Kaip automatiškai siųsti mėnesines sąskaitas iš „Google“ skaičiuoklių

Skelbimas

Jei dirbate namuose arba tvarkote savo verslą, ne visada lengva prisiminti, kad laiku išsiųsite sąskaitas faktūras.

Šiame straipsnyje pamatysite, kaip parašyti „Google“ scenarijų (LABAI paprasta, nesijaudinkite).

Mes taip pat parodysime, kaip tą patį padaryti su makrokomanda. Makrokomponentas gali gražiai supakuoti sąskaitą faktūrą ir išsiųsti ją jums bet kokiu el. Pašto adresu (arba adresais).

1 žingsnis: Paruoškite mėnesinę sąskaitą faktūrą

Jei šiuo metu netikrinate sąskaitų faktūrų naudodamiesi „Google“ skaičiuoklėmis, tikrai turėtumėte. Net jei jūs niekada gyvenime nieko neužprogramuoji 10 geriausių pradedančiųjų projektų, skirtų naujiems programuotojamsNorite išmokti programavimo, bet nežinote, nuo ko pradėti? Šie pradedantieji programavimo projektai ir vadovėliai padės jums pradėti. Skaityti daugiau .

„Google“ skaičiuoklės yra saugomos debesyje, kur jūs taip pat turite „Google“ scenarijų galia 3 būtini būdai padidinti savo produktyvumą naudojant „Google“ scenarijusNaudodami „Google Scripts“ galite atlikti bet kokias tikrai įdomias automatikas, ir net nereikia jų kurti nuo nulio. Padidinkite produktyvumą dideliu būdu.

Skaityti daugiau po ranka. Dėl šios priežasties „Google“ skaičiuoklės yra labiau „įjungtos internete“ nei „Excel“.

Visiškai nesvarbu, kaip suformatuosite sąskaitą faktūrą, kad šis sprendimas veiktų. Paimkime keletą dalykų, kuriuos turėtumėte susisteminti prieš pradėdami tvarkyti „Google“ scenarijų.

Tai nėra sudėtinga. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai įsitikinti, kad dabartinio mėnesio lapas visada pavadintas tuo pačiu. Mano atveju aš tai vadinu „sąskaita faktūra“.

Mėnesio 1 d. Sąskaita faktūra išsiunčiama automatiškai. Tada šiek tiek vėliau per pirmąją savaitę aš tiesiog pervadinau jį į tą mėnesį ir metus.

Tada sukurkite iš naujo „Sąskaitos faktūros“ lapą ir vėl pradėkite registruoti einamąjį mėnesį.

2 veiksmas: sukurkite „Google“ scenarijų

Norėdami patekti į „Google Script“ redaktorių iš „Google“ skaičiuoklių, tiesiog spustelėkite Įrankiai meniu. Tada spustelėkite Scenarijaus redaktorius.

Protinga pervadinti projekto pavadinimą į tai, ką prisiminsite vėliau, jei kada nors reikės grįžti prie scenarijų ir pataisyti.

Tada įklijuokite šį scenarijų.

funkcija myFunction () {var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (); var failo vardas = "Dabartinis mėnuo" + ss.getName (); var SendBook = ss.copy (failo vardas); var ToUser = "[email protected]" MailApp.sendEmail ({kam: ToUser, tema: 'Štai mano praėjusio mėnesio sąskaita faktūra!', tekstas: 'Sveiki! Prisegiau šio mėnesio sąskaitą faktūrą. Ačiū už darbą, tikrai vertinu! -Ryan ', priedai: [SendBook.getBlob (). SetName (failo vardas)]}); }

Mes padengėme „sendEmail“ funkcija Kaip siųsti el. Laišką „Google“ lape naudojant „Google“ scenarijusSužinokite, kaip naudoti „Google“ scenarijus, kad automatizuotumėte „Google“ produktyvumo įrankius, tokius kaip Skaičiuoklės ir Dokumentai, ir sutaupytumėte valandų valandas. Skaityti daugiau praeityje, jei jus domino, kaip tai veikia.

Redaguokite dešines scenarijaus dalis taip, kad jis būtų nurodytas teisingu el. Pašto adresu. Įsitikinkite, kad kūne naudojamas teisingas asmens, kuriam jį siunčiate, vardas.

Norėdami patikrinti, ar scenarijus veikia, užpildykite „Naudotojo“ tekstą savo el. Pašto adresu.

Spustelėkite Sutaupyti disko piktogramą meniu, norėdami išsaugoti scenarijų. Kitas spustelėkite žaisti piktograma (atrodo kaip rodyklė dešinėje).

Ji paprašys patvirtinti scenarijaus prieigą prie jūsų kitų „Google“ duomenų (pvz., „Gmail“ ir Skaičiuoklių) prieigos.

Galite gauti įspėjimą, kad scenarijus yra nesaugus. Taip yra tik todėl, kad rašote pasirinktinį scenarijų, kurio „Google“ neperžiūrėjo ir neįgaliojo plačiau naudoti.

Galite nekreipti dėmesio į šį įspėjimą, nes sukūrėte scenarijų ir žinote, kad jis saugus.

