Galingas „Gmail“ vartotojo vadovas

Skelbimas

Laikui bėgant „Gmail“ pasikeitė tiek, kad nuoroda į ją tiesiog kaip „el. Pašto klientą“ nėra teisinga. Pagalvokite apie tai, kad savo išmanųjį telefoną galėtumėte naudoti tik skambindami arba naudodamiesi kompiuteriu tik dokumentams kurti. Galite turėti sportinį automobilį, kuriuo vairuojate tik porą blokų. Galėtumėte, bet yra tik tiek, ką šie dalykai gali padaryti jums, ir jūs eikvojate savo pinigus, kad juos panaudotumėte tik vienam dalykui. Tą patį galima pasakyti ir apie „Gmail“, net jei ja naudotis nereikia nė cento.

Šiame vadove:Pradėkite nuo „Gmail“ | „Gmail“ kaip komunikacijos centras | Etiketės, „Gmail“ DNR | Pajuskite paieškos ir filtrų galią | „Gmail“ produktyvumo įrankiai

Pastaba: Šis „Gmail“ vadovas skirtas ne naujiems vartotojams, bet tiems iš jūsų, kurie jau naudojasi „Gmail“ ir nori pasinaudoti daugybe jo funkcijų. Tie iš jūsų, kurie esate nauji, tikriausiai turėtų perskaityti „Gmail“ vadovas pradedančiajam pirma, kuri supažindins jus su paslauga ir kaip naudoti pagrindines ir svarbiausias jos funkcijas.

Pradėkite nuo „Gmail“

1.1 Temos ir efektyvi „Gmail“ mintis

Nuotrauka verta tūkstančio žodžių, todėl užuot paaiškinęs, kaip atrodo „Gmail“ sąsaja, aš jums tiesiog parodysiu:

Ką pirmiausia pastebite? Ar tai „Gmail“ kalendoriaus integracija, naudingi organizaciniai skirtukai ar pranešimų piktograma?

Tiesą sakant, pirmas dalykas, kurį pradėsime, yra jūsų „Gmail“ tema. Tai turbūt vienas dalykas, kurio iškart nepastebėjote. Nėra išgalvotų žvaigždžių, nėra nindzių, kabančių tarp temų eilučių, ir jokio paveikslėlio fone. Ir tai yra esmė: tema tiesiog nėra tinkama. Naudodami temas galite pasirinkti, kad „Gmail“ išvaizda būtų kitokia, o tai yra mėgstamiausia daugelio vartotojų funkcija. Galite perskaityti originalų „Gmail“ vadovą, kad sužinotumėte, kaip juos pritaikyti, tačiau, jei rimtai ketinate efektyviai naudoti savo el. Laiškus, turėtumėte apsvarstyti galimybę viską laikyti kuo paprastesnį.

„Gmail“ tema yra ne tik spalvų kolekcija ar tvarkingas fonas. Tai nustato jūsų nuotaiką, kai žiūrite savo el. Laiškus, ir netgi gali paveikti, kaip į juos atsakote. Profesionalioje „Gmail“ paskyroje, kurioje dirbate su darbais ir projektais, efektyvumas turėtų būti svarbesnis už kūrybiškumą. Pasirinkite švarią temą su dideliu kontrastu ir neapsunkinkite savęs daugybe blaškymosi.

Darbo ir asmeninio gyvenimo atskyrimas yra turbūt vienas iš svarbiausių dalykų, kuriuos galite padaryti, kad abiems pasisektų. Taigi, efektyvesniems gautiesiems Kaip įvaldyti „Gmail“ gautųjų nerimąTiek daug el. Laiškų, tiek mažai laiko. Ar jaučiatės taip, kai reikia tvarkyti „Gmail“ gautuosius? Mes parodysime paprastus nustatymus ir naudingus įrankius, skirtus „Gmail“ gautiesiems tvarkyti ir atspariems stresui. Skaityti daugiau , porą savaičių pabandykite pakeisti „Gmail“ į pradinę temą. Išmoksite tai įvertinti. Negalima nuvertinti šio mažo, bet svarbaus pasiūlymo, nes jis padės jums teisingai mąstyti visą likusią šio vadovo dalį.

