju pasirinkite tekstą, kurį norite naudoti kaip rodyklės įrašą, arba spustelėkite ten, kur norite įterpti įrašą.

1. Spustelėkite Nuorodos > Pažymėti įrašą.

2. Redaguoti tekstą Pažymėti indekso įrašą dialogo langas. Taip pat galite pridėti papunktį, kuris toliau apibūdina pagrindinį žodį, kurį naudojote rodyklėje. Galite pridėti kelis lygius, ir kiekvienas iš jų yra pagrindiniame įraše.

3. Pagal Galimybės, taip pat galite sukurti kryžminę nuorodą į kitą pagrindinį įrašą. Skaitytojas gali tai naudoti nurodydamas susijusią informaciją tame pačiame dokumente.

4. Norėdami nuspręsti, kaip puslapių numeriai bus rodomi rodyklėje, naudokite puslapio numerio formatą.

5. Spustelėkite ženklas žymėti rodyklės įrašą. Norėdami pažymėti šį tekstą visur, kur jis rodomas dokumente, spustelėkite Pažymėti visus.

6. Pakartokite procesą su visais žodžiais ir frazėmis, kuriuos norite įtraukti į rodyklę.

Dabar sukūrėte savo rodyklę. Įdėkite jį reikiamoje vietoje dokumento galo link.

1. Spustelėkite puslapį, kuriame norite įterpti rodyklę.

2. Spustelėkite Nuorodos> Įterpti rodyklę.

3. Indeksas rodomas dialogo langas. Čia galite pasirinkti formatuoti teksto įrašus, puslapių numerius, skirtukus ir lyderio ženklus.

4. Pasirinkite išvaizdą iš skirtingų sąrašo formatų ir patikrinkite dešinėje esantį langą Peržiūra. Atminkite, kad peržiūros lange nėra rodomas tikrasis rodyklė. Tai tik „simuliacija“, kaip ji atrodys.

5. Spustelėkite Gerai. Jūsų rodyklė dabar paruošta.

Kartais, įterpus jį į puslapį, gali tekti pridėti daugiau įrašų į rodyklę. Pažymėkite įrašą ir eikite į Nuorodos> Atnaujinti rodyklę įtraukti naujus paminėjimus.

Taip pat pridėkite rodyklės antraštę, nes „Word“ to nepadaro automatiškai.

2. Bibliografijų kūrimas

Jūsų dokumentas beveik baigtas. Dabar turite įskaityti visą kitą tiriamąjį darbą ir idėjas, kuriuos paminėjote savo dokumente. Laikas pasidaryti bibliografiją.

Įmonės ataskaitoje gali būti nereikalinga bibliografija, tačiau akademinis darbas nėra baigtas. Bibliografija yra vienas kruopščiausių darbų akademinėje ataskaitoje. Prieš atsisėsdami į bibliografiją, turite turėti visas citatas. Taip pat nuspręskite dėl citavimo stiliaus (paprastai MLA, IKS, arba Čikagos stiliaus) pagal jūsų dalyko gaires.

Nedvejodami pasinaudokite trečiųjų šalių citavimo ir bibliografijos generatoriai 5 automatinės citavimo programos, palengvinančios bibliografijų rašymąNemokamos internetinės bibliografijos ir citavimo priemonės palaiko bet kokį rašymą. Šios programos taip pat taupo jūsų laiką naudodamos automatines citatas. Skaityti daugiau statant šį skyrių.

Tačiau „Microsoft Word 2016“ turi visą įrankių rinkinį, kad šis procesas būtų kuo neskausmingesnis. Taigi eikite į tašką dokumente, kur norėtumėte pateikti bibliografiją. Gerai, jei turite bent vieną citatą, kurią norite įtraukti, tačiau net jei to neturite, „Word 2016“ leidžia naudoti vietos žymeklio citatą ir vėliau užpildyti šaltinius.

