Kaip parašyti tobulą profesionalų el. Laišką (paremtą duomenimis)

Skelbimas

Rašyti efektyvius el. Laiškus atrodo pakankamai lengva. Bet jei norite, kad jūsų el. Laiškai veiktų dar geriau, atminkite šias mokslo pagrįstas taisykles.

Anksčiau mes išvardijome 12 priežasčių, kodėl žmonės vis dar ignoruoja jūsų el. Laiškus 12 priežasčių, kodėl žmonės vis dar ignoruoja jūsų el. LaiškusAr dažnai stengiatės priversti žmones atsakyti į jūsų el. Laiškus? Parodome, kodėl žmonės gali nepaisyti jūsų el. Laiškų ir kaip priversti juos pastebėti ir reaguoti į jūsų pranešimą. Skaityti daugiau . Mes netgi davėme jums nuoseklias instrukcijas įdarbinti žmones reaguoti į jūsų žinutes 6 būdai, kaip užimtus žmones atsakyti į jūsų el. LaiškusYra daugybė skirtingų taisyklių, susijusių su el. Laiškų siuntimu, kurie paskatins arba atgrasys žmogų paspausti mygtuką „atsakyti“ ir atsakyti jums. Sužinokite apie el. Pašto sėkmės taisykles. Skaityti daugiau . Bet dabar laikas pasidalyti dar konkretesniais, praktiškesniais patarimais, paremtais duomenimis.

Kiekvienas iš šių patarimų ne tik pagerina jūsų el. Laiškų perskaitymo galimybę, bet ir teigiamą atsakymą iš tų el. Laiškų. Tai svarbu, nes el. Paštas vis dar yra pagrindinė komunikacijos forma verslo pasaulyje. Žinodami, kaip sukurti veiksmingus el. Laiškus, jūs suteikiate sau neabejotiną pranašumą prieš savo kolegas.

1. Gaukite vardo sąlygas

Tai atrodo akivaizdu, bet jei tikrai norite, kad žmonės atkreiptų dėmesį, kai gaus iš jūsų el. Laišką, naudokite jų vardą. Ir naudok jį dar ne kartą.

Tyrimas paskelbtas dar 2006 m parodė, kad keli smegenų regionai „rodo didesnį aktyvavimą savo vardui“, pateikdami įrodymų, kad „išgirdus savo vardą, smegenys funkcionuoja unikaliai“.

Gavėjo vardo naudojimas el. Pašto temoje ir el. pašto adresas yra psichologinis triukas, galintis patraukti dėmesį. Uždaryti su „Tikiuosi netrukus išgirsti jus, Stana“ yra daug veiksmingiau nei vien tikimės, kad netrukus išgirsime iš jūsų.

2. Apkabink Halo efektas

Žmonėms daro įtaką žmonės, kuriais jie pasitiki. Jei vadovas pataria susisiekti su įmonės direktoriumi, pavadinkite tą vadovą įvadiniame el. Laiške. Šaltus el. Laiškus yra siaubinga gauti. Todėl labai svarbu parodyti, kad palaikote žmogų, kuriuo pasitiki gavėjas.

Iš dalies taip yra dėl teorijos, vadinamos Halo efektas. Tai yra tam tikras patvirtinimo šališkumas. Tokiu atveju šališkumas greičiausiai pagerins bendrą režisieriaus įspūdį tu vien dėl jų teigiamo įspūdžio apie jus vadinantį vadybininką.

Vis dėlto nereikia laikytis minint viršesnius. Remdamiesi ekspertų, klientų, tarpusavio draugų ir minios nuomonėmis ir idėjomis taip pat galite sustiprinti jūsų el. Paštą, su sąlyga, kad gavėjas įvertins jūsų nurodytų žmonių požiūrį.

3. Būk piktas ar laimingas. Bet niekada nebūna neutrali

Kada Bumerangas, pirmaujanti „Gmail“ programa, išanalizavo jos duomenis, jie atrado kažką neįtikėtinai įdomaus. „Vienas reikšmingiausių veiksnių, lemiančių atsakymo procentą, yra tai, kiek teigiami (žodžiai patinka puikūs) ar neigiami (žodžiai kaip blogi) žodžiai pranešime“.

Tiek vidutiniškai teigiami ir Neigiami el. laiškai sulaukė 5–15% daugiau atsakymų nei neutralūs el. laiškai. Tai buvo pasakyta, ypač priešiški el. laiškai 10 el. Pašto patarimų, kaip elgtis su piktais, apgaulingais ar grubiais el. LaiškaisTikrai nelinksma tikrinti el. Pašto dėžutes tik norint rasti visiškai neapykantos kupiną pranešimą. Kodėl pasaulyje žmonės taip elgiasi? Tai pasakius, jūs turėtumėte išmokti gintis, kol ... Skaityti daugiau sulaukė vos jokio atsakymo. Pernelyg glostantys el. Laiškai taip pat nebuvo veiksmingesni. Kitaip tariant, pergyvenkite savo jausmus, bet ne per daug reaguokite.

