Nebebus elektroninio: privalumai, trūkumai ir skaitmeninės problemos

Skelbimas

elektroninis biuras Čia yra ateitis - jūsų vadovas, kaip šiandien gyventi be popieriausElektroninis - terminas, dažnai naudojamas šiandien. Bet ką tai reiškia? Ir kiek tai taikoma? Be abejo, mes visi, nepaisant pasiekimų, tam tikru mastu vis dar naudojame popierių ... Skaityti daugiau atrodo, kad pagaliau pasivijo. Iš dalies taip gali būti dėl dar daugiau populiari minimalizmo idėja Kaip būti efektyviu minimalistu kasdieniame gyvenimeVis daugiau žmonių pasirenka minimalizmo suvokimą. Tam tikrose situacijose tai gali padaryti žlugdantį jūsų kasdienį gyvenimą. Su šiek tiek minimaliu planavimu nereikia to pasiekti. Skaityti daugiau . Bet ar visa tai medį tausojanti nirvana ar A4 formato košmaras?

Mes tiriame privalumus ir trūkumus, taip pat patarimus, dėl kurių galima kreiptis, kad galėtumėte apsvarstyti savo mintis ir tuojau pat apsvarstyti.

Ne elektroninio biuro privalumai

Pirmiausia pažvelkime į „adios“ spausdinimo popieriuje pranašumus.

Atsikratykite pasenusio fakso aparato

Nepaisant to, kad fakso aparatas buvo paverstas archajišku įrenginiu, vis dar yra keletas, kurie reikalauja kabinti ant jo savo nagus. Tai yra žmonės, kurių fakso aparato numeris aiškiai matomas jų vizitinėje kortelėje. Tai žmonės, kurie negali susitaikyti su tuo, kad buvo sugalvotas kažkas, vadinamas „el. Paštu“, ir todėl jie nuskęsta po fakso popieriaus jūra.

Jei kažkas panašaus absoliučiai reikalauja, kad kažkas jums BŪTINAI išsiųstų faksu, tada yra būdų, kaip juos sutvarkyti, nesusidūrus su popieriaus strigtėmis ir kritusiais medžiais ant jūsų sąžinės. Daugybė internetinių paslaugų gali priskirti jums „virtualų fakso numerį“, o kitas asmuo gali siųsti faksu tą numerį. Tada faksas konvertuojamas į el. Pašto priedą ir siunčiamas jums per interneto sąsajas.

Neigiama yra tai, kad nemokami šių svetainių planai yra neįtikėtinai ribojantys. Norėdami gauti bet kokią padorią paslaugą, turėtumėte mokėti už mėnesinį planą.

Kai kurie iš jų turi būti įtraukti Maksimalus paštas, „MyFax“, „RingCentral“, Fakso degiklis, „eFax“ir „FreeFaxtoEmail“.

Turėdami daugiau vietos tango

Šiuo metu turiu keletą dėžių, pilnų dokumentų, grįstų atgal į 15 metų. Jie sėdi mano kabinete, kol bus nuskaityti, kad galų gale galėčiau susmulkinti popierinius originalus. Tuo tarpu, kai mano geriausias draugas Procrastinate gyvena su manimi, aš nuolat keliuosi per dėžes, smogiu jiems į klubus ir paprastai jiems keikiu galvą.

Kai galų gale nuskaitysiu popierių, turėsiu surengti vieną didžiulį smulkinimo vakarėlį ir gerti kiekvieną kartą, kai dokumentas praeis per smulkintuvą (galų gale aš būsiu visiškai be kojų). Bet apie ką aš tikrai svajoju, turiu didžiulį plotą savo biure. Aš galiu panaudoti tą erdvę norėdamas pradėti šokti ar imponuoti šuniui. Ir primink sau, kokia mano grindų spalva.

Jei esate įmonė, išleidžianti daug pinigų dokumentų saugojimo vietai, pagalvokite, kiek sutaupysite, nuskaitykite tuos dokumentus ir sudeginkite visą partiją. Darbuotojų moralė eis per stogą.

