8 staigmenos būdai, kaip galite importuoti duomenis į „Microsoft Word“

Skelbimas

„Microsoft Word“ yra de facto standartinė „Microsoft Office“ dokumentų programa, pradedant tyrimų darbais ir baigiant profesionalios ataskaitos Kaip sukurti profesionalias ataskaitas ir dokumentus „Microsoft Word“Šiame vadove nagrinėjami profesionalios ataskaitos elementai ir apžvelgiamas jūsų dokumento struktūrizavimas, formavimas ir galutinis užbaigimas naudojant „Microsoft Word“. Skaityti daugiau . Bet kartais jūs turite duomenų kitoje programoje, į kuriuos turite remtis; tai gali būti „Microsoft Excel“, tai gali būti PDF, tai netgi gali būti kitas „Word“ dokumentas. Žinodami, kaip importuoti šiuos duomenis, galite sutaupyti daug laiko.

Šiame straipsnyje aprašysime aštuonis skirtingus būdus, kaip galite importuoti informaciją į „Microsoft Word“ dokumentus; kai kurie bus naudingi tokiems dalykams kaip ataskaitos, kiti bus naudingi formų laiškams ir panašiems projektams, o kiti tiesiog taupys laiką keliose konkrečiose situacijose, kai jums kažko reikia iš paprastų 10 paprastų „Microsoft Word“ įsilaužimų, kuriuos kiekvienas gali padaryti

Mūsų žinios apie „Microsoft Word“ yra tikrinamos kiekvieną kartą, kai tik gauname dokumentą, kuriame dirbti. Kiekvienas mažas pakeliui išmoktas patarimas padeda. Kaip dar dešimt jūsų dienos produktyvumo gudrybių? Skaityti daugiau .

Kadangi „Microsoft Excel“ yra universaliausias šaltinis, iš kurio galima importuoti duomenis, pradėsime nuo jo.

Importuokite lentelę iš „Microsoft Excel“

Lentelių formatavimas „Microsoft Word“ 8 „Microsoft Word“ tobulų lentelių formatavimo patarimai„Microsoft Word“ lentelės yra pagrindiniai formatavimo įrankiai. Sužinokite, kaip pasidaryti lentelę ir ją puikiai suformatuoti, naudojant šiuos paprastus patarimus. Skaityti daugiau yra baisus. Štai kodėl „Microsoft Excel“ egzistuoja, tiesa? Laimei, „Microsoft“ numatė galimybę įtraukti lenteles tiesiai iš „Excel“ į „Word“ dokumentą, kad galėtumėte atlikti visus formatavimo būdus „Excel“ programoje, kur tai yra daug lengviau.

Norėdami pradėti, pažymėkite langelius, kuriuos norite kopijuoti „Microsoft Excel“, paspauskite Redaguoti> Kopijuotiir grįžkite prie „Microsoft Word“.

Eiti į Redaguoti> Įklijuoti specialųjį… (arba dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite Įklijuoti specialųjį…) ir pasirinkite Įklijuoti nuorodą kairėje šoninėje juostoje. Viduje konors Kaip ... meniu, pasirinkite „Microsoft Excel“ darbalapio objektas, tada paspauskite Gerai.

Dabar matysite langelius, kuriuos pasirinkote tiesiai „Microsoft Word“ dokumente. Ir todėl, kad jūs pasirinkote Įklijuoti nuorodą vietoj Įklijuokite, tie langeliai bus atnaujinti, kai atliksite pakeitimus „Microsoft Excel“ skaičiuoklėje.

Jei pasirinksite Įklijuokite vietoj Įklijuoti nuorodą, jūsų ląstelės nebus atnaujintos, kai atliksite pakeitimus skaičiuoklėje. Tačiau jis turi pranašumą dirbdamas, ar yra „Excel“ lapas, ar ne. Taigi, jei jums nereikės atnaujinimų - jei spausdinate ar ketinate el. Paštu nusiųsti failą kam nors kitam ir jame turi būti pateikti, pavyzdžiui, teisingi duomenys, - galbūt norėsite naudoti Įklijuokite.