4. Trumpai (Bet kaip trumpai?)

Aš žinau, aš žinau. Tam bus išimčių. Vienas iš mano mėgstamiausios smegenų vietos Perskaitykite daugiau intelektualiojo turinio 2016 m. Su šiomis 35 svetainėmisMes visi turėtume skaityti šias 35 svetaines dažniau. Jei jus vargina nesąžiningas turinys, priverskite dalykus šiek tiek apgalvoti šiais metais su šiuo super sąrašu. Skaityti daugiau , Smegenų rinkimai siunčia neįtikėtinai ilgus el. laiškus, kuriuos malonu skaityti. Bet iš viso duomenys rodo, kad turėtumėte vengti ilgų el. Laiškų.

Tiesą sakant, kartu su ta informacija apie žodžių rūšis, kurias turėtumėte naudoti savo žinutėse, „Boomerang“ taip pat nustatė „idealiausią“ el. Laiško ilgį. Remdamiesi 40 milijonų el. Laiškų analize, jie nustatė, kad daugiausiai galimybių gauti atsakymą turi tie, kuriuose yra ne daugiau kaip 50–175 žodžių (49–50%). Tai patvirtina ir išvados 2010 m. MIT tyrimas.

Tai yra išmintingi patarimai, tačiau ne visada tai yra praktiška. Tačiau pamoka yra ta, kad el. Laiškai būtų glaustai. Vienas iš būdų tai padaryti yra užsiprenumeruoti Penki sakiniai filosofijos ir niekada nesiųskite ilgesnių nei penkių sakinių el. laiškų. Kaip investuotojas ir autorius „Entrepreneur.com“ pasakojo Guy Kawasaki, „Mažiau nei penki sakiniai dažnai būna staigūs ir grubūs, daugiau nei penki sakiniai eikvoja laiką“.

5. Naudokite žodį „Nes“

Jei drąsiai reikalaujate, kad kažkas padarytų už jus, bent jau pasakykite jam kodėl. Mes tai žinojome nuo aštuntojo dešimtmečio, kai Harvardo universiteto psichologijos profesorius, Ellen Langer paskelbė tyrimą pabrėžiant žodžio „nes“ svarbą.

Mes pernelyg dažnai gauname el. Laiškus, kuriuose tiesiog reikalaujama kažko („Ar galite man atsiųsti tą ataskaitą iki 14 val.“), Nepaaiškindami kodėl. Tačiau į savo prašymą įvedus žodį „nes“ („Ar galite atsiųsti man tą ataskaitą iki 14 val., Nes ją reikia taisyti iki 17 val.), Padidės tikimybė, kad bus laikomasi reikalavimų.

Remiantis tuo tyrimu, taip gali būti todėl, kad „žmonės elgiasi„ automatiškai “... kaip euristinės formos ar trumpalaikio elgesio formos. Ir išgirdę žodį „nes“, po kurio seka priežastis (nesvarbu, kokia nevykusi priežastis), verčiame mus laikytis.

6. Nesiūlykite daugiau nei 3 pasirinkimus

Pasirinkimo paradoksas kur turime tokią gausybę galimybių, kad tampame paralyžiuoti. Jei norite įsitikinti, kad el. Laiškai nelemia pasirinkto paradokso, pabandykite nesiūlyti daugiau nei trijų variantų.

Žmogaus protas mėgsta trijų magiją. Štai kodėl olimpinėse žaidynėse skiriame tris medalius. Mes analizuojame dalykus optimistiškai, realistiškai ir pesimistiškai (arba aukštai, vidutiniškai ir žemai). Dėl šios priežasties ekonominės rinkos dažnai subręsta ir turi tik tris pagrindinius konkurentus.

Kalbant apie sprendimų priėmimą, mes taip pat mėgstame remtis trimis priežastimis arba trimis pasirinkimais. Tai buvo parodyta atlikus tyrimus pavadinimu Kai trys pakabukai, bet keturi aliarmai, kurią atliko du elgesio mokslininkai. Taikoma el. Paštu, jei rengiate susitikimą ar kvietimą, pabandykite duoti tik tris laiko ir datos parinktis. Arba galite naudoti susitikimų planavimo įrankį, pvz Doodle, ką mes turime peržiūrėta 5 Kalendoriaus tvarkymo ir planavimo įrankiai metamsLaikykitės visko, kas numatyta jūsų tvarkaraštyje. Čia yra penki nemokami įrankiai, kurie gali būti ypač naudingi palaikant tvarkingą kalendorių. Skaityti daugiau praeityje.

