Geriau sutvarkykite „Gmail“ gautuosius naudodami „ActiveInbox“

Skelbimas

Mes kasdien siunčiame ir gauname daugybę el. Laiškų. Daugelis gautų pranešimų yra svarbūs, kuriems reikia papildomų veiksmų ar atsakymų, tačiau dauguma šių el. Laiškų yra automatiniai pranešimai ir atnaujinimai iš mūsų socialinių tinklų ir prenumeratų. Kaip įprasminti visą šią netvarką? Kaip mes nepraleisime to tikrai svarbaus toje netvarkoje?

Yra daugybė būdų, kaip tai padaryti. Pavyzdžiui, galite naudoti suplanuoti priminimai Niekada nepamirškite atsakyti į el. Laišką dar kartą, naudodamiesi suplanuotais priminimais Skaityti daugiau nepamiršti vėl susisiekti su žmogumi. Arba galite suplanuokite el. laiškus ir atidėkite atsakymus „Gmail“ Kaip suplanuoti el. Laiškus ir atidėti atsakymus „Gmail“ naudojant „Boomerang“ (400 kvietimų) Skaityti daugiau arba naudoti „Gmail“ prioritetiniai gautieji „Gmail“ svarbiausi gautieji išsprendžia problemą Skaityti daugiau norint sumažinti netvarką.

Šiame įraše apžvelgiamas vienas toks įrankis, padedantis geriau sutvarkyti „Gmail“ gautuosius (išnaudojant visas „Gmail“ etikečių galimybes).

„ActiveInbox“, oficialiai žinomas kaip „GTDInbox“ ir „GTDGmail“, yra patogus „Gmail“ kompanionas, kuris tinkamai naudoja „Gmail“ etiketes, kad gautieji būtų geriau sutvarkyti.

1 veiksmas: įdiekite ir nustatykite „ActiveInbox“

Pirmas dalykas, kurį jums reikės padaryti, yra įdiegti įrankį. Jis įdiegtas kaip įprastas naršyklės priedas ir gali būti paleistas naudojant „FireFox“ ir „Google Chrome“.

Įdiegę įrankį, turėsite sukurti pirmąsias būsenos etiketes, kurios padės el. Laiškus paversti užduotimis. Būsenos etiketės yra įprastos „Gmail“ etiketės - galite jas pridėti arba pašalinti vėliau, kad atitiktumėte poreikius, kai pradėsite naudoti „ActiveInbox“.

Tai atlikę, kiekvieno el. Laiško viršuje pamatysite šią užduočių juostą:

Žaisti su naujais etikečių tipais

Iš esmės tai, ką daro įrankis, yra esamų etikečių pertvarkymas, kad gautuosius būtų lengviau valdyti. Tai galite pamatyti šiame vaizdo įraše:

Būsenos etiketės

Naudodamiesi įrankiu būsite paraginti pažymėti kiekvieną pranešimą naudojant tris pagrindinius statuso etiketės:

• Veiksmas: Stebėkite svarbius el. Laiškus, kol užduotys bus baigtos;
• Kažkada dieną: Stebėkite el. Laiškus, kurių nežinote, kaip elgtis, tačiau manote, kad jie yra pernelyg svarbūs, kad juos būtų galima ištrinti ar visiškai ignoruoti;
• Laukia toliau: Stebėkite el. Laiškus, į kuriuos planuojate atsakyti artimiausiu metu.

Kai pasirenkate kurią nors iš būsenų, pranešimas tampa stebimas per „ActiveInbox“ šoninę juostą.

Tai yra raktas, norint saugiai ištuštinti gautus laiškus: nurodykite savo el. Pašto adresus, kuriuos galima įgyvendinti, suarchyvuokite juos ir naudokite šoninę juostą, kad galėtumėte juos sekti, kol jie bus baigti.

Dabar galite greitai įkelti pranešimų, kurie, pavyzdžiui, laukia atsakymo, sąrašą ir netgi peržiūrėti juos iškylančiajame ekrane:

Čia taip pat galite pakeisti būsenos etiketę arba archyvuoti el. Laišką taip, kaip padaryta arba praleista.

Projektai ir nuorodos

Nors būsenos etiketėse el. Laiškai skirstomi į užduotis, atsižvelgiant į tai, kokių veiksmų reikia, tačiau projektai yra skirti jūsų žinutėms suskirstyti pagal temas. Esamas etiketes galite paversti projektais arba sukurti naujas:

Nuorodų etiketės yra skirtos tam, kad jūsų pranešimus būtų lengviau vėliau gauti, pvz. R / MeetingNotes, R / sąskaitos faktūros, R / kvitai.

Efektyviau naršykite el. Laiškus

Šis įrankis padeda ne tik tvarkyti gautuosius, bet ir keletą gerų funkcijų, leidžiančių greičiau įsitraukti į kiekvieną konkretų el. Pašto pokalbį:

• Matyti 'ankstesni el'Komponuoti / atsakyti
• Naršykite susijęs el. laiškus pokalbio rodinyje
• Matyti 'Kontaktų istorija„Iššokantysis mygtukas dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite kontaktą
• Peržiūrėkite el. Laiškus gautuosiuose ir paieškos rezultatus dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite

Nuostatos

Geriausia, kai įrankį galite naudoti „kiek tik norite“. „ActiveInbox“ nuostatos, slepiamos po šoninėje juostoje esančia nuoroda „Apie“ ir „Pagalba“, leidžia nustatyti kiekvieną įrankio funkcijų diapazoną:

Patarimai ir gudrybės

Apskritai, šis įrankis labai gerai padeda įprasminti „Gmail“ (arba „Google Apps“) gautuosius. Čia yra keletas naudingų patarimų, kaip išnaudoti visas galimybes (pastaba: daugumą šių funkcijų galite atlikti naudodamiesi „Gmail“ net ir be įrankio, tačiau naudojant „ActiveInbox“ atrodo tik daug smagiau):

• Netikrinkite gautųjų kelis kartus per dieną ir neatsakykite į kiekvieną naują - jis toks neefektyvus. Geriau nustatykite būseną ir projekto etiketes, kad gautuosius būtų galima suskirstyti pagal save.
• Niekada nepamirškite tolesnių veiksmų: leiskite savo el. Laiškams kabėti aplanke „Laukiama“, kol išgirsite.
• Nustatykite „Gmail“ filtrus visiems „paslaugų pranešimų“ el. Laiškams („Facebook“ pranešimams, „Twitter“ naujinimams ir t. T.), Kad jie automatiškai įklijuotų į specialią etiketę ir archyvuotų. Tokiu būdu jūs galite juos skaityti, kai norite, bet jie neuždengia jūsų gautųjų.

Ar manote, kad šis įrankis gali padėti sutvarkyti gautuosius? Prašau pasidalinti savo mintimis!