5 svarbiausi įrankiai, reikalingi produktyvesniam virtualiam biurui

Skelbimas

Virtuali įstaiga yra mobilioji įstaiga, esanti jūsų kompiuteryje arba „Cloud“. Jei darbas nesusieja jūsų su konkrečia vieta, galite nustatyti savo įrankius dirbti iš bet kurios pasaulio vietos. Vis daugiau ir daugiau žmonių nuotolinis darbas tampa realia ir sudėtinga alternatyva kelionei į darbą tradiciniame biure.

Nors tai suteikia neįtikėtinai daug laisvės, dirbant praktiškai ir galbūt kelyje, taip pat reikalinga puiki disciplina ir puikūs organizaciniai įgūdžiai. Aš dirbu ir keliauju daugiau nei metus, todėl galiu papasakoti ką nors ar du apie darbą „virtualiame biure“.

Bendravimas el. Paštu

Efektyvus bendravimas yra raktas į produktyvumą. El. Paštas išlieka pagrindiniu virtualiojo biuro įrankiu profesionaliam bendravimui ir neatrodo, kad jis bus pakeistas bet kada. Jūsų el. Pašto klientas turėtų būti nustatytas taip, kad jis automatiškai filtruotų jūsų el. Paštą. Tai turėtų padėti jums lengvai žymėti ir rūšiuoti laiškus, ir jūs turėtumėte turėti galimybę prieiti prie savo pašto internete, jei kas nors nutiktų jūsų kompiuteris.

Man „Google Mail“ kai kurie tinkinti nustatymai ir kelios įgalintos „Google Labs“ funkcijos atitinka visus šiuos reikalavimus. Mes parašėme daugybę straipsnių apie „GMail“ svetainėje „MakeUseOf“.

Taip pat rekomenduoju perskaityti šiuos straipsnius:

• • Kaip „Gmail“ paversti daugiafunkciniu kompiuteriu (1 dalis) Kaip „Gmail“ paversti daugiafunkciniu kompiuteriu (1 dalis) Skaityti daugiau

• 3 dalykai, kuriuos „Gmail“ vartotojai nustatė savo sąskaitose 3 dalykai, kuriuos „Gmail“ vartotojai nustatė savo sąskaitose Skaityti daugiau

Organizavimas ir planavimas

Joks virtualus biuras nėra baigtas, jei nėra kalendoriaus, kuris primintų apie terminus, įvykius ir susitikimus. Aš naudoju savo sklandų integravimąsi su „GMail“ „Google“ kalendorius.

Šie straipsniai paaiškina, kaip galite išnaudoti visas galimybes „Google“ kalendorius:

• 10 nuostabių „Google“ kalendoriaus funkcijų, kurias turėtumėte išbandyti 10 nuostabių „Google“ kalendoriaus funkcijų, kurias turėtumėte išbandyti Skaityti daugiau
• 5 naudingi „Greasemonkey“ scenarijai, skirti patobulinti „Google“ kalendorių 5 naudingi „Greasemonkey“ scenarijai, skirti patobulinti „Google“ kalendorių Skaityti daugiau

Jei jums reikia daugiau pagalbos nei gali suteikti paprastas kalendorius, apsvarstykite galimybę sukurti savo virtualiojo asistento sistemą. Puikus sprendimas tvarkyti sąskaitas, informaciją apie kelionę ir dar daugiau yra „Pageonce“. Kitas puikus įrankis organizuoti yra Prisimink pieną, sąrašų, užduočių ir priminimų tvarkymo įrankis internete ar kur tik norite, pavyzdžiui, „Gmail“.

• 8 paprasti būdai, kaip valdyti užduotis atsimenant pieną 8 paprasti būdai, kaip valdyti užduotis atsimenant pieną Skaityti daugiau
• 5 protingi naudojimo būdai Prisiminkite pieno sąrašus ir etiketes 5 protingi naudojimo būdai Prisiminkite pieno sąrašus ir etiketes Skaityti daugiau

Tiesioginis bendravimas

Svarbu susisiekti su žmonėmis. Tiesioginis ryšys per MP, balso, telefono ar vaizdo skambučiai taip pat padeda efektyviau perduoti informaciją nei el. Paštu. Bet kuriuo atveju turėsite tiesiogiai bendrauti su kolegomis ar klientais.

„Skype“ apima visą tiesioginio ryšio pralaidumą. Galite naudoti jį momentiniams pranešimams, balso ar vaizdo pokalbiams ir skambinti telefono numeriu.

Peržiūrėkite šiuos straipsnius, kur rasite patarimų „Skype“ :

• 5 paprasti būdai, kaip pašalinti „Skype“ (ar kitas VoIP paslaugas) žemą garso kokybę 5 paprasti būdai, kaip „Skype“ nustatyti žemą garso kokybę Skaityti daugiau
• Kaip pašalinti triktis, kai „Skype“ nėra vaizdo įrašo [Windows] „Skype“ vaizdo įrašas neveikia? Kaip išbandyti savo fotoaparatą ir pašalinti gedimusTai nelinksma, kai „Skype“ vaizdo įrašas neveikia. Naudokite šį kontrolinį sąrašą norėdami išspręsti įprastas „Skype“ vaizdo įrašo srauto problemas. Skaityti daugiau
• Kaip naudotis „Skype“ skambučiams įrašyti ar pokalbiams vykdyti su „HotRecorder“ („Windows“) Kaip naudoti „Skype“ skambučiams įrašyti ar pokalbiams atlikti naudojant „HotRecorder“ („Windows“) Skaityti daugiau

Kaip alternatyvą „Skype“ taip pat galite apsvarstyti Google kalba arba ooVoo.