Taupome aplinką iš savęs

Akivaizdžiausias pranašumas, be abejo, yra aplinka. Nukirsta per daug medžių ir iš dalies nyksta Amazonės atogrąžų miškai, kad būtų galima maitinti celiuliozės ir popieriaus pramonę. Viskas, ką galime padaryti, kad tai sulėtintume, yra akivaizdžiai gera žinia planetai, kurioje gyvename. Per daug spausdiname ir švaistome per daug popieriaus. Persikėlę į elektroninę aplinką, jūs galite padaryti ką nors dėl Motinos Gamtos.

Jei tu PRIVALO ką nors atspausdinti Svarbiausi patarimai ir įrankiai, padėsiantys spausdinti tinklalapiusKad ir kaip stengtumėtės nenaudoti popieriaus, kartais tereikia atsispausdinti tą tinklalapį. Tai gali būti nurodymai, straipsnis klasei, dalomoji medžiaga susitikimui darbe ir kt. Kaip ... Skaityti daugiau , tada yra būdų, kaip sumažinti naudojamo popieriaus ir rašalo kiekį. Tokios paslaugos kaip „PrintWhatYouLike“, „PrintFriendly“, Aardvarkasir „Printliminator“ padės pašalinti visus nereikalingus elementus iš puslapio prieš juos spausdinant, pvz., skelbimus. Bet kur įmanoma, nuskaitykite ir el. Paštu.

Popierius truks ne amžinai, bet skaitmeniniai failai išliks

Tai yra gyvenimo faktas, kad popierius neišsilaiko amžinai. „Magna Carta“ tikriausiai neatrodo tokia gaivi, kaip atrodė pirmą kartą parašant. Anos Franko dienoraštis pradeda rudoti ir briaunoti kraštais. Popierius paprasčiausiai pradeda skilti, jei praėjo pakankamai laiko.

Taigi, kitaip tariant, tai yra baisus būdas saugoti informaciją ilgą laiką. Niekada negali būti tikras, kada jis paruduos, nubyrės, nubluks, susisuks ar tiesiog išmes visą kavos puodelį. Bet skaitmeninis failas? Su sąlyga, kad išlaikysite populiariojo formato failus, tokius kaip PDF ar TXT ir reguliariai darykite atsargines kopijas 5 pagrindiniai atsarginės kopijos faktai, kuriuos turėtų žinoti kiekvienas „Windows“ vartotojasMes niekada neužmirštame priminti, kad turite padaryti atsargines kopijas ir saugoti duomenis. Jei jums įdomu, ką, kaip dažnai ir kur turėtumėte sukurti atsarginę failų atsarginę kopiją, turime tiesioginius atsakymus. Skaityti daugiau , ji visada bus ten, kur jums to reikia. Per dvidešimt ar trisdešimt metų jis vis tiek atrodys taip, kaip pirmą kartą pagaminęs.

Darbuotojai gali dirbti nuotoliniu būdu

Popieriaus problema yra ta, kad biuro aplinkoje, jei norite, kad kolegos iš kitų geografinių vietovių turėtų kopiją, turite ją išsiųsti sraigių paštu. Tam reikia laiko (dar daugiau, jei paštas jį praranda). Laikas daugeliu atvejų reiškia prarastus pinigus, atidėtas galimybes ir didėjantį nusivylimą.

