Kaip teisingai atsakyti į visus el. Laiškus: „Inline“

Skelbimas

1971 m. Iš vieno kompiuterio į kitą buvo išsiųstas pirmasis elektroninis paštas. Dabar 269 ​​milijardų el. Laiškų yra siunčiami kiekvieną dieną.

Neįmanoma įsivaizduoti, kiek šių el. Laiškų yra nereikalingi. Kiek jų tarnauja tik tam, kad būtų dar daugiau painiavos. Sudeginti dar daugiau jų gavėjų dėmesio ir kantrybės.

Bet vienas dalykas yra tikras: jei daugiau žmonių pradėjo efektyviai atsakyti į el. laiškus 5 įrankiai, skirti rašyti geresnius el. Laiškus, kuriuos žmonės skaitys ir į kuriuos atsakysRašymas yra ne kiekvienas arbatos puodelis. Tačiau jums nereikia būti dideliu rašytoju, norint išsiųsti puikų el. Laišką. Viskas ko jums reikia - tai keli įrankiai, užtikrinantys kokybiškus pranešimus. Skaityti daugiau , mes visi būsime šiek tiek prigludę prie savo pašto dėžutės ir savo pašto nerimas Kaip įvaldyti „Gmail“ gautųjų nerimąTiek daug el. Laiškų, tiek mažai laiko. Ar jaučiatės taip, kai reikia tvarkyti „Gmail“ gautuosius? Mes parodysime paprastus nustatymus ir naudingus įrankius, skirtus „Gmail“ gautiesiems tvarkyti ir atspariems stresui. Skaityti daugiau

būtų šiek tiek mažiau varginantis.

Akivaizdžiausias sprendimas čia yra ne tik „tiesioginis atsakymas“, bet ir tiesioginis atsakymas tinkamai. Tiesioginis atsakymas yra tas, kur jūs atsakote pagrindiniame el. Laiško tekste, o ne rašote savo el. Laišką nuo nulio.

Atsakymas tiesioginiu būdu yra tai, ką dauguma iš mūsų kartas nuo karto daro. Bet mes turėtume atsakyti tiesiogiai toli dažniau. Ir mes turėtume tai daryti laikydamiesi kelių taisyklių, kad šios sudėtingos el. Pašto gijos būtų tvarkingos ir lengvai prieinamos.

Atsakome į klaidingą el. Pašto adresą

Inline atsakymas priešingas tam, kas dažnai vadinama „populiariausiu paskelbimu“. Čia paspausite atsakymą į el. Laišką ir tiesiog pradėsite rašyti teksto laukelio viršuje. Štai kaip susideda dauguma el. Pašto adresų šiandien. Bet nebent turite reikalų su labai paprastais el. Pašto pokalbiais, geriausi skelbimai gali sukelti įvairių problemų.

Pirmiausia, kai rašote aukščiau, grįžimas į originalų el. Laišką tampa didžiuliu vargu. Tai apima el. Pašto nuskaitymą po el. Pašto, kad surastumėte tai, ko ieškote. Tuomet turite slinkti atgal iki jūsų rašomo el. Laiško, kad perfrazuotumėte tai, ką ką tik radote, iš konteksto ir dažnai trūkstant svarbių punktų.

Kartais gavėjas gali atsakyti į jūsų el. Laišką visiškai nauja el. Pašto gija, tai reiškia, kad jūsų pokalbis dabar vyksta dviem ar daugiau atskirų gijų.

per GIPHY

Jei bendraujate grupėje, viskas tampa dar nepatogiau. Stebėti, kas ką, kada ir kaip atsakė tie atsakymai tampa beveik neįmanoma žygdarbiu.

Internetinis atsakymas yra sprendimas

Vietoj to, kad skelbtumėme aukščiau, turėtume atsakyti inline - tai yra, pirminio el. Laiško tekste. „Outlook“ ir „Apple Mail“ galite pamatyti originalų pranešimą, kai tik paspausite atsakymą. „Gmail“ tiesiog paspauskite tris taškus kūrimo ekrano apačioje, kad būtų parodytas pokalbis.

Patarimas: Norėdami iš vertimo „Gmail“ pašalinti vertikalią citatos eilutę, pažymėkite visą el. Laišką, tada spustelėkite įtrauka mažiau mygtuką.

Atsakymas tiesioginiu būdu išsprendžia būtinybę naršyti po daugybę pranešimų, nes originalus el. Laiškas yra įtrauktas ir jame galima ieškoti paskutiniame pranešime, kurį gavote tame pokalbyje. Tai reiškia, kad viskas laikoma kontekste.

Be to, jums nereikia gaišti laiko apibendrinant kitų žmonių atsakymus ar kopijuojant ir įklijuojant el. Laiškų fragmentus, kad jūsų atsakymai būtų prasmingi. Pateikdami įdėtinius atsakymus, viskas yra, į ką bet kada gali sugrįžti.

Jei kalbate apie kelis žmones, atskirti, kas ką pasakė, o kam atsakyti - lengva (jei tinkamai padaryta).

Tinkamas atsakymas

Kai dauguma žmonių atsakinėja intarpais, jie tiesiog rašo savo atsakymus šalia teksto, į kurį nori atsakyti, ir paryškina arba paryškina.

Tai toli gražu nėra idealu. Kai tik kas nors atidaro el. Laišką paprastu tekstu, jie negali matyti šio formato. Ir kai gijoje yra daugiau nei pora žmonių, viskas gali greitai sugesti.

