„Microsoft Office 2010“: svarbiausi patarimai ir gudrybės

Skelbimas

Sužinokite, kaip maksimaliai išnaudoti naujausią „Microsoft Office“ su naujausiu nemokamu „Office 2010“ vadovu. Tai apima daugybę patobulinimų, palyginti su „Office 2007“. Kaip ir visuose „Office“ leidimuose, eiliniam vartotojui šie patobulinimai nėra akivaizdūs.

Įveskite „Office 2010“: svarbiausi patarimai ir gudrybės. Šiame vadove, kurio autorius yra Matas Smithas, nurodomos visos geriausios naujausios „Microsoft“ naujausio „Office“ programų paketo savybės ir visos jos paaiškinamos viename patogiame vadove. Daugelyje programų nėra sunku rasti kiekvieną funkciją, bet „Microsoft Office“2010 m. Yra tokia plati, kad net vartotojai veteranai dažnai suvokia, kad nėra patyrę net pusės programinės įrangos teikiamų galimybių srityje.

Čia yra dar daug ko išmokti, todėl patikrinkite!

Turinys

§1. Įvadas

§2 - Tyrimas užkulisiuose

3 dalis - žodis!

§4 - „Excel“

§5 - „Power Up Powerpoint“

§6 - „Outlook“ žiūrėjimas

§7? -? Išvada

1. Įvadas

1.1 Sveiki apsilankę „Office 2010“

Yra keletas asmeninių kompiuterių programinės įrangos pavadinimų, žymių daugiau nei „Microsoft Office“. Pats žodis yra bendrinis, tačiau „Microsoft“ produktyvumo paketo populiarumas padarė jį iškart atpažįstamą kompiuterių kontekste. Tai peržengia geekdomumo ribas ir tampa kasdienių kabinų karių, kurie nuolat naudoja programinę įrangą viskam, pradedant el. Pašto kompozicijomis ir baigiant įmonių pristatymais, leksika.

Paskutinė „Microsoft“ „Office“ versija „Office 2007“ buvo didelis dalykas. Tai buvo beveik toks pat kapitalinis remontas, kaip „Windows Vista“, palyginti su „Windows XP“. Nors „Office 2007“ yra daugybė naikintojų - bet kokie svarbūs populiarios ir įsitvirtinusios programos pakeitimai gali sukelti tam tikrų kančių - peržiūra dažniausiai buvo sėkminga. „Microsoft“ įdiegė didelę naują vartotojo sąsają, vadinamą juostele, be didelių augančių skausmų.

Palyginimui, „Office 2010“ yra nedidelis atnaujinimas. Tai nereiškia, kad joje nėra naujų funkcijų, iš kurių kai kurios yra nepaprastai naudingos, tačiau sąsaja iš esmės yra ta pati. „Office“ vartotojams, buvusiems iki „Office 2007“, buvo šiek tiek mokymosi kreivės, susijusios su susipažinimu su programine įranga, tačiau visiems, kuriems patogu naudotis „Office 2007“, neturėtų kilti problemų dėl 2010 m.

1.2 Patarimai - gaunamas!

Kadangi „Office 2010“ nesikeičia tiek, kiek „Office 2007“, nėra tiek daug instrukcijų vartotojams, kaip naudotis nauja programine įranga. Nuo 2003 m. Vartotojams vis dar teks susipažinti su juostos sąsaja, tačiau atvirai kalbant, bendriausi patarimai, susiję su 2007 m. versija, jums vis tiek padės (bet konkrečių dalykų, be abejo, turite) pasikeitė).

Vietoj to, „Office 2010“ yra daug patobulinimų. Šis vadovas bus skirtas mokyti vartotojus, atvykstančius į „Office 2010“, kaip maksimaliai išnaudoti programą ir naudoti visas siūlomas funkcijas. Daugelyje programų nėra sunku rasti kiekvieną funkciją, tačiau „Office 2010“ yra tokia plati, kad net vartotojams veteranams dažnai paaiškės, kad jie nėra ekspertai net pusės programinės įrangos galimybių srityje pasiūlymai.

Čia rasti patarimai turėtų būti naudingi daugumai žmonių, kurie reguliariai naudojasi „Office 2010“. Mano tikslas nebuvo ieškoti neaiškių įsilaužimų, o pateikti naudingą informaciją, kuri nėra plačiai žinoma. Tikimės, kad tai padarys jus produktyvesnius ar bent suteiks įrankių, reikalingų jūsų darbui atlikti greičiau ir mažiau streso.

1.3 atgalinis suderinamumas

Šiame vadove pateikiami patarimai yra susiję tik su „Office 2010“ perspektyva. Tai nereiškia, kad kai kurie iš jų nebus iš dalies ar visiškai pritaikyti „Office 2007“, tačiau daugelis patarimų yra skirti naujoms funkcijoms, pridėtoms „Microsoft Office“2010.

„Mac“ gerbėjai, kurie naudojasi „Microsoft Office for Mac 2008“, kuri tikriausiai apima daugumą žmonių, skaitančių tai „Apple“ kompiuteryje, šiame vadove rasite labai mažai informacijos. „Microsoft Office for Mac 2008“ net nenaudojo juostos sąsajos, todėl yra daug skirtumų. Panašias funkcijas greičiausiai rasite neseniai išleistame „Microsoft Office for Mac 2011“; tačiau spartieji klavišai ir meniu išdėstymai daugelyje situacijų gali skirtis.

2. Tyrinėti užkulisius

Didžiausias „Office 2010“ sąsajos pakeitimas yra „Backstage“ įdiegimas. „Dingo“ yra „Failo“ meniu, o „Office 2007“ mygtukas - „Office 2007“. Dabar rasite skirtuką Failas. Spustelėję jį, nebe atidarysite meniu, o atidarysite visiškai naują sąsajos dalį.

