Kaip sugrupuoti užduotis naudojant "Google" kalendorių, kad padidintumėte dėmesį ir produktyvumą

Skelbimas

Daugiafunkcinis mitas yra paplitęs. Nesvarbu, kiek daug užduočių atlikome, mes patys sau tai sakome dauguma žmonės negali atlikti daugiafunkcinių funkcijų, bet mes gali.

Vėl ir vėl, tyrimai rodo, kad kai galvojame, kad užsiimame daugybe užduočių, mes iš tikrųjų darome ne vieną, o kitą dalyką. Mes keičiamės pirmyn ir atgal tarp vienos veiklos ir kito reiškinio, vadinamo „perjungimo kaina“Daro mus mažiau veiksmingus (ir gali kelti pavojų).

Bet ...

Yra viena ypatinga daugiafunkcinio darbo rūšis, kuri galėtų būti efektyvesnė. Gal ne taip efektyviai, kaip sutelkti dėmesį į vieną užduotį. Bet jei tiesiog negalite atsistoti ties vienu dalyku daugiau nei keletą minučių, jums gali pasisekti.

(Kad būtų sąžininga, yra kai kuriais atvejais daugiafunkcinis darbas gali būti efektyvus būdas atlikti veiksmus Vienvietis vs. Daugiafunkcinis darbas: kas yra geriausia produktyvumui?„Multitasking“ yra įprastas būdas padidinti našumą. Pasirodo, kad nebūtinai sidabrinė kulka yra produktyvi. Svarbiausia žinoti, kada atlikti daugiafunkcinius veiksmus.

Skaityti daugiau .)

Įvadas į užduočių paketą

Skirtingi produktyvumo guru apibrėžė užduočių paskirstymą šiek tiek skirtingais būdais. Bet kas tai priima:

„Užduočių derinimas - tai praktika sugrupuoti panašias užduotis.“

Taigi, pavyzdžiui, turite „kodavimo“, „derinimo“, „dokumentavimo“ ir „planavimo“ užduočių sąrašą. Savo gyvenime tikriausiai imdavau tokių užduočių, kaip „rašymas“, „redagavimas“, „tyrimas“, „išdėstymas“ ir pan.

Kuo tai naudinga?

Užduočių grupavimas padeda tapti produktyvesniems, nes skatina laikytis panašios užduočių grupės, kad sumažintumėte perjungimo sąnaudas, kai judate tarp jų. Pereiti nuo nuotraukų redagavimo prie el. Pašto tvarkymo yra labai svarbu ir tai gali sukelti didelių perjungimo išlaidų, nes jūsų smegenys stengiasi pakeisti pavaras.

Perjungimas iš nuotraukų redagavimo į, tarkime, nuotraukų paskelbimą į fotografijos svetaines, gali sukelti mažesnes perėjimo išlaidas. Arba įsivaizduokite, kad jūs perjungiate nuo skambinimo potencialiems klientams su pardavimo taškais iki skambinimo esamiems klientams prisiregistruoti. Tai būtų lengviau, nei perjungti iš skambučių į ketvirtinių ataskaitų sudarymą.

Dėl mažesnių perjungimo išlaidų padidėja dėmesys.

Kaip jūs sudedate užduotis į partijas, jūs - svarbu, kad jie būtų panašūs. Jei jums sunku perjungti pavaras iš dviejų užduočių, tada jos nepriklauso tai pačiai daliai. Galite turėti daug arba mažesnių partijų, priklausomai nuo dalykų, kuriuos jums reikia atlikti.

Sugrupuodami užduotis, galite skirti laiko kiekvienai partijai.

Suplanuokite savo siuntas

Štai kur užduočių grupavimas tampa tikrai naudingas. Kada tu paskirti konkretų laiko bloką Kaip blokuoti produktyvios darbo dienos laiką „Google“ kalendoriujeAr jūs kovojate su laiko valdymu? Parodome, kaip blokuoti laiką „Google“ kalendoriuje, kad padidintumėte dėmesį, sumažintumėte stresą ir padidintumėte produktyvumą. Skaityti daugiau į tam tikrą paketą, jūs galite laisvai pereiti nuo tos pačios partijos užduočių. Kas puikiai tinka tiems iš mūsų, kurie mėgsta daug judėti tarp projektų.

Kol neperjungiate užduoties lauke tos partijos, būsite efektyvesni. Kognityvinės perjungimo išlaidos bus mažesnės, ir jūs padarysite daugiau.