Taigi, čia yra trumpas vadovas tinkamai tiesioginį atsakymą, kuris yra keičiamas, ir bus kuo mažiau painiavos.

1. Nepasikliaukite formatavimu

Kaip minėta, kai kuriais atvejais gavėjas gali nematyti formato, kurį įtraukėte el. Laiške (pvz., Jie gali pasirinkti paprastesnį tekstą). Jei kas nors yra aklas spalvos, gali būti sunku sekti siūlus, kuriuose yra kelių spalvų.

Visais būdais naudokite formatavimą, kad nuskaitydami el. Laišką būtų lengviau rasti atsakymus. Bet nepasikliaukite vien tik ant jo.

2. Pratarmė atsako su jūsų vardu

Užuot pasikliavę formatavimu, įprato įprasti visus savo atsakymus savo vardu ir, jei jums reikia ypač tvarkingai, data. Paprašykite visų gavėjų padaryti tą patį.

Šiuo metu „Gmail“ nėra kito pasirinkimo, kaip įvesti savo vardą rankiniu būdu. Tas pats pasakytina ir apie visados ​​„Apple Mail“ programa.

Tačiau jei naudojate „Outlook“, yra funkcija, leidžianti automatiškai įvesti atsakymus savo vardu. Norėdami tai padaryti, eikite į Failas> Parinktys> Paštas. Tada eik į Atsakymai ir pirmyn, Patikrink Įžangos komentarai su Įveskite savo vardą į teksto lauką. Kai atsakysite el. Laiško tekste, jūsų vardas automatiškai pasirodys skliaustuose.

„Mailbird“ taip pat turi šią parinktį pagal nutylėjimą.

3. Naudokite „Line Breaks“

Kai paliekate intarpą, jis turėtų būti naujoje eilutėje, o ne įterptas sakinio viduryje ar pastraipos pabaigoje.

Dėl to kitiems žmonėms yra daug lengviau atsakyti į jūsų komentarus ir žymiai supaprastėja kiekviename taške vykstančio pokalbio nuskaitymas.

4. Įtrauka daugiapakopiai atsakymai

Kai viename el. Laiške adresuojami keli taškai, viename pranešime bus pateikiamos kelios gijos.

Jei norite, kad jie būtų organizuoti, turėtumėte įtraukti srieginius atsakymus, kad būtų akivaizdu, kurie komentarai yra susiję su kiekvienu punktu. Aš asmeniškai manau, kad naudojant kampinius skliaustus (>), čia yra intuityviausi simboliai, nes kulkos taškai gali būti nerodomi paprasto teksto el. Laiškuose.

Tai sutaupys daug pastangų bandant išsiaiškinti, į kurią pokalbio dalį reikia atkreipti dėmesį.

5. Paskutinė priemonė: naudokite geresnį įrankį

Niekas nemano, kad tiesioginiai atsakymai yra puikus sprendimas. Bet jei neturite kito pasirinkimo, nei naudoti el. Paštą, skirkite laiko rašyti efektyvius ir efektyvius el. laiškus Kaip parašyti tobulą profesionalų el. Laišką (paremtą duomenimis)El. Paštas išlieka pagrindine komunikacijos forma versle. Norėdami pasiekti sėkmės toje aplinkoje, turėtumėte išmokti sudaryti veiksmingus profesionalius el. Laiškus. Mes parodome jums 9 paprastus triukus, kurie pasiteisino. Skaityti daugiau . Remiantis aukščiau pateiktomis priežastimis, geriausias būdas palaikyti projektų pažangą yra tiesioginis atsakymas. Tai taip pat padeda kiekvienam neatsilikti nuo kelių pokalbių per el. Pašto gijas, nereikia gaišti laiko ieškant ilgų ankstesnių el. Laiškų sąrašų.

Jei pastebite, kad netiesiniai atsakymai tampa per daug sudėtingi arba jei jūsų kolegos negali įprasti į tinklą atsakyti tinkamai, vis dėlto gali tekti ieškoti kito įrankio.

Tokios komunikacijos priemonės kaip Lėtai, Jammerisir Apsikabinkite palengvinti sudėtingą komandos bendravimą. Užuot tęsęs kovą su el. Paštu, gali būti laikas išbandyti vieną iš jų.

Perduok žinią

Kai priimsite šias paprastas „inline“ atsakymo taisykles, daugelis gavėjų įvertins, kaip tai efektyvu el. pašto elgesys 5 įrankiai, galintys padėti rašyti geresnius el. LaiškusVisi vis dar bando išspręsti el. Pašto problemą. Taigi, pakalbėkime ir apie pagrindinį įprotį iš visų - meną rašyti geresnius el. Laiškus. Pasitelkę keletą šaunių įrankių. Skaityti daugiau yra ir pradėkite mėgdžioti savo požiūrį natūraliai.

Jei jie natūraliai nekopijuoja jūsų apgalvoto el. Pašto etiketo, pritraukite juos. Nusiųskite jiems šį straipsnį. Apibūdinkite, kaip norite, kad jie atsakytų, ir paaiškinkite, kad tai padės sutaupyti daugybę nesuprastų pranešimų, eikvoti laiką ir prarasti kontekstą.

Tikrai nėra jokios neigiamos pusės.

Ar manote, kad šios taisyklės padės jums išlikti sudėtingų el. Pašto gijų viršūnėje? Ar yra kokių nors kitų atsakymų patarimų, kurie, jūsų manymu, būtų naudingi?

Vaizdo kreditas: sangoiri /Depositphotos