Spustelėkite Nuorodos> Bibliografija.

„Word“ siūlo keletą bibliografijos stilių, kurie skiriasi tik pavadinimų pavadinimais. Pasirinkite tinkamą stilių ir įterpkite citatas iš mygtuko, esančio Citatos ir bibliografijos grupė.

Bibliografijos įrankis turi keletą žingsnių. Trumpumo dėlei aš jus nukreipsiu į puikųjį „Microsoft Office“ pagalbos puslapis kuris yra žingsnis po žingsnio vadovas.

Kai kurie akademiniai darbai to paprašys sukurti anotuotą bibliografiją Kaip sukurti anotuotą bibliografiją „Microsoft Word“Anotuota bibliografija yra svarbi bet kurio tyrimo dokumento dalis. Pažiūrėkime, kaip sukurti „Microsoft Word“ pagalba. Skaityti daugiau . Tai yra tikslesnė bibliografijos versija su nuorodų į žurnalus, knygas, straipsnius ir kitus dokumentus sąrašas su trumpa pastraipa. Ši pastraipa yra šaltinio ir jo palaikymo aprašymas.

3. Kryžminės nuorodos

Norėdami padėti skaitytojui naršyti po ilgą dokumentą, galite naudoti kryžminę nuorodą. Bet kuriame dokumento taške skaitytojui galite nurodyti grįžti į antraštę, puslapio numerį, vaizdą, diagramą, išnašą, pabaigą ir pastraipą. Kryžminė nuoroda yra tvarkingas būdas sujungti susijusią informaciją. Skaitytojas tereikia spustelėti nuorodą, kad patektų į tą informacijos fragmentą.

Štai taip galite pradėti:

1. Pasirinkite kryžminės nuorodos vietą ir įveskite tekstą, kuris apie tai praneša skaitytojui. Pavyzdžiui: „Ateities tendencijas skaitykite 3 diagramoje“.

2. Eiti į Įterpti> Kryžminė nuoroda.

3. Viduje Nuorodos tipas laukelyje spustelėkite išskleidžiamąjį sąrašą, kad pasirinktumėte, ką norite susieti.

4. Galimybės Įterpti nuorodą į išskleidžiamasis meniu keisis pagal jūsų pasirinktą aukščiau.

5. Viduje Kuriam lauke, eikite į pasirinkimus ir pasakykite „Word“ tikslią informaciją, į kurią norite susieti.

6. Patikrink Įterpti kaip hipersaito laukelį sukurti nuorodos informacijos hipersaitą.

7. Spustelėkite Įdėti į dokumentą įtraukti kryžminę nuorodą.

Prisimenate, kad paminėjome antraštes? Galite pateikti kryžmines nuorodas į lygtis, paveikslėlius, grafikus ir lenteles, jei po jais naudojote antraštes.

„Word“ negali sukurti kryžminės nuorodos to, kas neegzistuoja. „Word“ praneš jums apie šias klaidas ir automatiškai atnaujins kryžmines nuorodas, kai pakeisite nurodyto elemento puslapio numerį arba tekstą.

Profesionali ataskaita gali būti atskiras darbas arba galite padėti komandai paruošti pirmąjį projektą. Kuklus Komentuok yra vienas iš labiausiai neišnaudotų „Word“ dokumento įrankių. Jis rodomas kaip stačiakampio spalvos balionas paraštėje arba apžvalgos srityje.

Komentarus galite naudoti kaip mažus „lipdukus“ ar savarankiškus užrašus. Rašydami, taisydami ir taisydami savo kelią, naudodamiesi ataskaita ar rankraščiu, palikite sau mažai paraščių. Būkite kūrybingi - pridėkite papildomų nuorodų į kitus šaltinius, naudokite juos patarimais ir rodyklėmis, pateikite nuorodas į skirtingas dokumento dalis arba nustatykite atsiliepimų nuorodą skaitytojams. Ir kai baigsite, galite lengvai pašalinti visus komentarus iš „Word“ Kaip pašalinti komentarus ir priimti visus "Word" pakeitimusJei dirbate su bendradarbiais, turėtumėte žinoti, kaip pašalinti komentarus iš „Word“. Pažiūrėkime, kaip valdyti komentarus dokumente. Skaityti daugiau .