Tai taip paprasta.

Kai tik pradėsite dėti užduočių partijas į savo kalendorių, kad turėtumėte nustatytą laiką su jomis dirbti, pamatysite, kaip padidėja jūsų produktyvumas. Kadangi keitimo kaina yra mažesnė, praleisite mažiau laiko, kad pagreitintumėte kiekvieną užduotį. Turėdami nustatytą laiką konkrečioms partijoms, padėsite sumažinti blaškymąsi (kurie turi didelis perjungimo kaina).

Naudojant laiko valdymo sistemą kaip Pomodoro technika Kaip paprastas „Pomodoro“ laikmatis padarė mano gyvenimą geresnį„Pomodoro“ technika yra viena iš paprastesnių laiko valdymo problemų. Naudodamiesi 25 minučių gabalais ir laikmačiu, pralaužkite dėmesį. Tai gali būti gyvenimą keičiantis įprastas pakeitimas, jei jis jums tinka. Skaityti daugiau ar kažkas panašaus padidins jūsų produktyvumą dar labiau.

Jei esate pasirengęs išbandyti užduočių grupavimą, atlikite šiuos veiksmus:

Užduočių rinkimas naudojant „Google“ kalendorių

Pirmas dalykas, kurį jums reikia padaryti, yra sukurti užduočių paketus. Kadangi visi turės skirtingus užduočių rinkinius ir skirtingus rinkimo būdus, tai, kaip jūs einate į šį procesą, visiškai priklauso nuo jūsų. Kaip jau minėjau, gali būti gera pradėti nuo trijų ar keturių kategorijų. Savo pavyzdyje naudosime „planavimą“, „statybą“, „peržiūrą“ ir „ataskaitų teikimą“.

Mes sujungsime šias partijas su koncepcija laiko blokavimas Laiko blokavimas - slapčiausias ginklas, skirtas geriau sutelkti dėmesįAr jūs ieškote efektyvesnio darbo dienų organizavimo būdo? Išbandykite laiko blokavimą. Ši laiko valdymo taktika gali padėti jus išlaikyti kelyje, atitraukiant dėmesį nuo blaškymo, vilkinimo ir neproduktyvaus daugiafunkcinio darbo. Skaityti daugiau . Tiesiog „Google“ kalendoriuje atidėkite tam tikras laiko dalis.

Čia pridėjau įvykių, kurie man nurodo, kada turėčiau dirbti su konkrečiomis partijomis:

Taip pat pridėjau priminimą, norėdamas įsitikinti, kad žinau, kada prasideda mano ataskaitų blokas:

Dabar gausiu priminimą, kada laikas dirbti su mano ataskaitų teikimo užduotimis. Per tą laiką aš galėčiau naudoti Pomodoro technika Geriausios „Pomodoro“ laikmačio programos, skirtos jūsų našumui didintiJei po kelių valandų darbo dažnai atsitrenksite į produktyvumo sieną, „Pomodoro“ laikmatis galėtų padėti išlaikyti jūsų dėmesį. Šis laikmačių pasirinkimas turi galimybę kiekvienai platformai. Skaityti daugiau valdyti savo laiką atliekant įvairias užduotis. Arba aš galiu leisti, kad tai vyktų natūraliau, kai aš galiu pereiti iš vienos užduoties į kitą, kai noriu. Ši dalis priklauso nuo jūsų.

Jūs gaunate idėją. Dabar tiesiog įdėkite daugiau rinkinių į savo kalendorių! Tačiau atminkite, kad jums vis dar reikia neužblokuoto laiko. Jums reikės kelių minučių, kad galėtumėte tvarkyti el. Paštą, užmegzti ryšius, pabendrauti su biuro žmonėmis ar tiesiog leisti savo protui šiek tiek pailsėti.

Vienas klausimas, kurį šiuo metu galite užduoti: Kaip pasirinkti, kada planuoti kiekvieną partiją? Nėra teisingo atsakymo į tai. Jei turite tam tikro tipo užduotį, kurią geriausiai atlikote ryte, suplanuokite ją anksti. Jei po pietų jums patinka mažiau pažintinės užduotys, suplanuokite jas ten. Geriau pereiti prie kažko visiškai skirtingo, kai keičiate užduotis? Tai galite padaryti ir jūs.