Tačiau jei failai yra suskaitmeninti, juos įmonėje galima pateikti internete intranete Greitai susikurkite savo namų intranete naudodami „ocPortal“Ar kada pagalvojote, kaip galėtų būti „jūsų portalo puslapis“ jūsų šeimai, kaip ir daugelis įmonių siūlo darbuotojams? Ar nebūtų patogu turėti centrinę internetinę saugyklą ... Skaityti daugiau arba wiki 4 iš geriausių asmeninių žinučių, kad jus organizuotųKą daryti, jei ten buvo wiki programinė įranga, skirta padėti jums asmeniniame lygmenyje? Galite naudoti bet ką, pavyzdžiui, apibūdinti savo romaną, sekti namų tobulinimo projektus ar planuoti ... Skaityti daugiau . Arba jie gali būti išsiųsti el. Paštu arba įdėti į debesies saugyklos aplanką. Tai leidžia kolegoms iš kito biuro nedelsiant gauti jų kopiją, nereikia laukti. Jei dokumentas įkeltas į bendradarbiavimo svetainė Daugiau nei 10 registracijos nereikalaujančių bendradarbiavimo priemonių, kuriomis galite naudotis per 10 sekundžiųBendradarbiavimas internete gali jums ir jūsų komandai sutaupyti laiko ir pinigų. Greitai bendradarbiaudami galite sutaupyti šiek tiek daugiau. Šie įrankiai yra paruošti naudoti, kai esate. Nereikia registracijos. Skaityti daugiau pvz., „Google“ dokumentus ar „Dropbox“, tada visi bet kurioje vietoje gali pradėti siųsti atsiliepimus realiuoju laiku.

Ne elektroninės biuro minusai

Tačiau kelionė be popieriaus ne visada yra tas rojus, koks jis yra. Technologija, skirta gelbėti!

Nuskaitymas kas. Vienišas. Pjesė. Apie. Popierius.

Tai yra labiausiai erzinantis dalykas visoje įmonėje. Surandama energija ir polinkis sėdėti ir nuskaityti kiekvieną popieriaus lapą. Tai yra nuobodus, daug laiko reikalaujantis procesas, ir, tiesą sakant, jums labiau norėtųsi žiūrėti pakartojimus „Baywatch“ televizijoje.

Tačiau yra keletas dalykų, kuriuos galite padaryti, kad darbą šiek tiek palengvintumėte. Pirmiausia peržiūrėkite kiekvieną popieriaus lapą ir įdėkite jį į vieną iš trijų polių - būtinai nuskaityk, gal nuskaitykir susmulkinti. susmulkinti Daiktai... gerai... atsikratykite jo ir atsikratykite.

Tikriausiai galite atsikratyti sumokėtų sąskaitų, kvitų už daiktus, kuriems jau seniai pasibaigė garantija, naudojimo instrukcijas (gali būti gamintojas įkėlė PDF versiją Nerandate savo „Gear“ vartotojo vadovo? Ieškokite šių specialistų svetainėseĮžvalgus vyrukas su įžvalga nuskaitys vartotojo vadovą ir laikys programinę įrangą savo kompiuteryje arba ieškos minkštos kopijos, kurią paprastai galima rasti PDF formatu gamintojo svetainėje. Yra trečiasis ... Skaityti daugiau į jų svetainę), banko indėlių lapeliai (bet NE ATSAKYMAI) ir pan. Tiesiog užmeskite kritinę akį ir nuspręskite „ar aš tikrai turiu tai išlaikyti?“.

Gal nuskaityti skirtas dalykams, dėl kurių dar nesate tikri, ir nenorite paskubėti priimdami sprendimą. Laikykite šonus.

Tada pamatysite, kad Tikrai nuskaitykite krūva tikriausiai yra lengviau valdoma. Dabar kurkite aplankus savo kompiuteryje (Mokesčiai, draudimas, darbo užmokestistt) ir nuskaitydami dokumentą nedelsdami perkelkite jį į atitinkamą aplanką ir pridėkite aprašomąjį pavadinimą.

Yra programų, kurios teigia, kad pagreitina procesą už jus (mano nuomone, rezultatai yra įvairūs). „Evernote“ galima nuskaityti, kuris aptinka dokumento kraštus, kai nukreipiate į jį savo išmaniojo telefono kamerą. Taip pat yra „Photomyne“, jei nuskaitote nuotraukas. „AlternativeTo“ turi keletą geros nuskaitymo alternatyvos jei ieškote kažko kito. Man ypač patinka „ScanBot“ Geriausios kvitų nuskaitymo, stebėjimo ir tvarkymo programosŠios kvitų skaitytuvo programos padės nuskaityti, išsaugoti ir tvarkyti kiekvieną sąskaitą pagal jūsų asmeninius ar verslo poreikius. Skaityti daugiau .

