Atraskite „Gmail“ etiketes ir pagaliau sutvarkykite gautuosius

Skelbimas

Anksčiau ar vėliau visų „Gmail“ gautieji tampa didžiuliu netvarka. Yra daugybė gudrybių, kaip susidoroti su el. Pašto perkrova, tačiau yra vienas jūsų nosis, kurio galbūt nenaudosite: senos geros „Gmail“ etiketės.

Etiketės jau seniai egzistuoja, todėl daugeliui iš mūsų jos tapo beveik aklais taškais. Aš buvau „Gmail“ vartotojas nuo pat jo įkūrimo, tačiau iki šiol niekada nenaudojau etikečių. Tai visiškai pakeitė požiūrį į el. Paštą ir pagaliau padėjo sutramdyti gautuosius.

Sėkmingas etikečių naudojimas priklauso nuo kelių pagrindinių produktyvumo principų, kaip ir bet kurios tiesioginių darbų valdymo sistemos. Čia yra gudrybės, kurios man padėjo ir gali padėti ir jums.

Etiketės neturėtų priversti susimąstyti

Etiketės turėtų būti naudojamos mechaniškai; veiksmas, kurį atliksite pagal etiketę, turėtų būti mechaninis.

Tai turbūt pati svarbiausia etikečių naudojimo „Gmail“ dalis. Iš pradžių kils pagunda sudaryti ilgą etikečių sąrašą. „Kiekviena užduotis ar el. Laiškas yra unikalus“, - pasakysite sau. Venkite patekti į šią spąstus. Kuo daugiau etikečių turite, tuo labiau jos privers jus susimąstyti, tuo daugiau laiko jums prireiks. Tu privalai

aktyviai kovoti su sprendimų nuovargiu Kaip suformuoti naują įprotį, kai atrodo, kad sunku tęstiĮpročiai nesusiformuoja per naktį. Kiekvienais metais priimame šias rezoliucijas, kuriose reikalaujama didelių pokyčių. Jei norite naujo įpročio, turite būti pasirengę spąstams ir kaip juos įveikti. Skaityti daugiau , taigi, tokios turėtų būti etiketės.

Turėkite kuo mažiau etikečių. Kiekviena etiketė turėtų tarnauti vienam tikslui. Paprastai naudokite šias pagrindines etiketes ir pridėkite dar penkias, kurios būdingos jūsų darbo poreikiams.

5 pagrindinės etiketės: Šiandien baigta, laukiama, daroma, atsakoma

Keletas „Inbox“ ekspertų rekomenduoja kasdien nuskaityti jūsų el. paštą ryte Kaip įveikti priklausomybę nuo el. Pašto, stebint gautųjų įpročiusEl. Paštas užgrobia jūsų dienas ir apie tai yra slapta. Galite atgauti savo laiko kontrolę. Paskaičiuokite, kiek laiko dabar skiriate el. Laiškams, ir pavogkite jį atgal. Skaityti daugiau , todėl jūs žinote, ką daryti su kiekvienu el. Laikykite, kad šis nuskaitymas yra laikas sutvarkyti gautus laiškus, panašiai kaip jūs sutvarkytumėte darbų sąrašą.

nulio taisyklė pašto valdymo: Jei galite jį ištrinti, ištrinkite. Jei norite ištrinti pranešimus, juos paprastai galite suskirstyti į kategorijas pagal šias penkias pagrindines etiketes:

1. Šiandien: Pažymėkite tai bet kuriame el. Laiške, kuriame reikia imtis veiksmų šiandien. Gerai, jei el. Laiškas pažymimas Šiandien ir kažkas kita; esmė yra žinoti, kad šis el. laiškas tinkamas ir šiandien.
2. Daryti: Jei el. Laiške yra projektas ar užduotis, kuriuos turite atlikti šiandien, pažymėkite jį šia etikete. Svarbiausia: užduotis turi būti ne tik atsakymas į tą el. Laišką. Galite pabandyti tai susieti su Rūšiuota, kad „Gmail“ būtų paversta „Trello“ tipo užduočių lenta Paverskite „Gmail“ į „Trello“ tipo užduočių lentą su „Sorted“Šiuolaikinėje darbo rinkoje jūsų el. Paštas dažnai virsta jūsų užduočių sąrašu. Na, dabar „Trello“ stiliaus organizavimą galite rasti „Gmail“ naudodami naują „Chrome“ plėtinį „Sortd“. Skaityti daugiau .
3. Atsakyti: Pažymėkite tai bet kuriame el. Laiške, į kurį reikia atsakyti. Taigi el. Laiškas gali būti pažymėtas kaip „Šiandien + užduotis + atsakymas“, nurodant, kad jame yra užduotis, kuri nėra el. Pašto adresas, ir į kurią reikia atsakyti iki dienos pabaigos.
4. Laukiu: Pažymėkite tai bet kuriame el. Laiške, kur jums tai svarbu, tačiau jūs turite palaukti, kol kitas asmuo imsis veiksmų. Šį triuką pasirinkau iš „ActiveInbox“ įkūrėjo Andy Mitchell patarimai, kaip valdyti el. Pašto perkrovas Kaip elgtis su gautų laiškų apkrova ir el. Pašto adresų sąrašaisEl. Paštas nėra tik bendravimas, jis taip pat daugiausia diktuoja jūsų darbų sąrašą. Pakalbėkime apie geriausius patarimus, kaip susieti gautuosius su mūsų produktyvumu su Andy Mitchell - „ActiveInbox“ įkūrėju. Skaityti daugiau .
5. Padaryta: Svarbiausia etiketė. Jei el. Pašto adresas nebebus reikalingas, pažymėkite jį kaip Atliktą. Aš nesu mėgėjas ištrinti el. Laiškų, nes man labiau patinka tas popierinis takas; ir net jei archyvuojate el. laišką, siuntėjo atsakymas grąžins jį į gautuosius. Jums reikia, kad „Atlikta!“ etiketė - ypač jei esate produktyvumo metodo „Atliktas sąrašas“ gerbėjas.

Etiketės yra puikios kaip placebos!

Kai gavau naują el. Pašto pranešimą, pirmasis mano instinktas buvo atidaryti, skaityti, atsakyti ar ištrinti. Tai trukdė mano darbo eigai. Bet tas neprižiūrimas pranešimas mane vargins, todėl galų gale nutraukiau bet ką, ką norėjau spręsti.

Dabar tiesiog priklijuoju etiketę ir grįžtu į darbą. Aš išsiųsiu el. Laišką vėliau, kai bus atliktas mano dabartinis darbas. Etiketės klijavimas suteikia psichinį pasitenkinimą bendraujant ar el. Laiške neišleidžiant tiek laiko, kiek turėčiau kitaip.

Etiketės yra fantastiškas placebas tiems, kuriems priverstinai reikia ką nors padaryti dėl gaunamų el. Laiškų.

Etiketės turėtų būti lengvai prieinamos, pritaikomos ir atpažįstamos

„Gmail“ yra daugybė įrankių, kad etiketės būtų kuo patogesnės vartotojui. Skirkite šiek tiek laiko etikečių išvaizdos pritaikymui, tai padidins jūsų naudojimą.

Eiti į Krumpliaračio piktograma> Nustatymai> Etiketės norėdami pamatyti visas etiketes ir jas valdyti. Čia aš taip pat rekomenduoju paslėpdama daugumą kitų elementų, kuriuos matote kairėje šoninėje juostoje „Gmail“ atnaujina etiketes naudodama du laboratorijų plėtinius [Naujienos] Skaityti daugiau , pvz., Išsiųstas paštas, Juodraščiai, Svarbi, Kategorijos, Draugų ratai ir dar daugiau. Jei etiketės pasirodo pirmiausia, jas lengviau pastebėti ir vilkti ant el. Laiškų.

Be to, spalvokite savo etiketes. Spustelėkite mažą išskleidžiamąjį meniu bet kurioje šoninės juostos etiketėje, kad pasirinktumėte spalvas. Pagrindinėms etiketėms pritaikytos paprastos spalvos padės jas lengvai atpažinti. Aš naudoju žalią etiketę „PADARYTA!“ - tai malonu pažvelgti ir žinoti, kad man daugiau nebereikia rūpintis tuo el. Laišku. Panašiai aš žymiu „TODAY!“ etiketė su ryškiai raudona, todėl ji visada atkreipia mano dėmesį.

Jokių pratęsimų, jokių maivymų

Etikečių grožis yra tas, kad jos integruotos į „Gmail“. Jums nereikia RAM kramtomųjų plėtinių, kuriuos galite naudoti „Chrome“, bet ne „Gmail“ programai mobiliesiems. Tai puikiai veikia, kai atidarote gautuosius. Geriausios produktyvumo sistemos yra tos, kurios pašalina jūsų kelią, ir būtent tai yra etiketės.

Jei turite gudrybių, kaip efektyviau naudoti etiketes „Gmail“, mielai išgirstume! Pameskite savo pasiūlymus komentaruose arba užduokite visus iškilusius klausimus.

Vaizdo kreditai: Kairas