Tu žinai kaip ir kai dirbate geriausiai Kaip išlikti produktyviam, nesvarbu, ar tu esi ryto žmogus, ar naktinis pelėdaNesistenk pabusti anksti ar vėluoti. Vietoj to optimizuokite sistemas, kad galėtumėte įveikti etapą, kuriame jūsų našumas yra žemas. Čia yra keletas protingų strategijų. Skaityti daugiau , ir jūs galite įtraukti šias žinias į savo paketų tvarkaraštį.

Kai kalendoriuje turėsite savo partijas, būsite pasiruošę! Dabar viskas, ką jums reikia padaryti, tai dirbti.

„Google“ kalendoriaus naudojimas produktyvumui padidinti

Gali pakakti suplanuoti užduočių paketus „Google“ kalendoriuje, kad visiškai pakeistumėte produktyvumą. Bet jei jums reikia šiek tiek daugiau paspirties, galite naudoti kitas nuostabias „Google“ kalendoriaus funkcijas.

Pavyzdžiui, galite sinchronizuokite darbų sąrašą su „Google“ kalendoriumi Kaip sinchronizuoti „Google“ kalendorių su darbų sąrašuOrganizuodami savo gyvenimą, būtinos dvi priemonės: kalendorius ir darbų sąrašas. Tačiau dauguma užduočių valdymo sprendimų šiuos du dalykus atskiria. Mes jums parodysime, kaip juos sujungti. Skaityti daugiau ir pamatykite svarbias užduotis kartu su siuntų grafiku. Tai gali padėti suskirstyti prioritetus tarp kiekvienos partijos užduočių.

Arba galite naudoti atnaujintas kelių kalendorių vaizdas 5 naujos „Google“ kalendoriaus funkcijos, kurias turite išbandyti!„Google“ kalendorius tapo dar fantastiškesnis. „Google“ pagaliau atnaujino savo kalendorių. Mes parodysime, kaip gauti naują dizainą ir kokias naujas funkcijas turite išbandyti. Skaityti daugiau kad jūsų siuntų planavimas būtų atskiras nuo kitų susitikimų.

Jūs netgi galite pažymėkite savo kalendoriaus įrašus Kaip išnaudoti visas „Google“ kalendoriaus galimybes naudojant naujus 7 ar naujus įrankiusNorėdami sutaupyti laiko ir išnaudoti visas savo darbo dienas, naudokite „Google“ kalendorių. Šie nauji „Google“ kalendoriaus įrankiai ir paslaugos siūlo dar keletą našumo gudrybių. Skaityti daugiau norėdami pamatyti, kur vyksta jūsų laikas ir kaip galite patobulinti laiko valdymą.

Čia yra tiek daug funkcijų ir įrankių, kad su „Google“ kalendoriumi galite padaryti beveik viską, ką norite.

Užduočių pakeitimas ilgalaikiu laikotarpiu

Žinoma, niekada nebūna taip paprasta. Visada prižiūrima. Pavyzdžiui, jūs turėtumėte reguliariai atidėti keletą minučių, kad galėtumėte peržiūrėti savo partijas. Jei manote, kad tam tikra užduotis nevyksta kartu su kitomis jos partijomis, galbūt norėsite sukurti naują paketą, kad sumažintumėte keitimo išlaidas.

Galite pastebėti, kad planavimas nėra optimalus. Gal jums reikia daugiau laiko tarp partijų, arba jums reikia visos dienos be suplanuotos veiklos, kad pasivytumėte dalykus.

Net kai rasite nepriekaištinga produktyvumo sistema Kaip sukurti paskutinę tobulą laiko valdymo sistemą, kurią kada nors naudositeProduktyvumas - tai nuolatinis ieškojimas daugiau organizacijos su mažiau darbo. Būdas įvykdyti viską, ką svajojate įgyvendinti, neprarasdami miego. Ar ši automatinė laiko valdymo sistema gali visa tai padaryti? Skaityti daugiau , visada bus kokia priežiūra, kurią jums reikės atlikti. Užduočių pakeitimas nėra išimtis.

Tačiau sėkmingai atlikdami užduotis ir integruodami jas į „Google“ kalendorių, turėsite beveik automatizuotą laiko valdymo sistemą. Ir tai nėra daug geriau nei tai!

Ar bandėte užduočių paketą? Ką jūs darote, kad sumažintumėte laiką ir pastangas, kurių reikia perjungiant užduotis? Pasidalinkite savo patarimais žemiau pateiktuose komentaruose!

Vaizdo kreditas: photographee.eu/Depositphotos