Nepaisant naujojo sąsajos elemento, dauguma užkulisių užduočių yra visiškai kasdieniškos. Galite atidaryti, išsaugoti ir spausdinti failus, tyrinėti naujausius dokumentus ir atidaryti naujus dokumentus. Žiovauti!

Tačiau yra keletas įdomių funkcijų, kurias galima rasti gilinantis į užkulisius. Jums tiesiog reikia eiti jų ieškoti.

2.1 Juostelės pritaikymas

„Microsoft Office“ kaspinas niekur nekeliauja - bent jau tol, kol „Microsoft“ nenuspręs vėl atnaujinti „Office“, o tai greičiausiai neįvyks iki šio dešimtmečio pabaigos.

Negalvokite, kad tai, kas jums pristatoma pirmą kartą atidarius „Microsoft Office“, yra akmenyje. Galima apgauti „Office 2010“ sąsają keliais būdais, nors tai dar nėra akivaizdu, kai naudojate programinę įrangą. Norėdami pakeisti sąsają, turite eiti į užkulisius ir atidaryti meniu Parinktys, tada pereikite žemyn link Tinkinti juostelę.

Juostos sąsaja pagal nutylėjimą yra gana užimta. Tačiau tai iš tikrųjų neatspindi daugumos galimų komandų, galimų bet kurioje konkrečioje „Office“ programinės įrangos dalyje. Visas juostos sąsajos tikslas buvo sumažinti netvarką, o tai reiškė atsikratyti gilių meniu medžių ir atsikratyti komandų mygtukų funkcijoms, kurios buvo retai naudojamos.

Žinoma, retai naudojamas nėra tas pats, kuris niekada nenaudotas. Tos komandos vis dar yra, ir jas galite rasti Komandose, o ne skydelyje Juostelės.

Tarkime, kad norėjau greitai pasiekti meniu Borders and Shading ir noriu pridėti šį mygtuką skirtuke Insert. Negaliu pridėti komandų į jokią numatytąją grupę, todėl norėdamas tai padaryti, turiu pažymėti skirtuką Įterpti ir spustelėti Nauja grupė. Sukūręs pasirinktinę grupę, tada galiu paryškinti tą grupę ir perduoti komandą „Borders and Shading“. Presto! Dabar „Įterpti“ skirtuką pasirodys „Borders and Shading“.

Tai tik pradžia. Taip pat galite sukurti naujus skirtukus, taigi, jei norėtumėte, galėtumėte sukurti visą skirtuką, kuriame būtų pasirinktinės grupės su pasirinktinėmis komandomis. Nors man nepakanka sąsajos narkomano, kad norėčiau tai padaryti, įrankiai jums yra prieinami, jei norite tai padaryti.

2.2 Bendradarbiavimas užkulisiuose

Ankstesnėse „Office“ versijose rasta komanda Įrašyti dabar pakeista į užkulisių skyrių, vadinamą Įrašyti ir siųsti. Žinoma, galite tai naudoti norėdami išsaugoti dokumentus. Tačiau čia taip pat naudojamos daugybė „Office“ bendradarbiavimo funkcijų.

Yra keletas būdų, kaip dalintis dokumentais (be el. Pašto, aišku). Pasirinkę Išsaugoti žiniatinklyje, dokumentai bus išsaugoti „Windows Live Skydrive“ paskyroje. Tai nemokama sąskaita, kuria galima saugoti dokumentus ir dalintis jais su kitais. „Skydrive“ naudoja internetinę sąsają ir ją gali pasiekti skydrive.live.com.

Iš „Skydrive“ galite dalintis dokumentais su draugais, šeima ir bendradarbiais, siųsdami nuorodą arba pridėdami juos prie failų leidimų (per jų el. Pašto adresą). Jei duosite leidimą, kiti gali taisyti šiuos dokumentus, sukurdami tikrai bendradarbiaujantį „Microsoft Office“ dokumentą, jo nereikia „Sharepoint“ serveris - nors „Sharepoint“ vis dar yra „Office“ ekosistemos dalis ir iš tikrųjų jį galima pasiekti tiesiai po „Išsaugoti“ Žiniatinklis.

2.3 Pataisykite tuos, kurie erzina failų blokus

Tai liūdna, bet tiesa: saugumo patobulinimai eina ranka ir ranka. Pridėjus daugiau kenkėjiškų programų kliūčių, vartotojams, deja, atsiranda daugiau kliūčių. Būčiau visiškai patenkintas neveikdamas užkardos ir antivirusinėmis programomis, jei kenkėjiškų programų neegzistuotų. Bet taip yra, todėl turiu pridėti tuos papildomus programinės įrangos elementus į savo sistemą.

„Office 2010“ turi savo saugumo patobulinimus ir atitinkamus susierzinimus, iš kurių didžiausias turi būti failų pasitikėjimas. Daugybė senesnių „Microsoft“ failų tipų per metus buvo išpjaustyti įsilaužėlių ir buvo rasta saugumo trūkumų. Kenkėjiška programinė įranga, tokia kaip makro virusai 7 kompiuterinių virusų tipai, kuriuos reikia saugoti, ir tai, ką jie daroDaugybė kompiuterinių virusų rūšių gali pavogti ar sunaikinti jūsų duomenis. Čia yra keli labiausiai paplitę virusai ir tai, ką jie daro. Skaityti daugiau , kuriose „Excel“ skaičiuoklės makrokomandose yra paslėpti, atrodyti teisėti „Office“ dokumentai, kaip sklaidos priemonė.