1.2 Išvalykite savo mintis, ištuštinkite gautuosius

Palikite „Gmail“ gautuosius tuščius Naudodamiesi šiomis strategijomis „Gmail“ pasiekite „Zero Inbox“Nepaprastai sunku išlikti el. Pašto žinute! Nulinių gautųjų raktas yra automatizuoti kuo daugiau proceso. Mes jums parodysime, kaip „Gmail“ pasiekti gautuosius. Skaityti daugiau yra dar vienas veiksmingas „Gmail“ elementas. Kaip ir paprasta tema, tai mąstysena, kurią reikia išmokyti, kad įsitrauktum. Didelės dėmės, gautos laiškų dėžutėje, prilygsta darbo stalui, kuriame pilna popieriaus. Gautuosius turėtumėte naudoti tik el. Laiškams, kurių dar neskaitėte, ir į juos reikia atsakyti; likusios priklauso saugyklai.

Vėliau išmoksime, kaip naudoti galingus „Gmail“ filtrus (žr. 4 skyrių) gaunamiems el. Laiškams tvarkyti ir kaip naudoti sparčiuosius klavišus (žr. 5 skyrių), kad greitai archyvuotumėte el. laiškus, kuriems nereikia jūsų skubios informacijos dėmesio. „Gmail“ taip pat siūlo skirtukus ir automatinę etikečių sistemą, kad būtų lengviau organizuoti (taip pat 5 skyriuje).

Apdorokite gautuosius kaip „daryti“ sąrašą. Bet kuriame el. Laiške reikia ką nors padaryti (paprastai atsakykite į jį). Kai tik pasirūpinsite tuo el. Laišku, archyvuokite jį. Galbūt nustebsite sužinoję, kaip palengvinti tuščią pašto dėžutę.

1.3 „Gmail“ ir integracija su kitais „Google“ produktais

Nors šiame „Gmail“ vadove dėmesys sutelktas į „Gmail“ ir tai, kaip išnaudoti visas jo galimybes, „Google“ išleido daugybę harmoningai veikiančių produktų. Yra daug ką galima pasakyti apie šias paslaugas (kai kurias iš jų aptarsime skirtingais šio vadovo punktais), bet kol kas pabandykite įsivaizduoti „Gmail“ kaip vieną „paslaugų sluoksnį“ ant kitų sluoksnių, visi sujungti į vieną kryptis.

Daugelis „Gmail“ patobulinimų, aprašytų šiame vadove, veikia per šias kitas paslaugas, kurios yra visiškai integruotos į „Gmail“. Norėdami visiškai išnaudoti šias galimybes, turėsite išdrįsti ir pažvelgti į juos. Aš labai jus raginu tai padaryti.

2. „Gmail“ kaip komunikacijos centras

2.1 Duokite pokalbių kambariui, kurio jis labiausiai nori

Tikiuosi, kad jūs jau naudojatės efektyvia „Gmail“ mintimi, todėl noriu, kad apsvarstytumėte „Gmail“ pokalbių funkcija ir „Hangout“ naudojimas „Google“ skaido „Hangout“ į pokalbius ir susitikimus„Google“ padalija „Hangout“ į dvi atskiras programas: „Hangout Chat“ ir „Hangouts Meet“. Atrodo, kad niekas nežino kodėl, bet vis dėlto tai vyksta. Skaityti daugiau . Pagal numatytuosius nustatymus „Gmail“ išspaudžia ryšį apatiniame kairiajame ekrano kampe, paslėptame po skiriamąja linija. Tikriausiai šiuo metu tai yra nustatyta jūsų pokalbiuose.