Prisimindamas viską suspausti

Kuo daugiau nuskaitysi, tuo svarbiau, kad tu atremk visa tai „Windows“ atsarginių kopijų kūrimo ir atkūrimo vadovasPasitaiko nelaimių. Jei nenorite prarasti duomenų, jums reikia geros „Windows“ atsarginės kopijos kūrimo tvarkos. Mes jums parodysime, kaip paruošti atsargines kopijas ir jas atkurti. Skaityti daugiau . Nes jei jūsų kompiuteris nusprendžia nusižudyti ar pats save sunaikinti, neturėti atsarginių kopijų reiškia, kad visiškai neturite failų. Daugeliu atvejų tai gali būti neišspręsta nelaimė (ypač jei praradote mokesčių dokumentus). Daugelis mano patirties turinčių kompanijų siūlo atsargines dokumentų kopijas už kainą, ir jūs galbūt nuspręsite tai padaryti. Bet jūs galite miegoti lengviau naktį, jei netoliese arba nuotoliniu būdu (arba abu) turite atsarginį sprendimą.

Bent jau turėtumėte turėti nešiojamąjį kietąjį diską (atimkite bent 1 terabaitą vietos). Jei turite „Windows“ kompiuteryje Pagrindinis „Windows 10“ duomenų atsarginės kopijos kūrimo vadovasMes apibendrinome kiekvieną atsarginę kopiją, atkūrimą, atkūrimą ir taisymą, kurį galėjome rasti sistemoje „Windows 10“. Naudokitės mūsų paprastais patarimais ir niekada daugiau nemeskite nevilties! Skaityti daugiau , atsisiųskite ir naudokite „SyncToy“ „SyncToy“: paprastas „Microsoft“ atsarginių kopijų kūrimo ir sinchronizavimo sprendimas [„Windows“]Jei kompiuteryje yra failų, turite padaryti atsarginę kopiją. Paprasta ir paprasta. Daugelis iš mūsų žino atsargines kopijas ir yra daug metodų bei programų, kurias reikia naudoti. Kitas aspektas, kuris ... Skaityti daugiau ypač paprastas atsarginių kopijų kūrimo įrankis. „Mac“ vartotojai Didžiausias trigubos atsarginės kopijos sprendimas jūsų „Mac“ [Mac OSX]Kadangi esu „MakeUseOf“ kūrėjas ir kaip tas, kuris uždirba visas savo pajamas dirbdamas internete, teisinga sakyti, kad mano kompiuteris ir duomenys yra gana svarbūs. Jie puikiai sukurti produktyvumui su ... Skaityti daugiau greičiausiai kreipsis į Laiko mašina Pasiskirstykite ir naudokite savo laiko mašinos kietąjį diską, kad galėtumėte saugoti ir failusJei jūsų „Mac“ kietasis diskas yra mažas, o jūsų „Time Machine“ kietasis diskas yra didelis, gali būti verta jį naudoti atsarginėms ir saugojimo reikmėms. Skaityti daugiau . Kad ir ką nuspręstumėte naudoti, turite nustatyti kažkokią automatizuotą failų atsarginių kopijų kūrimo sistemą kiekvieną dieną tuo pačiu metu, be nesklandumų.

Idealiu atveju turėtumėte turėti ir nuotolinę atsarginę kopiją, tik tuo atveju, jei jūsų vieta užlietų ar užsidegtų. Bet prieš siųsdami vertingus failus į debesį, būtinai užšifruokite juos specialiame aplanke 5 veiksmingos priemonės slaptiems failams užšifruotiTurime labiau nei bet kada anksčiau atkreipti dėmesį į šifravimo įrankius ir bet ką, kas skirta apsaugoti mūsų privatumą. Naudodami tinkamus įrankius, lengvai saugokite savo duomenis. Skaityti daugiau Pirmas. „WinRAR“ ir „WinZip“ gali šifruoti failus Verakriptasir jo pasenęs pirmtakas, „TrueCrypt“ „TrueCrypt“ nebegalioja: „Windows“ 4 disko šifravimo alternatyvos„TrueCrypt“ nebėra, tačiau laimei yra ir kitų naudingų šifravimo programų. Nors jie nėra tikslūs pakaitalai, jie turėtų atitikti jūsų poreikius. Skaityti daugiau . Debesies galimybės apima „Dropbox“, „Google Drive“, „Box“ ir „SkyDrive“.