Pagal numatytuosius nustatymus „Office 2010“ blokuoja tam tikrų tipų dokumentus. Jie bus atidaryti, bet tik saugomame rodinyje, vadinasi, jų negalima redaguoti. Norėdami pakeisti šį elgesį, galite atidaryti parinktis srityje „Užkulisiai“, tada eikite į „Pasitikėjimo centrą“ ir atidarykite „Pasitikėjimo centro parinktis“. Galiausiai atidarykite „File Block“ nustatymus. Rasite daugybę failų tipų ir žymimųjų laukelių, kuriuos galite pasirinkti, kad įgalintumėte ar išjungtumėte failų tvarkymą apsaugotame rodinyje.

Būdami ten, taip pat galbūt norėsite peržiūrėti meniu Apsaugotas vaizdas, kuris nustato, kaip apsaugotas vaizdas tvarko tam tikros kilmės failus, pavyzdžiui, atsisiunčiamus iš interneto. Tiesiog atminkite, kad nors išjungti apsaugotą rodinį gali būti patogiau, jis gali jus atverti tam tikroms kenkėjiškų programų grėsmėms. „Microsoft“ neįdėjo šios funkcijos į „Office“, nes jos programuotojai turėjo per daug laiko ant rankų!

3. Žodis!

„Microsoft Word“ yra neabejotinai viena iš labiausiai naudojamų programinės įrangos dalių planetoje. Tai yra įprastas žodžių procesorius įmonėms, mokykloms, vyriausybėms ir daugumai namų vartotojų. Nemanytumėte, kad tekstų apdorojimo priemonė gali būti sudėtinga, tačiau iš tikrųjų yra daugybė būdų manipuliuoti dokumentu, o „Word“ išaugo metų iš gana paprasto įrankio į visapusišką programą, kuri gali būti naudojama kuriant madingą medžiagą, tokią kaip .PDF vadovas, kurį teisingai skaitote dabar.

Aš maniau, kad pradėjau rašyti šį vadovą, žinodamas viską, kas yra „Word“, bet, kaip paaiškėja, klydau. Aš dažniausiai naudoju „Word“ rašymui, tačiau programinės įrangos yra daugiau.

3.1 Pakartotinių užduočių atlikimas greičiau

„Word“ dokumentai ne visada yra unikalūs - iš tikrųjų aš tikiuosi, kad didžioji turinio dalis, sukurta naudojant „Word“, tam tikru būdu yra turinio, kuris jau buvo sukurtas anksčiau, pakartojimas. Tai gali pasirodyti keista, bet pagalvok apie tai. Įmonės nuolat naudoja „Word“, o įmonės pateikia daugybę dokumentų, kuriuose pateikiama pasikartojanti informacija, pavyzdžiui, įmonės adresas, darbuotojų vardai ir pan.

Jei esate tokioje situacijoje, galite palengvinti gyvenimą sukurdami greitąją dalį. Pasirinkite tekstą ar turinį, kurį planuojate dažnai naudoti, tada eikite į skirtuką Įterpti. Suraskite mygtuką Greitos dalys ir spustelėkite jį, kad iškviestumėte išskleidžiamąjį meniu.

Dabar spustelėkite „Išsaugoti pasirinkimą greitojo dalių galerijoje“. Atsidarys langas, raginantis įvesti greitosios dalies pavadinimą. Galbūt norėsite sukurti naują kategoriją, jei ketinate turėti daug skirtingų greitųjų dalių, tačiau neturėtumėte daug priežasčių keisti kategorijas Išsaugoti ir Parinktys.

Dabar, kai sukūrėte greitąją dalį, galite ją įvesti spustelėdami mygtuką Greitos dalys ir išsirinkdami iš išskleidžiamojo meniu. Tai darydami naudodami bendrą informaciją, pvz., Įmonės adresą, galite sutaupyti daug laiko ir pastangų.

3.2 Mokymasis naudoti statybinius blokus - tęsinys

Jūsų sukurta greitoji dalis yra didesnės kategorijos „Microsoft Word“ įrankių, vadinamų statybiniais blokais, dalis. „Statybinis blokas“ yra bet kokio tipo išsaugotas turinys, kuris yra ne dokumentas, o dokumento dalis. Jis išsaugomas ne šiaip sau, o „Word“ sąsajoje. Išsaugoję galite dar kartą kreiptis į tą bloką. Tokiu būdu galite naudoti labai sudėtingus dizaino elementus daugelyje dokumentų, neišleisdami amžiaus bandydami juos teisingai suformatuoti.

Mes jau kalbėjome apie tai, kaip sudaryti greitąją dalį, kuri yra vieno tipo blokas, tačiau tai nėra vienintelis tipas. Antraštėms ir poraštėms galite pritaikyti „Statybinius blokus“, po kurių juos galima pasirinkti ir automatiškai pridėti prie vieno ar visų dokumento puslapių.

Pvz., Tarkime, kad noriu sukurti antraštę savo verslui. Aš rašau taip.

Visiems jūsų dokumentuose yra nindzių - aš nesakiau, kad tai yra GERA antraštė. Žinoma, tai tik antraštė, skirta tikslams!

Kaip „Acme Services“ reklamos vadovas, noriu išsaugoti šią antraštę, kad galėčiau ja naudotis ateityje. Tai nėra problema. Aš tiesiog pasirenku, spustelėkite mygtuką Antraštė, esantį skirtuke Įterpti, kad iškviestumėte išskleidžiamąjį meniu, tada spustelėkite Įrašyti pasirinkimą į antraštės galeriją. Kaip ir naudojant ankstesniame pavyzdyje padarytą greitąją dalį, dabar mano tinkinta antraštė pasirodo kaskart spustelėjus mygtuką Antraštė.