Jei norite naudoti „Gmail“ kaip komunikacijos centrą, turite suteikti pokalbių sričiai žymiai didesnę vietą ekrane. Norėdami tai padaryti, perkelkime pokalbių juostą ekrano dešinėje. Spustelėkite pavara piktogramą viršuje ir pasirinkite Nustatymai. Pasirinkite Laboratorijos viršuje ir pasirodžiusiame paieškos lange įveskite „chat“, kad pamatytumėte tik galimą pokalbio funkcijų parinktį. Tada įjunkite Dešinės pusės pokalbis parinktį ir spustelėkite Išsaugoti pakeitimus puslapio apačioje. Tada „Gmail“ turėtų būti iš naujo įkeltas kartu su pakeitimu.

Tai buvo lengva, ar ne? Atsiminkite šį „Labs“ skirtuką, nes netrukus prie jo grįšime ir naudosime jį papildomoms funkcijoms.

Dešinėje pokalbio pusėje naudojama dešinė ekrano pusė, kuri „Gmail“ yra gana nenaudojama. Tai leidžia vienu metu pamatyti daugiau kontaktų, padaro pokalbius labiau matomus ir suteikia daugiau erdvės peržiūrėti etiketes kairėje, nejudindami tos erzinančios dinaminės juostos. Tai paprasta situacija, kai naudos laimi visi.

2.2 Pokalbių naudojimas ne tik pokalbiams

Kaip jau minėjau anksčiau, „Gmail“ pokalbiai yra viena iš galingiausių jo funkcijų. Deja, daugelis „Gmail“ vartotojų vis dar nežino apie visas jo galimybes, todėl „Google“, atlikdama šias funkcijas, daro blogą darbą.

Pažvelkime atidžiau į mūsų pokalbių juostą. Pirmiausia yra mygtukas „Hangout“ kontaktai, kuris parodys tuos, su kuriais anksčiau esate prisijungę prie „Hangout“. Jei pasirinksite vieną, turite galimybių susisiekti su jais vaizdo skambučiu, „Hangout“ ar el. Paštu. Taip pat galite peržiūrėti pagrindinę jų informaciją.

Kitas yra „Hangout“ mygtukas, „Google“ vaizdo konferencijų versija. „Hangout“ yra „Google Plus“ komponentas, leidžiantis kalbėtis su ne daugiau kaip penkiais žmonėmis „Gmail“ (galima kalbėtis su daugiau žmonių tiesiogiai per „Google Plus“). Jūs netgi galite leisti žmonėms prisijungti telefonu. Tai yra pagrindinis „Gmail“ komunikacijos įrankis ir viena geriausių funkcijų, kurią jis gali jums pasiūlyti.

Dešinėje yra mygtukas Telefono skambutis, kuris atvers kontaktus, kuriems galite skambinti. Tai inicijuos skambutį mažame telefono skydelyje.

Pokalbio funkcijos srities viršuje matome savo profilio nuotrauką. Spustelėjus paveikslėlį arba šalia jo esančią rodyklę, atsidarys langas, kuriame galime pakeisti savo būseną ir pakoreguoti kitus parametrus.

Šios srities funkcijos yra savaime suprantamos: jos leidžia įterpti būsenos pranešimą, pvz., „Užsiėmęs darbe“ arba „mano telefone“, ir nurodyti, ar esate užimtas, ar esate laisvas. Taip pat galite koreguoti pranešimus, bendruosius nustatymus ir peržiūrėti elementus, pvz., Archyvuotus „Hangout“ ir užblokuotus kontaktus.

2.2.1 „Google Voice“ ir savo numerio gavimas

Netgi trumpai neminėdami „Google Voice“ negalime kalbėti apie telefono skambučius ir teksto pranešimus „Gmail“. „Google Voice“ yra dar viena puiki „Google“ paslauga, kuri veikia kaip tarpininkas tarp jūsų operatoriaus ir jūsų kontakto.