„Microsoft Word 2016“ taip pat yra patobulintas bendradarbiavimo rašymo įrankis. Komentarai vaidina didžiulį vaidmenį perduodant atsiliepimus komandai. Štai kaip veikia komentarų sistema ...

1. Pažymėkite tekstą, prie kurio norite pridėti komentarą, arba spustelėkite teksto bloko pabaigoje.

2. Eiti į Įterpti> Komentuoti. Įveskite savo komentarą į lauką. Komentarai rodomi žymėjimo srityje dešinėje. Spausdinimo maketo vaizdas paprastai yra geriausias būdas pamatyti komentarus šalia teksto.

3. Eik į Apžvalga skirtuką ir peržiūrėkite daugiau komentarų parinkčių. Šiame skirtuke taip pat rodomi visi valdikliai stebimi pokyčiai ir komentarai bendradarbiavimo dokumente. Norėdami parodyti ar paslėpti komentarus, naudokite žymėjimo parinktis. Pavyzdžiui: Nėra žymėjimo paslėps komentarus ir žymėjimo sritį dešinėje.

Baigkite savo ataskaitą

Kai didžioji jūsų ataskaitos dalis bus užpildyta ir išsaugota, laikas pabaigti ataskaitą. Kai sakau baigti, neturiu omenyje jo korektūros. Tai taip pat turėtų būti padaryta. Dabar jūs turite imtis saugumo priemonių, kad apsaugotumėte pranešimą nuo neteisėtų pakeitimų ir plagiato.

Šios saugos priemonės suteiks papildomą jūsų elektroninio failo autentiškumo lygį, prieš jį dalijantis.

Šis skyrius apims:

• Parašai
• Įdėkite vandens ženklus
• Padarykite dokumentą tik skaitomą
• Apsaugokite savo slaptažodį slaptažodžiu
• Atspausdinkite savo dokumentą į PDF

1. Parašai

Prie ataskaitos galite pridėti teksto parašą, kad galėtumėte asmeniškai paliesti. Bet paprastam teksto parašui nereikia jokio autentifikavimo. Skaitmeninis parašas yra geresnis būdas apsaugoti savo dokumentą nuo neteisėtos prieigos. A Elektroninis parašas Ar jūsų elektroninis parašas yra teisėtas visame pasaulyje?Ar elektroniniai parašai galioja ir yra legalūs visame pasaulyje? Ar jie labiau tinka rašytiniu ranka rašytam parašui ne elektroniniame pasaulyje? Mes žiūrime į tai, ką įstatymai sako visame pasaulyje. Skaityti daugiau patvirtina, kad dokumentą pateikė pasirašantis asmuo ir jokiu būdu nebuvo suklastotas.

Sukurkime parašo eilutę „Microsoft Word 2016“.

Dokumente užveskite žymeklį ten, kur norite sukurti parašo eilutę.

1. Eiti į Įdėti > Tekstasgrupė > Parašo eilutė ir spustelėkite „Microsoft Office“ parašo eilutė.

2. Parašo sąranka rodomas dialogo langas. Užpildykite laukus kaip nurodyta. Jei siunčiate dokumentą kitam asmeniui pasirašyti, įtraukite pasirašytojo instrukcijas į jam skirtą lauką (Nurodymai pasirašiusiajam). Pasirašytojas taip pat gali pridėti, nurodydamas pasirašymo tikslą, jei Leisti pasirašytojui pridėti komentarus pasirašymo dialogo lange yra patikrinta.