7. Rašykite trečios klasės lygiu

Jūsų el. Laiškų skaitymo lygio lygis gali turėti didžiulį poveikį jūsų atsakymo rodikliams. Anot Boomerango, laiškų, parašytų kolegijos skaitymo lygiu, atsakymų procentas buvo tik 39%. Veiksmingiausias skaitymo laipsnis buvo trečios klasės, kurios atsakas buvo 53%.

Skaitymo lygis daugiausia išsiaiškinamas pažiūrėjus į „skiemenų skaičių tavo žodžiuose ir skaičių“ žodžiai tavo sakiniuose “. Jei norite pagerinti savo atsakymų procentą, išlaikykite ir sakinius, ir žodžius trumpas. Norėdami patikrinti savo el. Laiškų skaitymo laipsnį, nukopijuokite ir įklijuokite juos į tokius įrankius kaip Skaitomumas-balas, arba „Hemingway“ redaktorius.

8. Patikrinkite savo tekstą

Ilgesniems el. Laiškams tai savaime suprantama, tačiau trumpesniems el. Laiškams korektūros dažnai nepaisoma. Tai bloga mintis.

Į a 2001 m. Tyrimas, Larry Beasonas parodė, kad rašymo klaidos (įskaitant rašybos ir gramatikos klaidas, taip pat logines klaidas) turi keletą neigiamų padarinių rašytojo suvokimui.

Kai skaitytojas pastebi klaidą, jis automatiškai daro prielaidas apie rašytoją. Šiame tyrime dažniausiai pasitaikė prielaidų, kad rašytojas buvo klaidingas mąstytojas, o ne detalus asmuo, prastas komunikatorius ir (arba) menkai išsilavinęs.

Tai yra keletas gana žalingų požymių, kuriuos galite išvengti turėdami tiesiog korektūra „Grammarly Lite“ - naršyklės plėtinys visiems jūsų korektūros poreikiams [„Chrome“, „Firefox“, „Safari“]Kaip šiuo metu koreguojate tai, ką rašote savo kompiuteryje? Įveskite jį „Google“? Įklijuoti jį į „Word“? O gal naudojate korektūros svetainę, į kurią įklijuojate savo tekstą? Aš tikrai ... Skaityti daugiau kiekvienas jūsų el.

9. Rodyti numerius kaip skaitmenis

Jei skaičiai, pavyzdžiui, statistika, duomenys, datos, laikas ir kt. yra svarbūs jūsų pranešime, rodykite juos kaip skaitmenis, o ne rašykite (12, o ne dvylika).

Akių stebėjimo tyrimai parodė, kad skaitytojo akys dažniausiai nuskaito tekstą, o „skaitmenys dažnai sustabdo klaidžiojantįjį“. Taip yra todėl, kad „skaičiai rodo faktus“. Skaičiai yra sunkūs duomenys, kuriuos protas gali greitai pasiimti. Skaitytojo mintyje daroma prielaida, kad šie skaičiai yra svarbi pranešimo dalis.

Atminkite tai kurdami savo el. Laiškus. Jei skaičiai yra svarbi jūsų pranešimo dalis, parodykite juos kaip skaitmenis, kad skaitytojas galėtų išfiltruoti svarbųjį iš nesvarbios.

Priverskite el. Pašto adresą jūsų naudai

Daugumoje darbo vietų el. Laiškai yra esminė bendravimo su kolegomis dalis. Nesvarbu, ar siunčiate 10, ar 100 el. Laiškų per dieną, žinoti, kaip parengti efektyvius pranešimus, reikia išmokti.

Kaip matote iš viršaus, tai nėra sunku. Didelę įtaką gali turėti maži pakeitimai, pvz., El. Laiškų glaustumas, korektūra ar rašymo emocijų pakeitimas. Ir su nemokami el. pašto tobulinimo įrankiai 5 įrankiai, galintys padėti rašyti geresnius el. LaiškusVisi vis dar bando išspręsti el. Pašto problemą. Taigi, pakalbėkime ir apie pagrindinį įprotį iš visų - meną rašyti geresnius el. Laiškus. Pasitelkę keletą šaunių įrankių. Skaityti daugiau padėti nėra jokio pasiteisinimo.

Dėl šių galimybių gali būti ne tik didesnė tikimybė, kad jūsų el. Laiškai bus pastebėti ir į juos bus atsakyta, bet ir padės ugdyti geresnį profesinį įvaizdį apie save.

Kokius pakeitimus atlikote rašydami el. Laiškus, kurie pagerino jų efektyvumą? Mes norėtume išgirsti!

Vaizdo kreditai: Apkabink pateikė Hernán Piñera („Flickr“), Klaustukas pateikė Marco Bellucci („Flickr“), Korektūros ženklų pavyzdys pateikė „volkspider“ („Flickr“), Pašto adresą pateikė Dennis Sklay („Flickr“)