„Google Voice“ funkcijos „Google Voice“ gauna atnaujinimą ir yra naudingesnis nei kada nors anksčiau„Google Voice“, seniai apgalvotos, buvo „Google“ atgaivinta. Štai, kas su „Voice“ ir ką galite tikėtis pamatyti atnaujintose programose. Skaityti daugiau perženkite šio „Gmail“ vadovo tikslus. Bet čia paminėsiu, kad jei turite „Google Voice“ nustatymus, galite skambinti ir siųsti, ir gauti teksto žinutes. „Google“ siūlo labai konkurencingas tarptautinių skambučių kainas, tačiau jas nustatyti galite tik naudodamiesi „Google Voice“. Tai tikrai puiki paslauga, ypač jei turite draugų ir artimųjų užsienyje.

3. Etiketės, „Gmail“ DNR

3.1 Kas tiksliai yra etiketės?

Etiketės yra svarbiausias dalykas, kaip „Gmail“ tvarko el. Laiškus. Kai „Google“ pirmą kartą įdiegė savo el. Pašto paslaugą, dauguma vartotojų „Gmail“ palygino su „Outlook“, o „Gmail“ etiketes - su „Outlook“ aplankais. Jie atrodo panašiai (gautieji, siunčiami el. Laiškai, juodraščiai) ir atrodo, kad daro tą patį, todėl dauguma vartotojų tai paliko ir žodį „etiketės“ ​​traktavo kaip ne ką kitą, o kaip rinkodaros tašką. Tačiau etiketės yra skirtingos, ir svarbu, kad pažengusieji „Gmail“ vartotojai (tokie kaip jūs patys) žinotų skirtumą prieš pereidami toliau.

Etiketės labiau panašios į žymas, nei į aplankus. Jei el. Laiškai yra popieriniai dokumentai, sudėti į aplankus, etiketės yra tarsi spalvoti lipdukai, išdėstyti ant šių popierių, kad juos būtų galima toliau klasifikuoti. El. Laiškai nėra dedami tiesiai į etiketę, jie yra susieti su etikete. Todėl viename el. Laiške gali būti daugiau nei viena etiketė (pagalvokite apie dokumentus su keliais lipdukais), o el. Laiškų taip pat galite ieškoti su daugiau nei viena etikete.

Pvz., Mano „profesionalus“ etiketėje „Gmail“ yra el. Laiškai iš abiejų mano darbo vietų. Aš turiu kiekvienos vietos etiketę, tačiau tam tikra medžiaga yra bendra abiem vietoms. Tuomet šiuose el. Laiškuose yra trys etiketės: etiketė „profesionalas“, nurodanti, kad ji susijusi su darbu, ir etiketės kiekvienoje darbo vietoje. Tai leidžia man ieškoti medžiagos, tenkinančios abiejų vietų poreikius.

Viskas „Gmail“ yra etikečių pagrindu. Nėra aplankų ir nuorodų, atidaromų į skirtingas svetainės dalis. Visi pranešimai egzistuoja ten - „Gmail“ tik parodo tinkamą etiketės susiejimą, kai jūs jį pasirenkate. Galėčiau įsigilinti į kitus pavyzdžius ir panaudoti kažką panašaus į „Venno“ diagramą, tačiau tikriausiai esate patenkintas judėti pirmyn, koks esu.

3.1.1 Etikečių nustatymai ir etikečių rūšys

Visus etikečių nustatymus „Gmail“ galite pasiekti apsilankę Etiketės skirtukas viduje Nustatymai. Šiuo metu „Gmail“ yra trijų rūšių etiketės: sistemos etiketės, kategorijos ir pasirinktinės etiketės.