3. Spustelėkite Gerai o dokumente dabar bus rodoma parašo vietos žymeklis.

Įveskite parašą:

Kai reikia pasirašyti dokumentą skaitmeniniu parašu, eikite į parašo eilutę ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite jį.

Būsite paraginti pasirašyti skaitmeniniu ID. Jei tokio neturite, „Microsoft“ lieps jums gauti jį iš parašo paslaugų partnerio.

Jei neturite skaitmeninio ID, galite tiesiog įterpti parašo eilutės tekstinį atvaizdą. Galite naudoti rašytinį parašą arba atvaizdą, kuriam nereikia autentifikacijos.

2. Įdėkite vandens ženklus

„Microsoft Word“ vandens ženklas yra „suklastotas“, bet vis tiek naudingas vaizdinis dokumento būklės rodiklis. Pavyzdžiui, jei norite atskirti jį nuo galutinės dokumento versijos, galite naudoti vandens ženklą, kuriame parašyta „Juodraščiai“. Arba naudokite vandens ženklą, jei norite pasiūlyti, kad dokumentas yra „saugomas autorių teisių“ arba „konfidencialus“.

Labiausiai paplitęs ženklas „Juodraštis“. Tačiau „Microsoft Word“ suteikia jums keletą kitų vandens ženklų.

1. Eiti į Dizainas > Puslapio fonas ir pasirinkti Vandens ženklas. Vandenženklio mygtukas bus įjungtas tik spausdinimo rodinyje.

2. Galerijoje galite pasirinkti paveikslėlį arba tekstinį vandenženklį. Galimos tiek horizontalios, tiek įstrižos versijos. Dialogo lange pateikiamos visos pritaikymo parinktys, kad galutinai atrodytų vandens ženklas. Išbandykite įvairius šriftus, išdėstymus, dydžius ir spalvas.

3. Laukelyje Tekstas galite įvesti savo tekstą, kad sukurtumėte tinkintą vandens ženklą.

4. Pasirinkite Gerai pritaikyti vandenženklį prie savo dokumento. „Word“ automatiškai taiko vandens ženklą kiekviename puslapyje, išskyrus titulinį puslapį.

3. Padaryti dokumentus tik skaitomais

Savo prigimties profesionalią ataskaitą skaitytojai neturėtų redaguoti. Dokumento konvertavimas į PDF yra vienas iš būdų. Tačiau taip pat galite pritaikyti dar keletą apribojimų „Microsoft Word“ ir užkirsti kelią atsitiktiniams bet kokio pobūdžio pakeitimams ar praleidimui.

Yra trys būdai, kaip apsaugoti dokumentą.

Pirma - padarykite savo dokumentą tik skaitomą.

Tai užtikrins, kad jūsų dokumentą bus galima tik perskaityti ar nukopijuoti. Tai netrukdys niekam nukopijuoti failo ir pakeisti jo kopijos.

1. Eik į Byla skirtukas> Informacija > Apsaugokite dokumentą > Pažymėti kaip galutinį.

2. Kai skaitytojai atidaro dokumentą, juosta viršuje paskatins skaitytojus laikyti šį dokumentą tik skaitomu. Bet norėdami atidaryti dokumentą redagavimo režimu, jie gali spustelėti „Redaguoti vistiek“.

Antra - apsaugokite savo slaptažodį slaptažodžiu.

Apsaugokite savo dokumentą nuo nepageidaujamų redagavimų, naudodamiesi slaptažodžių barjeru.

1. Pagal Apsaugokite dokumentą, pasirinkti Šifruokite slaptažodžiu. Įveskite slaptažodį ir spustelėkite Gerai.

2. Viduje Patvirtinti slaptažodį langelyje įveskite slaptažodį dar kartą ir spustelėkite Gerai. Dokumentas atsidarys, kai skaitytojas bus paprašytas įvesti slaptažodį.