Jei manote, kad pasirinktinės poraštės kūrimo procesas yra tas pats, paglostykite save ant nugaros. Tai tikrai yra! Taip pat skirtuke „Įterpti“ yra dar du mygtukai, užtikrinantys tą pačią funkciją; mygtuką Lygybė ir Viršelio puslapis.

Žinoma, susipažinus su statybiniais blokais ir pradėjus juos dažniau naudoti, gali prireikti perorganizuoti, ištrinti ar pakeisti kai kuriuos turimus statybinius blokus. „Building Blocks Organizer“ galite pasiekti spustelėję „Greitos dalys“ ir tada pasirinkę „Statybinių blokų tvarkyklė“ meniu. Arba, jei norite, galite naudoti instrukcijas, pateiktas 2 skyriaus skyriuje „Juostelės pritaikymas“, jei norite pridėti „Building Blocks Organizer“ kaip mygtuką į skirtuką Įterpti.

Pats organizatorius yra nepaprastai paprastas, todėl greitai paaiškinsiu. Organizatoriaus langą sudaro statybinių blokų sąrašas kairėje ir peržiūros sritis dešinėje. Mygtukas Redaguoti ypatybes atvers meniu, kurį naudojote pridėdami statybinį bloką, kad galėtumėte pakeisti kategoriją ir pan. Kaip ir galima tikėtis, mygtukas Įterpti pateikia dokumentą statybinį bloką, o mygtukas Trinti pašalina statybinį bloką iš jūsų akiračio!

3.3 Mėgaukitės patobulinta „Word“ dokumentų paieška

Dokumentų paieška „DocJax“: dokumentų paieškos sistema su „Inline Viewer“ Skaityti daugiau visada buvo „Office“ dalis, tačiau ja naudotis nebuvo lengva. Anksčiau tai buvo jos pačios meniu, kuris atsidarė ir paprašė, kad įvesite tai, ko ieškote. Tada jūs iš esmės peržiūrėtumėte dokumentą, vieną žodžio ar frazės egzempliorių vienu metu. Tai veikė, bet buvo lėtas ir painus.

„Microsoft“ patobulino „Office 2010“ ir modeliavo paieškos funkciją, kad ji labiau atitiktų internetinę paieškos programą. Tai reiškia kontekstą. Kai atidarote paiešką (spartusis klavišas vis dar yra „Ctrl-F“), šoninė juosta išplečiama ekrano kairėje ir galite įvesti tai, ko ieškote. Tačiau dabar jums pateikiama trumpa dokumento teksto ištrauka, kurioje pateikiamos aplinkybės to, ką bandote rasti. Kai pamatysite tai, ko ieškojote, galite spustelėti atitinkamą šoninės juostos apžvalgą, kad patektumėte tiesiai ten.

Ši naujoji paieškos funkcija yra daug greitesnė, nei buvo siūloma anksčiau, tačiau vis tiek galite patekti į senesnį meniu spustelėdami rodyklę šalia paieškos padidinamojo stiklo. Čia bus pateiktas išskleidžiamasis meniu, kuriame yra išplėstinė paieška ir paieška bei pakeitimas, abu atidaromi meniu, panašūs į senesnę paieškos funkciją. Be to, naudodamiesi funkcija „Go To“, galite tiesiogiai naršyti į tam tikrą puslapį ar kitą dokumento elementą. Galiausiai galite ieškoti grafikos, lentelių ir lygčių pasirinkdami šias parinktis išskleidžiamajame meniu.

3.4 .Doc ir .Docx suderinamumas

Prieš pereidamas prie „Excel“, norėjau pridėti trumpą pastabą apie skirtumą tarp .doc, senesnio „Microsoft“ dokumento formato ir .docx, naujojo formato. „Microsoft“ perėjo į .docx programoje „Office 2007“, tačiau šis pakeitimas buvo reikšmingas ir vis dar kelia tam tikrų painiavos vartotojams, kai jie yra iš senesnių „Microsoft Office“ versijų.

Naujas .docx formatas dabar yra „Microsoft Word“ standartas. Visos „Microsoft Word“ versijos po „Office 2007“ bus naudojamos šiuo formatu. Tačiau visi ankstesni „Microsoft Word“ variantai negali atidaryti .docx.

Galite tai išspręsti atsisiųsdami „Office“ suderinamumo paketą Kaip atidaryti „Microsoft Word 2007 DOCX“ failusAr jūs kada nors gavote vieną iš tų failų su .docx plėtiniu ir pagalvojote, ką su juo daryti? Jo negalima žiūrėti senesnėse „Word“ versijose, taigi kaip galite atidaryti .docx failą ... Skaityti daugiau . Tačiau prarasite kai kurias aukščiau esančias „Office 2007“ funkcijas. Pavyzdžiui, bibliografijos ir citavimo tekstas paverčiamas standartiniu, statiniu tekstu. Pilnas funkcijų, prarastų atidarant .docx failą senesnėje „Word“ versijoje, sąrašas yra galima gauti iš „Microsoft“.

4. „Excel“

„Excel“ jau daugiau nei du dešimtmečius yra mėgstamiausia organizatorių ir skaičių keitiklių priemonė. Laikui bėgant, „Microsoft“ pridėjo naujų funkcijų, tačiau nei pailsėjo, nei neatsiliko nuo konkurentų. „Microsoft Excel“ vis dar yra svarbiausia; iš tikrųjų yra nedaug konkurentų, kurie yra pajėgūs nuotoliniu būdu.

4.1 Pateikite trumpus duomenis apie „Sparklines“

Viena iš nuostabių naujų funkcijų, pridėtų „Excel 2010“, yra „Sparklines“. Jei esate panašus į mane ir nekreipiate dėmesio į grafikų pavadinimus ir kitą tokią informaciją, jūs galbūt negirdėjote apie „Sparklines“ - bet jūs tikriausiai esate su jais susidūrę laikraštyje ar Interneto svetainė.