Sistemos etiketės ir pasirinktinės etiketės turi a Rodyti IMAP variantas; šias parinktis turėtumėte sukonfigūruoti, jei naudojate kitą programą, programinę įrangą, pvz., „Outlook“, ar tam tikrus priedus. Šiame „Gmail“ vadove dėmesys sutelkiamas į maksimalią naudą iš „Gmail“ sąsajos, todėl čia nenagrinėsiu šių galimybių. Jei jus domina, būtinai perskaitykite „Gmail“ vadovas pradedančiajam „Gmail“ vadovas pradedantiesiemsGalbūt jau turite „Gmail“ paskyrą. Arba jūs galvojate apie tai, kaip užsiregistruoti. Šiame vadove yra viskas, ko reikia, kad kuo geriau išnaudotumėte šią blizgančią naują „Gmail“ paskyrą. Skaityti daugiau .

3.2 Sistemos etiketės

Labiausiai žinomos „Gmail“ etiketės yra sistemos etiketės. Tai yra nuorodos, esančios viršutiniame kairiajame kampe, kurį matėte nuo tada, kai pradėjote naudotis tokia paslauga, kaip „Gautieji“, „Žvaigždute pažymėti“, „Išsiųsti laiškai“, „Juodraščiai“, „Šiukšliadėžė“. Norėdami veiksmingai naudotis „Gmail“, siūlau turėti šias sistemos etiketes. Taip pat pastebėsite, kad turite Rodyti, jei neskaityta parinktis etiketėms Juodraščiai ir Šlamštas. Įjungę šią parinktį, šios etiketės bus rodomos tik tuo atveju, jei jos bus susietos su bet kuriais el. Laiškais.

3.2.1 Visi laiškai ir senų el. Laiškų archyvavimas

Įvadiniame šio „Gmail“ vadove galite prisiminti tuščią „Inbox“ filosofiją. Jei gautųjų dėžutė yra darbo stalas, „All Mail“ yra jūsų byla. Dar geriau, tai rūsys, užpildytas kartotekomis. Nereikia kaskart nusileisti į rūsį, kai reikia rašyti el. Laišką, tačiau naudinga jį turėti, jei norite gauti praeities pranešimą.

Visas paštas yra tas rūsys. Įjungti (pasirinkti Rodyti) reiškia tiesioginę prieigą prie savo ankstesnių el. laiškų, suskirstytų pagal datas. Nors iš paieškos juostos galite pasiekti senus el. Laiškus, šią nuorodą išvalyti tampa gana patogu dažnai gautuosiuose ir tiesiog norite, kad būtų greitai apžvelgtas laiškas, kurį gavote šiek tiek anksčiau dienos metu.

3.2.2 Juodraščių papročiai, į kuriuos neatsižvelgėte

Kaip jau galbūt žinote, „Gmail“ automatiškai išsaugo jūsų parašytus pranešimus etiketėje Juodraštis, net jei įvedėte tik kelis sakinius. Čia saugoma visa, ką jūs kada nors parašėte ir neišsiuntėte. Tikėtina, kad porą juodraščių jau esate išsaugoję (o gal daugiau!)

Tai, ko galbūt nepaisėte, yra naudojant paprastų užrašų juodraščius Kaip paversti „Gmail“ geriausia jūsų užrašų programaTos pačios funkcijos, kurios daro „Gmail“ efektyvia el. Pašto kliente, gali paversti ją tinkama užrašų programa. Išbandykite šiuos patarimus ir patarimus, kad pamatytumėte kai kuriuos privalumus. Skaityti daugiau , norėdami užsirašyti idėjas, sudaryti pirkinių sąrašus ar greitai išsaugoti kieno nors kontaktinę informaciją. Daugelis pašto klientų šiandien suteikia jums galimybę pridėti failus ir paveikslėlius prie el. Pašto. Tai daro aplanko juodraštį puikia vieta įkelti failus ir sinchronizuoti tarp kompiuterių, jei jums reikia greito sprendimo. Vis dėlto nepalikite failų juodraščių aplanke amžinai! Tai jiems ne vieta.