„Microsoft“ naudoja AES (Advanced Encryption Standard), 128 bitų rakto ilgį, SHA1 (kriptografinį maišos algoritmą, kuris sugeneruoja beveik unikalų 160 bitų raktą paprastajam tekstui pakeisti) ir CBC (šifro blokų grandinę), kad įsilaužėlis būtų pelnytas galvos skausmas.

Trečia - apriboti redagavimą.

Ši valdymo funkcija padeda jums, kaip autoriui, nuspręsti, kurias dokumento dalis kiti gali redaguoti, o kurios bus užrakintos. Pagalvokite apie tai, kaip atmetėją, kuris leidžia VIP'us, bet kitaip užveria duris visiems žmonėms.

1. Eiti į Apžvalga > Apriboti redagavimą.

2. Pagal Redagavimo apribojimai, patikrinti Leisti tik šio tipo redagavimą dokumenteir įsitikinkite, kad sąraše parašyta Nėra pakeitimų (tik skaitoma).

Nėra pakeitimų (tik skaitoma) yra numatytasis apribojimo tipas. Norėdami gauti kitokį dokumento apribojimo lygį, spustelėkite meniu ir pasirinkite iš Stebimi pakeitimai, Komentarai arba Formų pildymas.

3. Jei norite pašalinti kai kuriuos skyrius iš redagavimo blokados, pasirinkite skyrius, kuriuos norite redaguoti be apribojimų. Norėdami pasirinkti daugiau nei vieną sritį, spustelėkite CTRL o pele pasirinkdami sritį.

4. Galite patikrinti Visi skyriuje Apriboti redagavimą skyriuje Išimtys (neprivaloma). Arba spustelėkite Daugiau vartotojų... ir leisti tik konkretiems vartotojams modifikuoti skyrius. Leistinos vietos bus pažymėtos skliausteliuose.

5. Spustelėkite Taip, pradėkite vykdyti apsaugą.

Dabar atidarytame lauke įveskite unikalų slaptažodį. Norėdami patvirtinti, turite dar kartą įvesti.

Slaptažodis yra neprivalomas. Bet tai užtikrina, kad niekas negali tiesiog spustelėti Sustabdykite apsaugą ir redaguoti dokumentą. Jei vis dar esate paranojiškas, eikite į priekį ir užšifruokite „Microsoft Word“ dokumentą Kaip apsaugoti slaptažodžiu ir užšifruoti „Microsoft Office“ failusAr neprieštarautumėte, jei kas nors žvilgterėtų per jūsų „OneNote“ užrašinius ar turėtų prieigą prie jūsų „Word“ dokumentų? Jei atsakymas yra teigiamas, leiskite mums parodyti, kaip apsaugoti „Office“ failus. Skaityti daugiau kaip mes darėme antrame aukščiau aprašytame procese.

4. Atspausdinkite savo ataskaitą į PDF

Nešiojamojo dokumento formatas turi daug privalumų. Svarbu ir tai, kad visi kompiuteriai suderinami keliose platformose. Jūsų dokumentas yra paruoštas ir dabar jį reikia bendrinti arba atsiųsti, kad būtų galima atspausdinti. Daugybė profesionalių ataskaitų, pavyzdžiui, teisinis dokumentas, turi išlaikyti numatytą formatą.

Išsaugokite arba konvertuokite kopiją į PDF. „Microsoft Word 2016“ nereikia jokių trečiųjų šalių priedų.

Eiti į Byla > Eksportuoti > Sukurkite PDF / XPS.

Atminkite, kad jūsų „Word“ dokumente gali būti neskelbtinos informacijos, kurios nenorite įtraukti į PDF. Pašalinkite jį prieš paskelbdami PDF. Viduje Skelbti kaip PDF arba XPS langas, pasirinkite Galimybės. Tada pasirinkite Dokumentas ir aišku Dokumento ypatybės. Nustatykite kitas norimas parinktis ir pasirinkite Gerai.

Naršykite ten, kur norite išsaugoti failą, ir spustelėkite Paskelbti.