Duomenų bazės suradimas naudojant OCR tipo technologiją

Kai viską nuskaitysite, galite eiti aplankus ir pakatalogius surūšiuoti pagal datos ir mėnesio kategorijas (ir net dienos aplankus, jei norite gauti tikslių duomenų). Arba durys dvi suranda kažkokią duomenų bazę OCR tipo technologija 4 nemokami internetiniai OCR įrankiai, kuriuos galima išbandytiTobulėjant OCR technologijai lengviau konvertuoti tekstą ir vaizdus iš nuskaityto PDF dokumento į redaguojamus teksto formatus. Išbandėme keletą nemokamų internetinių OCR įrankių, todėl jums to nereikės. Skaityti daugiau .

OCR reiškia optinį simbolių atpažinimą. Tai technologija, kuri nuskaito spausdintą tekstą puslapyje ir yra gali konvertuoti tą tekstą į tekstą, kurį galima kopijuoti, arba gali grąžinti rezultatus pagal jūsų pateiktus raktinius žodžius tai. Tai yra technologija, kuri vairuoja „Evernote“ Kaip naudotis „Evernote“: Neoficialus vadovasIšmokti savarankiškai naudotis „Evernote“ užtrunka ilgai. Štai kodėl mes sukūrėme šį vadovą, kuris parodys, kaip visapusiškai išnaudoti svarbiausias „Evernote“ funkcijas. Skaityti daugiau , ir tai yra kas Projektas Gutenbergas naudoja Projektas „Gutenberg“: daugiau nei tik nemokamos knygosTokios svetainės kaip „Project Gutenberg“, kurioje yra daugiau nei 45 000 knygų (jų rašymo metu), užtikrins, kad nė viena knyga niekada išnyks. Atrasti neaiškius literatūros kūrinius dabar yra lengviau nei bet kada. Skaityti daugiau nuskaityti visus viešai prieinamus tekstus į el. knygas. Tekstas abiejuose dokumentuose ir vaizdai 5 geriausi OCR įrankiai tekstui iš paveikslėlių išgautiKai turite popieriaus pluoštą, kaip visą spausdintą tekstą paversti tokiu, kurį skaitmeninė programa galės atpažinti ir indeksuoti? Netoli turėkite gerą OCR programinę įrangą. Skaityti daugiau gali būti rastas, atpažintas ir pateiktas jums paieškos rezultatuose, kai įvedate tą žodį.

Ieškodami nuskaitytų dokumentų, turite aiškiai rasti būdą, kaip lengvai atsinešti tai, ko jums reikia iškart. Taigi, jei einate OCR keliu, turite nuspręsti. Ar ketinate sumokėti „Evernote“ metinį mokestį ir pasitikėti juo savo slaptais dokumentais? Arba ketinate ką nors atsisiųsti ir laikyti visa tai savo kompiuteryje.

Ar esate popieriaus žinovas, ar skaitmeninis deviantas?

Visada yra privalumų ir trūkumų, tačiau kai kurie žmonės gali toleruoti priešingybes labiau nei kiti. Taigi viskas priklauso nuo to, ką esate pasirengęs priimti.

Ar visko nuskaitymas yra beprasmis ir švaistomas laikas? Ar skaitmeninimas yra ateities būdas? Ką sakote jūs, skaitytojai?

Vaizdo kreditai: Skęstantis verslininkas per „Shutterstock.com“, visi kiti vaizdai, nepriskiriami priskyrimui „PixaBay“