Importuokite vieną langelį iš „Microsoft Excel“

Taip pat atskiroms ląstelėms galite naudoti tą patį metodą, kaip aprašyta aukščiau:

Tokiu atveju, užuot pasirinkęs „Microsoft Excel“ darbalapio objektas, Aš pasirinkau Neformatuotas tekstas; Štai kodėl numeris pateikiamas tokiu pat formatu kaip ir visas „Microsoft Word“ dokumentas. Jis vis dar atnaujinamas tuo pačiu būdu, tačiau jums nereikia stengtis pateikti teksto laukelį reikiamoje vietoje.

Tą pačią strategiją galite naudoti su visa lentele, jei norite, kad formatavimas atitiktų ir jūsų „Word“ dokumentą. Jei tai neveikia arba jei jums reikia sudėtingesnės atskiros kameros elgsenos, galite pabandyti naudoti „Visual Basic“, kad būtų galima integruoti „Excel“ duomenis Kaip integruoti „Excel“ duomenis į „Word“ dokumentąPer savo darbo savaitę tikriausiai yra daugybė atvejų, kai galite kopijuoti ir įklijuoti informaciją iš „Excel“ į „Word“ ar atvirkščiai. Taip žmonės dažnai rengia rašytines ataskaitas ... Skaityti daugiau į savo „Word“ dokumentą.

Importuokite diagramą arba diagramą iš „Microsoft Excel“

Kaip ir lentelės importavimas, gali būti labai patogu importuoti schemą ar diagramą iš „Microsoft Excel“ į „Word“, kad ji būtų automatiškai atnaujinama kiekvieną kartą atlikus „Excel“ skaičiuoklės pakeitimus. Tai gali būti ypač naudinga, jei turite kurti reguliarias ataskaitas su grafikais. Laimei, „Microsoft“ padarė šį procesą nepaprastai lengvu: tiesiog nukopijuokite ir įklijuokite schemą iš „Microsoft Excel“ į „Word“.

Taip pat galite spustelėti ir vilkti schemą iš „Microsoft Excel“ į „Word“, kad įdėtumėte ją į failą. Bet kuriuo atveju, diagrama dabar bus automatiškai atnaujinama, kai atliksite pradinės skaičiuoklės pakeitimus.

Pašto jungimas iš „Microsoft Excel“

Sujungus el. Pašto adresą, naudojant „Excel“ duomenis galite sukurti daug raidžių, etikečių, vokų ar bet ką kitą „Microsoft Word“. Brado straipsnis apie kaip susieti laiškus su Microsoft Excel ir Word Kaip atsispausdinti etiketes naudojant „Microsoft Word“ ir „Excel“, sujungus paštąAr vis dar naudojate kopijavimo ir įklijavimo funkciją kurdami etiketes, vardų ženklelius ar kitus suasmenintus masinius ryšius? „Mail Merge“, paprastas „Microsoft Office“ automatizavimo įrankis, leis jums spausdinti etiketes per kelias sekundes. Skaityti daugiau apima temą išsamiau, nei aš kada nors galėjau, tačiau trumpa versija yra ta, kurią naudosite Įrankiai> Pašto jungimo tvarkyklė norėdami pasirinkti duomenų šaltinį ir sukurti šabloną „Microsoft Word“.

Jei naudojate senesnę „Microsoft Office“ versiją, tai pašto sujungimo pamoka naudojant „Office 2007“ Automatizuokite „Office“ naudodami pašto sujungimą, kad sukurtumėte profesionalias adresų etiketes, vardų ženklelius ir dar daugiauAr vis dar naudojate kopijavimą ir įklijavimą kurdami etiketes, vardų ženklelius ar kitaip pritaikytus dokumentus? Leiskite mums parodyti jums paprastą „Microsoft Office“ automatikos įrankį, kuris sutaupys jūsų valandas! Skaityti daugiau gali būti naudingi, ir jūs netgi galite naudoti laiškų suliejimas, skirtas masiniams el Kaip siųsti suasmenintus masinius el. Laiškus "Outlook" naudojant "Merge Mail" Skaityti daugiau . Gali prireikti šiek tiek laiko, kol pakenksite pašto sujungimo naudojimui, bet kai tik gausite, tai bus vienas naudingiausių jūsų „Office“ arsenalo įrankių.