„Sparkline“ yra mažas, didelio tankio grafikas, skirtas pateikti sutrumpintą informacijos formą. Skirtingai nuo pilno grafiko, kuris paprastai turi matomą X ir Y ašį, „Sparklines“ yra viena. Jie nepateikia tiek informacijos, kaip įprasta diagrama, bet todėl, kad nėra X ir Y ašių ar kitos lagaminą, „Sparklines“ galite sutalpinti mažose erdvėse, pavyzdžiui, „Microsoft Excel“ skaičiuoklės langelyje - lengvai. Kibirkštys yra greitesnės ir mažesnės nei pilnas grafikas ir dažnai yra tokios pat naudingos.

Yra trys skirtingos „Sparklines“ rūšys; eilutė, stulpelis ir laimėjimas / pralaimėjimas. Pirmieji du greičiausiai bus pažįstami visiems, kurie anksčiau kelis kartus naudojosi diagramomis. Linijų diagrama sudaro kiekvieno duomenų taško grafiką ir, žinoma, nubrėžia linijas tarp jų, o stulpelių diagrama kiekvieną duomenų tašką sudaro tinkamo dydžio stulpelį. Vis dėlto galimybė laimėti / prarasti yra šiek tiek kitokia; ji pateikia informaciją kaip dvejetainį „aukštyn“ arba „žemyn“ langelį.

Sparklines paprasta įterpti. Tik reikia spustelėti atitinkamą „Sparklines“ mygtuką įterpimo skirtuke ir tada pasirinkti duomenis, kuriuos norite pavaizduoti grafike. Visa kita už jus tvarkoma automatiškai. Norėdami spustelėti „Sparkline“ ir pasirinkti „Sparkline“ įrankių skirtuką, galite atlikti kai kuriuos pakeitimus. Pvz., Linijų diagramos pagal nutylėjimą yra lygios, tačiau galite spustelėti žymimąjį laukelį Žymekliai, kad pridėtumėte kvadratinį langelį, vaizduojantį kiekvieną duomenų tašką. Taip pat galite redaguoti grafiko spalvas. Vienas populiarių pavyzdžių yra žalios spalvos naudojimas, kad būtų paryškinti patys teigiami duomenys iš diagramos, ir raudonos spalvos, norint parodyti neigiamus.

4.2 Grupės taupo laiką

„Excel“ skaičiuoklės paprastai būna mažos, tačiau jos gali virsti tikrais monstrais. Asmeninio biudžeto sudarymas atrodo pakankamai paprastas; bet jei galų gale nurodysite viską, ką perkate, tiksliai suderinsite visas savo knygas ir pasidarysite diagramas, norėdami parodyti skolos sumokėjimo normą, visa tai gali nustebinti sudėtingas. Ir tai tik vienas asmuo. Organizacijos gali sudaryti skaičiuokles su dešimtimis ar šimtais puslapių.

Išsklaidytą skaičiuoklę valdyti sunku, tačiau vienas iš būdų sutaupyti laiko yra grupavimas. Grupuodami galite automatiškai atkurti formatavimą viename skaičiuoklės puslapyje visuose kituose puslapiuose. Pvz., Tarkime, kad per metus noriu vykdyti mėnesinį biudžetą. Galėčiau sudaryti skaičiuoklę su dvylika puslapių ir sugrupuoti juos, kad atkurtų formatavimą. Aš turėčiau suformatuoti tik vieną puslapį, kad galėčiau formatuoti kiekvieną mėnesį visiems metams.

Puslapius kaip grupę galite redaguoti dviem būdais. Jei norite redaguoti kiekvieną atidarytą puslapį, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį skirtuką Lapas ir spustelėkite Pasirinkti visus puslapius. Visi puslapio skirtukai turėtų būti paryškinti balta spalva, kad jie būtų kartu redaguoti. Arba galite pasirinkti pažymėtus lapus spustelėdami juos, paspausdami „Ctrl“ klaviatūros mygtuką. Bet kuriuo atveju turėtumėte pamatyti, kad [grupės] tekstas dabar pasirodys lapo pavadinime pavadinimo juostoje.

5. Įjungti „Powerpoint“

„Microsoft Powerpoint“ yra palaima ir prakeikimas biuro darbuotojams visur. Viena vertus, tai puikus būdas sukurti pristatymus, kurie gali būti naudojami kartu su kalba ar susitikime. Kita vertus, tai yra pagrindinis biuro sūrumo ginklas, iš dalies dėl to, kad per daug naudojama pikselių, generinė iliustracija.

Vis dėlto Redmond'o žmonės nėra visiškai girti dėl savo pačios pagalbos mokyklai, ir jie sunkiai dirba, kad „Powerpoint“ būtų modernesnis ir supjaustytas. Štai kodėl didžioji šio skyriaus dalis yra susijusi su „Powerpoint 2010“ funkcijomis, tokiomis kaip vaizdo įrašai ir animacija. Nori pamesti sūrį? Pradėk skaityti!

5.1 Naujas perėjimas skirtukas

„Powerpoint“ animacijos anksčiau buvo gana baisios, tačiau jos tapo sudėtingesnės. Tiesą sakant, jie yra tokia svarbi „Powerpoint 2010“ dalis, kad dabar yra du skirtukai, skirti tik animacijai. Pirmasis, apie kurį kalbėsime, yra perėjimai. „Office 2007“ programoje šios funkcijos buvo sujungtos į animacijų skirtuką, tačiau dabar, kai jos yra atskirtos, kiekviena funkcija pateikiama daugiau informacijos.

