Skelbimas
Nors yra daugybė dalykų, kurie man nepatinka „Microsoft Word“, yra dar daug dalykų, kurie man patinka. Ypač man patinka, kaip lankstūs piešimo įrankiai, pridedami šablonai tokiems dalykams kaip laiškus ir gyvenimo aprašymus, o labiausiai aš mėgau galimybę automatizuoti daugelį jūsų atliekamų užduočių dažnai. Viena iš tų užduočių yra ataskaitų ar el. Laiškų siuntimas.
Daugelis iš mūsų susiduria su darbu, kuriame jūs turite nusiųsti ataskaitą visai žmonių komandai. Kartais tai dar labiau apsunkina tai, kad kiekvienam asmeniui turite siųsti individualiai pritaikytus el. Laiškus su konkrečia su jais susijusia informacija. Galbūt nuo 80 iki 90% žodžių yra tas pats, bet tas 10 ar 20% konkretus asmuo yra unikalus - taigi jūs sugaištate valandas rašydami laiškus po el.
Automatinių el. Laiškų siuntimas
Praeityje, Aš rašiau apie tai, kaip Kaip padėti „Google Analytics“ dirbti su jums el. Pašto ataskaitomis Skaityti daugiau galėtumėte automatizuoti „Google Analytics“ norėdami išsiųsti suplanuotas ataskaitas, kurias galėtumėte perduoti savo viršininkui ar klientui. Bet automatizavimo forma, kurią šiandien jums parodysiu, šiek tiek skiriasi. Užuot pateikęs duomenis už jus, „Word“ automatiškai užpildys išsamią informaciją apie asmenį savo kontaktų sąrašą, tuo pačiu leisdami greitai užpildyti duomenis ar informaciją, kurią norite tam siųsti asmuo. Dėl to el. Paštas tampa asmeniškas ir tiesioginis, tačiau tuo pačiu metu jūs negaunate valandų rašydami dešimtis ar šimtus asmeninių tiesioginių el. Laiškų.
Norėdami pradėti, „Word“ (mano pavyzdžiuose tai yra „Word 2007“) spustelėkite „Pašto siuntosTada spustelėkite „Pradėti pašto sujungimą.”
Vedlys nėra būtinas, tačiau jis yra puikus, nes padeda atsiminti viską, ką turite padaryti. Pirmiausia pasirinkite šabloną, kurį norėtumėte naudoti bendrinėje ataskaitoje.
„Word“ turi daug gerų stilių ir išdėstymų. Kai pasirinksite savo šabloną, tiesiog spustelėkite Gerai. Dabar jūsų ataskaita yra parašyta jums, jums tereikia užpildyti tekstą. Kalbant apie datą, įsitikinkite, kad pasirinkote „šiandien“, kad dokumentas visada naudotųsi šiandienos data kiekvieną kartą, kai atkursite vėliau.
Kai pasirenkate gavėjų sąrašą, kad gautumėte šiuos el. Laiškus, galite naudoti dabartinę „Outlook“ kontaktai, dabartinis kontaktų sąrašas, kurį eksportavote iš kažkur kitur, arba sukurkite naują kontaktai.
Savo pavyzdyje aš pasirinkau gavėjus iš dabartinių „Outlook“ kontaktų.
Dabar, kai pasirinkote savo gavėjus, jūs nurodysite dokumentui, kokią informaciją ištraukite iš kontaktų informacijos ir automatiškai įdėsite į ataskaitą. Tai padarysite spustelėję „Įterpkite sujungimo laukąMygtuką.
Pvz., Aš kuriu ataskaitą apie konkrečią kliento svetainę, todėl apibrėžiau tą svetainę jų kontaktiniuose duomenyse ir sakau „Word“ naudoti tą URL ataskaitoje.
Jei naudojate „Outlook“, nepamirškite, kad „Outlook“ kontaktai siūlo vartotojo laukus, kuriuose galite įterpti bet kokią norimą informaciją apie tą asmenį.
Tai naudinga, kai informacijos, kurią norite įterpti tam asmeniui, nerandama laukų Kontaktų sąrašas.
Smagiausias dalykas „Microsoft Word Mailings“ yra tai, kad iš esmės kuriate „užpildymo“ laukus ataskaitos dalims, kurios yra unikalios kiekvienam asmeniui.
Taigi, kai rašote bendrą pranešimą ir patenkate į vietą, kur turite parašyti ką nors, kas turėtų konkrečių duomenų, susijusių su tuo asmeniu, tiesiog spustelėkite „TaisyklėsIr pasirinkite „Užpildykite“. Tai leidžia apibrėžti greitą klausimą ir numatytąjį atsakymą. Kas nutiks, kai įkelsite automatizuotą dokumentą, jis paragins užpildyti kiekvieną kiekvieno užpildymo lauką kiekvienam gavėjui.
Kai baigsite kurti automatinius laiškus, jūsų dokumentą sudarys keli automatiškai išsiųsti laukai užpildykite pagal gavėjo kontaktinę informaciją, o kiti laukai bus užpildyti atsižvelgiant į tai, ką nurodėte informacija.
Kiekvieno dokumento el. Pašto ataskaitą galite greitai išsiųsti iš „Word“ spustelėję „Outlook“ mygtuką, esantį viršutinėje dešinėje ekrano dalyje, pasirinkdami „Siųsti laišką“(Arba siųskite kaip PDF priedą) ir viskas!
Naudodami šią techniką, sumažinsite savo korespondencijos darbą bent 50% ar daugiau. Iš pradžių prireiks šiek tiek laiko, kad dokumentas būtų tinkamai sukonfigūruotas, tačiau kiekvieną savaitę ar mėnesį, kai jums reikia išduoti ataskaitą, būsite labai patenkinti, kad įdėjote pastangų.
Padarykite „Microsoft Word Mailings“ kadrą ir praneškite mums, kaip viskas vyko. Ar tai sutaupė jūsų laiko? Pasidalykite savo patirtimi žemiau esančiame komentarų skyriuje!
Vaizdo kreditas: klipe ne sxc.hu
Ryanas turi elektros inžinerijos bakalauro laipsnį. Jis 13 metų dirbo automatikos inžinerijoje, 5 metus IT srityje, o dabar yra programų inžinierius. Buvęs „MakeUseOf“ generalinis redaktorius, jis kalbėjo nacionalinėse duomenų vizualizacijos konferencijose ir buvo rodomas per nacionalinę televiziją ir radiją.