PDF failų importavimas

Greitas įspėjimo žodis: kai importuojate PDF į „Microsoft Word“, jis iš esmės pateikiamas kaip vaizdo failas, o ne kaip tekstas. Jei norite pasirinkti arba modifikuoti tekstą, turėsite jį nukopijuoti ir įklijuoti iš PDF failo. Jei vis dėlto norite tiesiog įterpti PDF į savo „Microsoft Word“ dokumentą, paspauskite Įterpti> Objektas, tada pasirinkite Iš failo ... ir pasirinkite savo PDF.

Pabaigoje turėsite įterptą PDF:

Tai nėra puiku naudojant tekstinius PDF failus, bet jei faile yra vaizdų, tai lengviau nei nukopijuoti ir įklijavimas arba būdas rasti PDF failą į vaizdo failą ir įterpti jį į „Microsoft Word“ dokumentas.

Automatiškai importuoti tekstą iš kitų „Word“ dokumentų

Jei jums reikia reguliariai įvesti tą patį dalyką, galite sutaupyti laiko, įdėdami jį į „Microsoft Word“ dokumentą ir tiesiog susiedami jį nuo kito dokumento.

Tarkime, kad turite krūvą formos laiškų, kuriuos turite atsiųsti, į visus reikia nurodyti jūsų vardą ir pavardę bei įmonę, kurioje dirbate, tačiau darbdavys keičiasi reguliariai. Nenorite keisti kiekvienos raidės, kai tik sudarote naują sutartį, todėl galite tiesiog išsaugoti atsijungimą viename dokumente ir atnaujinti visus kitus, kai tik darote pakeitimą.

Pažvelgus į pavyzdį, tai bus lengviau suprasti. Štai „atnaujinamas tekstas“ dokumentas, kurį išsaugojau:

Noriu į kiekvieną raštą įtraukti kiekvieną iš jų - pasirašymą, kontaktinę informaciją ir citatą. Norėdami tai padaryti, sukursiu žymą ant kiekvieno. Norėdami sukurti žymę, pažymėkite tekstą, kurį norite susieti kituose dokumentuose, tada spustelėkite Įterpti> Žymė.

Įveskite savo žymės pavadinimą ir spustelėkite Papildyti.

Dabar išsaugokite failą ir užsirašykite visą kelią, kur jis buvo išsaugotas. Norėdami įterpti išsaugotą tekstą, eikite į kitą „Microsoft Word“ dokumentą ir paspauskite Įterpti> Laukas. Pasirinkite „IncludeText“ nuo Lauko vardai Meniu.

Dabar teksto laukelyje po meniu įveskite „INCLUDETEXT“ [kelias į failą] “[žymelės pavadinimas]“. Kai aš jį įvedžiau, jis atrodė taip:

INCLUDETEXT „Macintosh HD“: Vartotojai: „dralbright“: Dokumentai: atnaujinamas-text.docx “atsijungimas

(Jei naudojate „Windows“, keliams reikės naudoti įprastą žymėjimą, kuris prasideda raide „C: \\“. Atminkite, kad vietoj vienos turite įterpti du pasvirusius brūkšnius tarp kiekvienos sekcijos.) Dabar paspauskite Gerai, ir pamatysite tekstą, įdėtą į savo dokumentą.

Kiekvieną kartą įvesite ką nors ne taip ir gausite tokią klaidą:

Norėdami tai ištaisyti, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurią klaidos vietą ir pasirinkite Perjungti lauko kodus - tai leis jums pamatyti ir redaguoti kodus iš dokumento. Tai taip pat galite naudoti tinkamai veikiančiuose laukuose, jei reikia atlikti pakeitimus.

Čia galite atlikti bet kokius reikalingus pataisymus. Šiame pavyzdyje kodo pradžioje yra papildomas lygybės ženklas.

Pašalinus lygybės ženklą, laukas veikia tinkamai.