„Powerpoint“ perėjimai veikia taip pat, kaip ir vaizdo įrašų rengyklėje, pavyzdžiui, „iMovie“ ar „Windows Live Movie Maker“ Kurkite greitai ir profesionaliai atrodančius vaizdo įrašus naudodami „Windows Movie Maker“ (1 dalis) Skaityti daugiau . Atidarę skirtuką, rasite perėjimų galeriją su daugybe variantų. Taip pat galite koreguoti perėjimų trukmę; garsus (jei tokių yra), naudojamus kartu su perėjimu, ir pritaikykite perėjimus visoms skaidrėms iš karto. Perėjimai parenkami tiesiog juos spustelėjus. Jums nereikia spustelėti Gerai, nustatyti jų ar nieko - spustelėkite vieną kartą, ir viskas.

5.2 Animacijos greitas pritaikymas ir pakartojimas

Skirtukas „Animacijos“ yra šiek tiek gilesnis „Office 2010“ ir, nors šis skirtukas egzistavo „Office 2007“, iš tikrųjų tai yra daugiausia naujo turinio skirtukas. Dabar, kai perėjimai turi savo skirtuką, atskirtą nuo animacijos, yra daug naujų dalykų. Pvz., Animacijos, tokios kaip „Motion Paths“, dabar saugomos galerijoje, ir jas naudoti yra daug lengviau nei anksčiau.

Nepaisant to, geriausios naujos animacijos savybės taip pat yra akivaizdžiai akivaizdžios ir tai nėra nauji animacijos pridėjimo būdai, bet greičiau nauji būdai, kaip jomis manipuliuoti ir lengvai atkartoti. Pažvelkite į animacijos tapytoją kaip vieną iš pavyzdžių. Šis įrankis, esantis animacijos skirtuko galerijos dešinėje, leidžia greitai nukopijuoti animaciją į kelis objektus. Pirmiausia spustelėkite objektą, kuriam buvo suteikta animacija. Tada spustelėkite Animation Painter. Kitas objektas, kurį spustelėsite „Powerpoint“ programoje, bus animuotas. Tada vėl galite spustelėti „Animation Painter“ ir tai padaryti su kitu objektu ir pan. Tokiu būdu galite lengvai pritaikyti animaciją keliems objektams.

Animacijos sritis taip pat yra nepaprastai naudinga. Virš „Animacijos tapytojo“ parinkties esančioje animacijos srityje galite pakeisti, kaip animacija groja jūsų pristatyme. Kai spustelėsite skaidrę su animacija, animacija bus rodoma tokia tvarka, kokia bus rodoma. Galite pertvarkyti juos naudodamiesi vilkimu. Bet jiems visai nereikia žaisti tam, kad jie būtų tvarkingi; jei dešiniuoju pelės mygtuku spustelėsite animaciją Animacijos srityje, galėsite pasirinkti, kad animaciją paleistumėte kartu su animacija, kuri yra prieš ar po. Tikslius laiko pakeitimus galima atlikti nutempiant stačiakampius, kurie randami šalia kiekvienos animacijos teksto. Tai pasikeičia, kai animacija pradedama leisti ir kaip greitai ji atkuriama.

5.3 Animacijos peržiūra naudojant vaizdo įrašą

Gerai, kad animacija yra puiki ir nuobodi. Galite juos naudoti, norėdami pridėti papildomą nuojautą dokumente arba praktiniais tikslais, pavyzdžiui, saugojimui tam tikros informacijos ne ekrane, kol jos nenorite, tada įtraukite ją į malonią animaciją. Tačiau animacija yra ribota; turite naudoti tai, ką jums suteikia „Powerpoint“, arba iš tikrųjų kurti kūrybinius vaizdus. Ar nebūtų paprasčiau tiesiog pridėti vaizdo įrašą?

Anksčiau atsakymas buvo „gerai, ne tikrai“ dėl „Powerpoint“ blogo vaizdo objektų įgyvendinimo. Tačiau 2010 m. Viskas pasikeitė. Dabar galite lengvai įterpti vaizdo įrašus iš vietinių ir internetinių failų ir turite prieigą prie daugybės redagavimo parinkčių.

Pirmiausia - mygtukas Vaizdo įrašas yra dešinėje, skirtuko Įterpti, dešinėje. Galite spustelėti ant jo, kad galėtumėte tiesiogiai pridėti vietinį failą, arba spustelėkite spustelėję rodyklę žemiau, kad gautumėte papildomų parinkčių, pavyzdžiui, pridėtumėte failą iš svetainės.

Pridėję vaizdo įrašą, skaidrėje jis pasirodys su mažu grotuvu šalia mygtuko, su kuriuo galėsite pristabdyti ar paleisti vaizdo įrašą. Pagal numatytuosius nustatymus turėsite spustelėti norėdami paleisti vaizdo įrašą, kai pasirodys skaidrė, bet atsimenate animacijos skiltį? Na, tai atgal ir gali būti naudojamas redaguoti vaizdo įrašų laiką taip, kad jie būtų rodomi skaidrių pradžioje ar šalia kitų objektų.

Rasite daugiau parinkčių, jei dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite vaizdo įrašą, o tada spustelėkite Trinti vaizdo įrašą. Bus atidarytas nedidelis redagavimo meniu, leidžiantis reguliuoti vaizdo įrašo ilgį ir iškirpti nereikalingas dalis. Taip pat galite modifikuoti vaizdo įrašą naudodami parinktį Formatuoti vaizdo įrašą. Tai leidžia reguliuoti ryškumą, apkarpyti vaizdo įrašą ir atlikti kitus pakeitimus.