Internetinis failų saugojimas ir dalijimasis

Jei jūsų biuras yra ne tik virtualus, bet ir „The Cloud“, jums reikia patikimo internetinio failų saugojimo įrankio. Jums taip pat gali prireikti įrankio, skirto keistis dokumentais ar bendradarbiauti su jais. „Dropbox“ gali padaryti visa tai ir dar daugiau.

Pažiūrėkite, ką mes jums rekomenduojame daryti „Dropbox“:

• 2 įrankiai, kad failų bendrinimas naudojant „Dropbox“ būtų greitesnis ir lengvesnis 2 įrankiai, kad failų bendrinimas naudojant „Dropbox“ būtų greitesnis ir lengvesnisVienas iš failų mainų žaidimo žaidėjų yra „Dropbox“. Ši populiari failų atsarginių kopijų kūrimo ir sinchronizavimo paslauga leidžia vartotojams lengvai dalytis failais per „Viešą aplanką“. Naudodamiesi šia funkcija, bendrai naudoti failus ... Skaityti daugiau
• Dar 3 būdai, kaip valdyti „Dropbox“ failus, apie kuriuos galbūt nežinote Dar 3 būdai, kaip valdyti „Dropbox“ failus, apie kuriuos galbūt nežinoteMūsų mėgstamiausia visų laikų failų mainų paslauga „Dropbox“ dosniai teikia iki 2 koncertų bylos vietą nemokamai. Daugeliui vartotojų to gali pakakti, bet dabar, kai „Dropbox“ tampa centrine debesies sinchronizacija ... Skaityti daugiau
• Kaip atkurti prarastus failus Kaip atkurti prarastus failusKas nutiks, jei netyčia ištrinsite failą „Dropbox“? Ar ji nebebus visam laikui, kai sinchronizuosite pakeitimus? Taip, failas išnyks, bet dar nebus visiškai išnykęs. Taip yra ... Skaityti daugiau
• Kaip sukurti tiesiogines nuorodas į „Dropbox“ turinį ir automatizuoti procesą Kaip sukurti tiesiogines nuorodas į „Dropbox“ turinį ir automatizuoti procesąVienas iš geriausių „Dropbox“ naudojimo būdų yra dalijimasis failais. Savo „Dropbox“ paskyroje galite naudoti savo viešą aplanką failams bendrinti su kitais. Šiame straipsnyje aš jums parodysiu greitai ir ... Skaityti daugiau
• Kaip užšifruoti „Dropbox“ duomenis naudojant ENCFS [Linux] Kaip užšifruoti „Dropbox“ duomenis naudojant ENCFS [Linux]„Dropbox“ yra vienas iš geriausių internetinių failų sinchronizavimo įrankių. Tačiau jei pastaruoju metu ieškojote technikos naujienų, pamatysite, kad „Dropbox“ jau vėluoja su kai kuriomis privatumo problemomis. Todėl užšifruoti ... Skaityti daugiau

Aparatūra

Galiausiai norėčiau trumpai paminėti aparatinę įrangą, kuri bus naudinga. Akivaizdu, kad jums reikia kompiuterio ir galbūt mobiliojo telefono. Įrenginio pasirinkimas daugiausia priklausys nuo asmeninių pageidavimų, o gal visiškai pasitikėsite viešaisiais kompiuteriais. Bet kokiu atveju turėtumėte apsvarstyti du priedų priedus:

• Atsarginė kopija ir failų perkėlimas
  Norėdami gauti duomenų, kurių negalite arba nenorite saugoti internete, gaukite SD kortelę arba USB atmintinę su pakankama atminties talpa. Šiuose įrenginiuose taip pat galite įdiegti programas mobiliesiems, jei pasitikėsite viešaisiais kompiuteriais.
• Ausinės ir (arba) laisvų rankų įranga
  Kai dirbate užimtoje ir triukšmingoje viešoje vietoje, geros ausinės gali būti kritinės jūsų dėmesio ir sveiko proto kritinės reikšmės. Kai retkarčiais jums reikia skambinti per kompiuterį, būtinai įsigykite daugiafunkcines ausines, kurios taip pat yra dvigubos.

Išvada

Virtualus biuras yra labai individualus kompiuterio aparatūros, darbalaukio programinės įrangos ir internetinių paslaugų sąranka. Kaip ir tradiciniame biure, jūsų pasirinktos virtualios biuro priemonės labai priklauso nuo jūsų asmeninių reikalavimų ir pageidavimų. Organizacija gali būti paprasta ir veiksminga, tačiau niekada nepamirškite apsaugoti savo duomenų ir kurti atsargines atsargines kopijas.

Kokias programas ir aparatūrą naudojate savo virtualiame biure?

Vaizdo kreditai: EDHARAS