Kitas žingsnis…

Esate arti finišo tiesiosios. Ataskaita parengta perduoti jūsų skaitytojams. Tačiau liko vienas paskutinis darbas.

Pasukite puslapius ir įsitikinkite (dar kartą), kad jūsų ataskaita būtų patogi skaitytojams. Kreipkitės į tai skaitytojo akimis. Ar įtikinamai suorganizavote savo mintis ir parašėte? Ar informacija gerai pateikiama kartu su diagramomis ir iliustracijomis? Ar jie gali peržvelgti informaciją ir greitai ją rasti? Ar tekstas yra skaitomas? Naudokite skaitomumo balą, kad galutinai įvertintumėte savo dokumentų skaitomumo lygį.

Taip pat galbūt pastebėjote, kad neapimame kai kurių „Microsoft Word“ aspektų. Pavyzdžiui, „Microsoft Word“ lentelės 8 „Microsoft Word“ tobulų lentelių formatavimo patarimai„Microsoft Word“ lentelės yra pagrindiniai formatavimo įrankiai. Sužinokite, kaip pasidaryti lentelę ir ją puikiai suformatuoti, naudojant šiuos paprastus patarimus. Skaityti daugiau yra svarbi duomenų rodymo priemonė. Arba sąrašų galia Kaip suformatuoti ir valdyti „Microsoft Word“ sąrašusNesvarbu, kiek sąrašų, kuriuose yra išbrauktų ženklų ar sunumeruotų, iki šiol savo gyvenime sukūrėte naudodami „Microsoft Word“, lažinuosi, kad iš šio vadovo sužinosite ką nors naujo! O gal kažko praleidome? Skaityti daugiau informacijos valdyme.

„Microsoft Word“ yra senesnė nei ketvirtis amžiaus ir joje yra mažai funkcijų. „MakeUseOf“ mes apėmė kiekvieną šio žvėries kaukolę ir kaprizą. Taigi, naudokitės mūsų ištekliais ir sužinokite daugiau apie šią programinę įrangą nemokamai. Kiekvienas nauja „Microsoft Word“ funkcija 10 paslėptų „Microsoft Word“ funkcijų, kurios palengvins jūsų gyvenimą„Microsoft Word“ nebūtų tas įrankis, kuris yra be produktyvių funkcijų. Čia yra keletas funkcijų, kurios gali jums padėti kiekvieną dieną. Skaityti daugiau išmoktas palengvins jūsų gyvenimą.

Tegul jūsų ataskaita spindi

Kaip sakė autorius Nathaniel Hawthorne,

Lengvas skaitymas yra velniškai sunkus rašymas

Ar tai netaikoma ir profesionaliems reportažams? Galų gale, jei duotas pasirinkimas, niekas gali nenorėti jo skaityti. Verslo ataskaitos rašymas ir jos naudojimas bendravimui yra du skirtingi dalykai. „Microsoft Word“ yra tik įrankis - tai jūsų darbas.

Peržiūrėkite keletą alternatyvų geriausi internetiniai tekstų tvarkytojai 8 geriausi nemokami internetiniai teksto rengytojaiInternetiniai teksto rengytojai yra įvairių formų ir dydžių. Naudokite šias parinktis, kad pasirinktumėte jums tinkamiausią rašymo įrankį. Skaityti daugiau . Norėdami gauti daugiau informacijos apie profesionalų rašymą, apsižvalgykite kaip atsiprašyti el. laiške ir reikšti tai Atsiprašymo menas: kaip gailėtis el. Laišku (ir tai reikšti)Tinkamai atsiprašyti nėra lengva. Štai kaip profesionaliai atsiprašyti el. Laiške, kad galėtumėte ištaisyti savo klaidas. Skaityti daugiau .

Kokia yra geriausia profesionalių verslo ataskaitų rašymo praktika? Papasakok mums komentaruose.