Jei jis veikia tinkamai, turėtumėte gauti tokį el. Laišką:

Kaip matote, skaičiuoklė pridedama prie el. Laiško kaip PDF. Dėl to gavėjui tikrai lengva atidaryti ir peržiūrėti, net jei jie nenaudoja „Google“ skaičiuoklių.

Dabar turime tai automatizuoti, kad ji veiktų kiekvieno mėnesio 1 dieną.

3 veiksmas: automatizuokite sąskaitos faktūros scenarijų

Norėdami automatizuoti scenarijų, turite sukurti tai, kas vadinama „aktyvikliu“.

Grįžkite į „Google“ scenarijų, spustelėkite Redaguoti meniu ir pasirinkite Dabartinio projekto aktyvikliai.

Kadangi dar nesukūrėte šio projekto jokių aktyviklių, tai bus tuščia.

Pamatysite mėlyną saitą, kurioje užrašyta „Nėra aktyvuotų trigerių“. Spustelėkite jį.

Pasirinkite Laiko varomas įvykius, nustatykite laikmatį į Mėnesio laikmatis, ir palikite skaičių 1.

Kai spustelėsite Išsaugoti, „Google Scripts“ kiekvieno mėnesio pirmą dieną el. Paštu išsiųs jūsų sąskaitos faktūros PDF formatą.

Tam viskas yra!

Svarbu tik įsitikinti, ar tinkamai atnaujinate sąskaitą faktūrą per mėnesį. Įsitikinkite, kad jis baigtas ir paruoštas eiti pirmąją kito mėnesio dieną.

4 veiksmas: sukurkite makrokomandą

Yra dar vienas neprogramavimo būdas, kurio galite imtis, jei norite atlikti tą patį, kaip ir anksčiau pateiktame scenarijuje: „Google“ skaičiuoklės dabar apima makrokomandų funkciją Kaip automatizuoti pasikartojančias užduotis "Google" lapuose su makrokomandomisMakros pagaliau pasiekiamos „Google“ skaičiuoklių vartotojams. Jums nereikia jokių žinių apie kodavimą, kad automatizuotumėte pasikartojančias užduotis dokumentuose ir skaičiuoklėse. Skaityti daugiau . Makrokomandos leidžia užrašyti veiksmus, reikalingus užduočiai atlikti. Tokiu atveju pirmiausia sukūrėte makrokomandą, o tada ją suaktyvinote taip pat, kaip suaktyvino „Google“ scenarijų.

Pirmiausia savo sąskaitos faktūros lape eikite į Įrankiai> Makrokomandosir pasirinkite Įrašykite makrokomandą.

Toliau tiesiog atlikite įprastus veiksmus, kai kam nors nusiųsite lapą kaip PDF priedą.

Eiti į Bylair spustelėkite El. Paštas kaip priedas.

Tada užpildykite visus formos laukus, kad subjektas ir kūnas atrodytų natūraliai.

Tada spustelėkite Siųsti.

Lauke „Įrašyti naują makrokomandą“ spustelėkite Sutaupyti. Tai užbaigia makro įrašymo procesą. Duokite makrokomandai vardą, kurį atsiminsite, ir spustelėkite Sutaupyti vėl.

Jūs turėjote pamatyti savo bandymo el. Laišką su pridėtu PDF.

5 veiksmas: automatizuokite makrokomandą

Dabar laikas automatizuoti makrokomandą. Galite suaktyvinti makrokomandas taip pat, kaip suaktyvinate „Google“ scenarijus.

Grįžkite į Įrankiai ir Scenarijaus redaktorius. Spustelėkite kodą macros.gs.

Atkreipkite dėmesį į makro funkcijos pavadinimą. Aukščiau pateiktame pavyzdyje makro funkcijos pavadinimas yra „myFunction1“.

Dabar eik į Redaguotiir Dabartinio projekto aktyvikliai.

Šį kartą išskleidžiamajame laukelyje Funkcijos sąraše matysite makrokomandos funkciją. Pasirinkite jį.

Tada tiesiog nustatykite likusį aktyviklį, kaip tai padarėte aukščiau, „Google Script“ aktyvikliui.

Nustatykite įvykius į Laiko varomas. Pasirinkite Mėnuo laikmatis. Palikite skaičių 1.

Dabar įrašyta makrokomanda bus vykdoma kiekvieną mėnesį.

Sąskaitos faktūros lapas bus išsiųstas kaip PDF failas visais el. Pašto adresais, kuriuos apibrėžėte įrašydami makrokomandą.

Automatizuotos „Google“ skaičiuoklės gali sutaupyti laiko

„Google“ skaičiuoklių suaktyvinimo funkcija iš tiesų yra šios automatizavimo galia. Tai leidžia automatizuoti visas tas kasdieniškas užduotis, kurias atliekate dažnai, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į svarbesnius dalykus.

Jei dar tik pradedate naudotis „Google“ scenarijais ir norite sužinoti daugiau, mes apie tai žiūrime kiti naudingų „Google“ scenarijų pavyzdžiai 4 „Google“ scenarijai, kurie daro „Google“ skaičiuokles galingesnes„Google“ skaičiuoklės yra puikios, bet gali būti dar galingesnės, jei naudosite „Google“ skaičiuoklių scenarijus, kad padidintumėte jos galimybes. Skaityti daugiau galite išbandyti dabar.