5.4 Tiesioginis transliavimas

Taigi „Powerpoint 2010“ nebežiūri vaizdo įrašų taip, lyg jie būtų sukurti 1999 m. Puiku, bet galbūt jūs tiesiog palikote galvoti „gerai, atėjo laikas“. Jei taip, nesijaudinkite. Jie žengė dar vieną žingsnį į priekį ir pridėjo nuostabią, gana šiuolaikišką funkciją; transliavimas. Ši funkcija leidžia jums parodyti savo „Powerpoint“ kitiems internete.

Norėdami pasiekti šią naują funkciją, spustelėkite skirtuką Slide Show, tada spustelėkite parinktį Broadcast Slide Show. Atsidarys „PowerPoint Broadcast Service“ langas. Norėdami jį naudoti, jums reikia „Windows Live ID“ - kaip ir kai kurios kitos funkcijos, tokios kaip „SkyDrive“ failo bendrinimas, apie kurį kalbėjome 2 skyriuje. Įvedę „Windows Live ID“, jums bus duota nuoroda. Visi, turintys nuorodą, gali peržiūrėti skaidrių demonstraciją.

Stebina paprasta, ar ne? Jūs netgi galite įdėti nuorodą į savo naršyklę, jei norėtumėte demonstracijos.

6. „Outlook“ žiūrėjimas

Nors „Microsoft“ labai atnaujino „Windows 2007“, viena sritis, kuriai nebuvo suteikta didžioji dalis atnaujinimų, pavyzdžiui, juostos sąsaja, buvo „Microsoft Outlook“. „Outlook“, skirtingai nei jos broliai, išlaikė senamadišką medžio medžio dizainą. Nors ne visi tuo buvo nepatenkinti, tačiau programa liko nejauki.

„Office 2010“ išsprendžia šią problemą ir ją atnaujina, kad ji atitiktų likusį „Office“ programų rinkinį. Dabar jūs naudosite juostos sąsają taip, kaip ir bet kurioje kitoje „Office“ programoje. Tai dar toli gražu ne „Outlook“ versijos pabaiga - yra daugybė naujų funkcijų, kurias verta ištirti.

6.1 Socialiniai susibūrimai

„Microsoft“ dažnai laikoma niūria, senamadiška įmone, todėl tikriausiai todėl „Microsoft“ labai stengiasi pridėti socialinio tinklo funkcijas prie daugumos naujų produktų. „Outlook“ nesiskiria, o 2010 m. Versijoje yra funkcija, vadinama „Social Connector“. „Social Connector“ darbas yra importuoti socialinio tinklo kontaktus į „Outlook“, kad turėtumėte šią informaciją, kai siųsite el. Laiškus.

„Office 2010“ palaiko keturis skirtingus socialinius tinklus - „Facebook“, „LinkedIn“, „MySpace“ ir „Windows Live Messenger“. Ryšys neįdiegtas pagal numatytuosius nustatymus, todėl turite eiti į. Laimei, diegimo programa yra ne didesnė kaip 12 megabaitų, todėl ją reikia greitai atsisiųsti.

Paleidę mėgstamo socialinio tinklo „Social Connector Provider“, eikite į Žmonių skiltį skirtuke Rodymas, tada spustelėkite Paskyros nustatymai. Atsidarys langas, kuriame bus visos jūsų atsisiųstos ir įdiegtos jungtys; Jei nesilankėte aukščiau esančioje svetainėje ir neįdiegėte programinės įrangos, matysite tik parinktį „Mano svetainė“. Spustelėjus žymimąjį laukelį šalia konkretaus socialinio tinklo, atsidarys prisijungimo ekranas.

Kai tai padarysite, po skaitymo skydeliu pasirodys informacija apie kontaktą. Tai gali būti sumažinta pagal numatytuosius nustatymus, todėl spustelėkite el. Laišką, kad atidarytumėte jį skaitymui, ir apačioje raskite mažą kontaktų sąrašą, atskirtą kilnojama balta juosta.

Ši funkcija suteikia informacijos apie bet ką. Žinoma, jei su jais reguliariai kalbate el. Paštu, galbūt norėsite pridėti juos kaip draugą, o tai galite padaryti spustelėję mažą žalią pliuso simbolį.

6.2 Sekite pokalbius

El. Pašto „pokalbio“ idėja yra turbūt vienas reikšmingiausių postūmių per pastaruosius penkerius metus; „Gmail“ vartotojai nežino, kaip be jo veikti. Visiškai prasminga, kad el. Laiškai, kurie yra tos pačios atsakymų grandinės dalis, turėtų būti sujungti, kad visi būtų lengvai matomi iškart, tačiau didžiąją dalį el. Pašto gyvenimo pabaigos, o ne tai, kaip jis veikė.

„Office 2007“ šios funkcijos ypač trūko, ir kadangi „Office“ dažniausiai atnaujinama dideliais šuoliais, o ne mažais pataisomis, „Outlook“ vartotojams jos laukti reikėjo „Office 2010“. Bet dabar jūs jį turite, ir nors funkcija gali būti pavėluota, ji kompensuoja tai, nes yra ypač geras idėjos perdavimas.

Pokalbio funkcija iš tikrųjų nėra įjungta pagal numatytuosius nustatymus, tačiau ją galima lengvai suaktyvinti nuėjus į skirtuką „Peržiūrėti“ ir spustelėjus žymimąjį laukelį šalia Rodyti kaip pokalbius.

Įjungę pokalbius, turite keletą pasirinkimų, kuriuos galite įjungti naudodami mygtuką Pokalbių nustatymai. Vienintelė pasirinkta parinktis pagal numatytuosius nustatymus yra Rodyti pranešimus iš kitų aplankų, o tai tiesiog leidžia pokalbiams apimti kelis aplankus. Kiti pasirinkimai yra šie.