Jei norite pakeisti visus dokumentus, kuriuos susiejote su savo žyme, grįžkite į įprastą tekstinį failą ir tiesiog atlikite pakeitimus. Aš pakeičiau „Groucho Marx“ citatą Oskaro Wilde'o citata.

Kituose savo dokumentuose dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite atnaujintą lauką ir pasirinkite Atnaujinti lauką.

Ir štai, jūs jį turite, laukas atnaujinamas su nauja informacija.

Tai gali atrodyti kaip didelis darbas, tačiau jei teks reguliariai rašyti tuos pačius dalykus, tai ilgainiui gali sutaupyti daug laiko. Priemonės sąranka užima šiek tiek laiko, tačiau iškart pamatysite šios sistemos patogumą. Nepamirškite patikrinti kitų naudinga „Office“ automatika naudojant IFTTT Kaip automatizuoti „Microsoft Office“ užduotis naudojant IFTTT receptusAutomatikos tarnyba IFTTT, kuri atliks veiksmą, kai bus įvykdyta dar viena sąlyga, dabar turi 50 „Microsoft Office“ užduočių receptų. Mes parodome, kaip tai veikia, ir siūlome pasirinkti receptus. Skaityti daugiau taupyti laiką.

Importuokite tekstą iš teksto failo arba „Microsoft Word“ dokumento

Jei norite gauti teksto iš teksto failo ar „Word“ dokumento, bet nenorite jo atidaryti, pasirinkite viską, nukopijuokite ir grįžkite atgal į savo dokumentą ir įklijuokite (tai gali užtrukti ilgai, jei turite šimtus puslapių teksto), galite tiesiogiai importuoti. Tiesiog pataikė Įterpti> Failas ir pasirinkite teksto failą arba „Word“ dokumentą, iš kurio norite importuoti tekstą.

Pasirinkę failą (gali tekti pakeisti Įgalinti išskleidžiamasis į Visi skaitomi dokumentai), pamatysite visą tekstą „Microsoft Word“ dokumente.

Importuoti tekstą iš tinklalapio

Jei norite išsaugoti atnaujintą tinklalapio kopiją „Microsoft Word“ dokumente, galite tai padaryti ir jūs! Tarkime, kad noriu internetinio teksto failo, kuriame yra Dviejų miestų pasaka mano dokumente. Aš naudoju tą patį lauką „INCLUDETEXT“, bet vietoj vietinio kelio naudosiu URL:

Atnaujinus lauką, visa knyga bus įtraukta į mano dokumentą.

Geriausių rezultatų gausite naudodami sunkiai aprašomą svetainę. Galite pamatyti, kas nutinka, kai bandau naudoti INCLUDETEXT norėdamas įvesti „MakeUseof“ pagrindinį puslapį:

Jei jums reikia importuoti atnaujintą tekstą iš svetainės į savo dokumentą, tai tikrai verta žaisti. Jums gali tekti šiek tiek eksperimentuoti, tačiau tai gali būti labai naudinga priemonė.

Ką daryti Tu Importuoti į „Microsoft Word“?

Aprašėme aštuonis skirtingus dalykus, kuriuos galite importuoti į „Microsoft Word“ Taip, nemokamai gaukite „Microsoft Word“: Štai kaipNenorite mokėti už visą „Microsoft Word“ patirtį? Nesijaudinkite, čia yra keletas būdų, kaip galite nemokamai naudoti „Microsoft Word“. Skaityti daugiau čia - bet ten tikriausiai yra ir daugiau variantų. Ką importavote į „Microsoft Word“? Dalykitės naudingiausiais dalykais, kuriuos jums pavyko importuoti, todėl visi galime padėti vieni kitiems sutaupyti laiko tapdamas žodžių meistrais 10 svarbiausių „Microsoft Word“ įprasta tvarka, kurią turite žinotiŽodis „rutina“ yra pats nuobodžiausias įvaizdis. Išskyrus atvejus, kai kalbama apie produktyvumo programą, pvz., „Microsoft Word“. Kiekviena sutaupyta sekundė suteikia jaukumo, kai ją naudojate kasdieniams poreikiams. Skaityti daugiau !