• Rodyti siuntėjus virš objekto: tiesiog apverskite siuntėjo ir temos eilutes, kad subjektas dabar būtų apačioje.

• Visada išplėsti pokalbius: automatiškai konvertuoja pokalbį į išplėstinį rodinį, kuriame spustelėjus jį rodomi visi žmonės, įtraukti į pokalbį.

• Naudoti klasikinį įtrauktą vaizdą: išjungia linksmas pokalbio schemas, kurios turėtų parodyti, kaip skirtingi žmonės ir pranešimai yra susiję vienas su kitu, bet kartais nesugeba būti aiškūs.

6.3 Lengvai raskite el. Laiškus naudodami paiešką

3 skyriuje paliečiau „Word“ naršymo sritį, kuri pakeitė seną „Rasti“ langą. Tačiau „Word“ nėra vienintelė „Office 2010“ programa, gavusi atnaujintą paieškos funkciją; „Outlook“ taip pat ją turi, ir ji yra dar išsamesnė.

Galite pradėti ieškoti įvesdami į nepastebimą teksto laukelį, esantį virš el. Pašto peržiūros. Kaip ir tikėjotės, įvedę žodį ar frazę rezultatų sąrašą susiaurinsite iki rezultatų, kuriuose yra tai, ko ieškote. Tikroji magija randama skirtuke, kuris dabar pasirodo juostelės sąsajoje.

Naudodami skirtuką „Search“ galite drastiškai susiaurinti paiešką. Galima ieškoti tik iš konkretaus kontakto el. Laiškų, tik temos eilutėje, tik el. Laiškuose su priedais, tik tam tikru laikotarpiu siunčiami el. laiškai, tik neskaityti el. laiškai, tik kategorizuoti el. laiškai ir daugiau. Taip pat galite atidaryti naujausias paieškas.

7. Išvada

Šiame vadove rasti patarimai ir gudrybės buvo pasirinkti siekiant padėti padidinti jūsų „Office 2010“ produktyvumą. Norėjau panaikinti techninį „mumbo-jumbo“, pamiršti ypatybes, kurios nėra jaudinančios, ir pereiti tiesiai į tai, kas yra nuostabu ir kas gali iš tiesų sutaupyti jūsų laiko. Ne visi supranta, kad reikia leisti laiką „Office“ paketu, tačiau jei „Office“ naudojatės taip dažnai Kaip aš darau, išmokti tinkinti sąsają ar sudaryti šaunias schemas yra nuostabu - be abejo, negražu būdas.

Vis dėlto net šiame vadove negali būti kiekvieno „Office“ patarimo ar gudrybės. „MakeUseOf“ rašytojų komanda visada ieško įdomių dalykų, susijusių su programine įranga, ir turime nemažą kiekį straipsnių, apimančių įvairius „Office 2010“ ir jo programų rinkinio aspektus. Žemiau pateikiau keletą įdomiausių straipsnių.

• 15 naudingų „Excel“ šablonų projektų valdymui ir stebėjimui 10 galingų „Excel“ projektų valdymo šablonų stebėjimuiGeriausi yra nemokami projektų valdymo šablonai. Gaukite šiuos pagrindinius „Microsoft Excel“ skaičiuoklės šablonus, kad galėtumėte sekti bet kurį projektą. Skaityti daugiau
• Kaip pridėti tiesioginius tinklalapius į „Microsoft PowerPoint“ skaidrę Kaip pridėti tiesioginius tinklalapius į „PowerPoint“ skaidrę Skaityti daugiau
• Kaip sukurti minčių žemėlapį „Microsoft Word“ Kaip sukurti minčių žemėlapį „Microsoft Word“„Microsoft Word“ gali būti ne pirmasis įrankis, kurį pasirenkate minčių žemėlapiams. Tačiau naudodamas šiuos patarimus, „Word“ gali būti veiksmingas proto žemėlapiams kurti. Skaityti daugiau
• Kaip sukurti svetainės antraštės vaizdą naudojant Kaip sukurti svetainės antraštės vaizdą naudojant Skaityti daugiau
• Kaip bendradarbiauti stebint „Microsoft Word“ pakeitimus Kaip bendradarbiauti stebint „Microsoft Word“ pakeitimus Skaityti daugiau
• Kaip harmoningai dirbti su „Google“ dokumentais iš „Microsoft Outlook“ Kaip harmoningai dirbti su „Google“ dokumentais iš „Microsoft Outlook“ Skaityti daugiau
• Kaip naudoti „Drop Caps“, kad jūsų tekstas būtų patobulintas „Microsoft Word“ Kaip naudoti "Drop Caps", kad patobulintumėte savo tekstą "Microsoft Word"Nukritęs dangtelis yra stilistinis bet kurio dokumento priedas. Tai reikalauja dėmesio. Kaip sukurti „Microsoft Word“ dokumento nuleidžiamąjį dangtelį? Pereikime prie paprasto kūrybinio proceso. Skaityti daugiau
• „Microsoft Office 2010“ apžvalga - geriau už „Office 2007“? „Office 2010“ - ar tai geriau už „Office 2007“? Skaityti daugiau
• Populiariausios penkios „Microsoft Word“ šablonų atsisiuntimo svetainės 6 populiariausios „Microsoft Word“ šablonų atsisiuntimo svetainėsNorite greitai sukurti naują dokumentą? Naudokite šabloną! Čia yra keletas puikių svetainių, siūlančių nemokamus „Microsoft Word“ šablonus. Skaityti daugiau
• Naudokite „Microsoft Office“ nemokamai naudodami „Microsoft Web Apps“ Naudokite „Microsoft Office“ nemokamai naudodami „Microsoft Web Apps“ Skaityti daugiau

Vadovas paskelbtas: 2011 m. Birželio mėn