Kitas puikus skyrelio juodraščio panaudojimas yra šablonų saugojimas. Jei pastebite, kad vėl ir vėl rašote tą patį el. Laišką, išsaugokite tuščią el. Laiško kopiją savo juodraščiuose ir nukopijuokite ir įklijuokite jį į naują el. laišką kiekvieną kartą, kai jums to reikia (nesiųskite originalaus juodraščio - juodraštis bus pašalintas etiketė!). Tokiu būdu galite išsaugoti savo el. Pašto parašą, nuorodas ir net vaizdus. Pateikite el. Laiško juodraštyje temą, atspindinčią jos naudojimą, kad galėtumėte lengvai ją naudoti, pvz., „Vestuvės: padėkos laiškas“ arba „gerbėjai: ačiū, kad pridėjote laišką“ ir kt.

Arba galite naudokite konservuotus atsakymus el. pašto šablonams laikyti 4 būdai, kaip kūrybiškai naudoti konservuotus atsakymus, siekiant produktyvumo el. PaštuJei esi efektyvus, darai kažką teisingo. Štai kodėl turėtumėte naudoti el. Pašto filtrus ir suplanuoti pašto laiką. Vienas triukas yra paruošti konservuotus atsakymus į laiškus, kuriuos dažnai rašote. Skaityti daugiau tipų žinutėms, kurias visada siunčiate.

3.3 Kategorijos

Kategorijos yra etiketės, atitinkančios skirtukus, kuriuos matote „Gmail“; Socialiniai tinklai, akcijos, naujiniai ir forumai. „Gmail“ šias etiketes taiko automatiškai, kad gautieji būtų gerai sutvarkyti, kai tik gaunami pranešimai.

Galite nuspręsti, ar norėtumėte parodyti, ar paslėpti kiekvieną iš šių etikečių etikečių ir pranešimų sąraše. Atminkite, kad tai nėra tas pats, kas tas kategorijas rodyti kaip skirtukus.

Jei norite pridėti arba pašalinti vienos iš kategorijų skirtuką, spustelėkite plius paskutinio skirtuko dešinėje. Tada įgalinkite tuos, kuriuos norite, pažymėdami atitinkamą laukelį ir spustelėdami Sutaupyti kai baigsite.

3.4 Individualizuotos etiketės

Paskutiniame sąraše, esančiame „Gmail“ ekrano kairėje, yra jūsų pasirinktos etiketės. Tikriausiai jau turite keletą iš jų. Individualizuotos etiketės išlieka galingiausiomis „Gmail“ etiketėmis (kol kas), ir jums būtų protinga išmokti jas gerai naudoti, ypač naudojant nuostabius „Gmail“ filtrus.

Galite pridėti ir redaguoti etiketes iš Etiketė skirtukas po Nustatymai, kaip ir su bet kuria kita etikete, bet dar greičiau tiesiog spustelėkite spalvotą kvadratą šalia jūsų pasirinktos etiketės pavadinimo. Iššokantis meniu yra dar efektyvesnis nei tradicinis skirtukas „Etiketės“, esantis „Nustatymai“, nes jis leidžia tiesiogiai pasirinkti ir redaguoti etiketės spalvą.

Atminkite, kad tinkintos etiketės taip pat gali būti įdėtos viena į kitą. Pvz., Galite turėti „Work Forms“ etiketę, kurioje gali būti mokesčių poaplankiai, sveikatos draudimo informacija ir atmintinės. Jūs netgi galite išmokyti „Gmail“ paaiškinti skirtumą ir automatiškai įdėkite į šias vietas gaunamus el. Laiškus.

4. Pajuskite paieškos ir filtrų galią

Jei etiketės yra „Gmail“ DNR, tada paieška ir filtrai yra jos smegenys. Yra labai nedaug derinių, kurie net per kelerius metus nenuves jūsų į jums reikalingą el. Laišką per kelias sekundes. „Gmail“ ragina savo taisyklių sąrašą organizuoti el. Pašto filtrus. Ir kadangi abu yra taip susipynę, „Google“ juos dabar sutelkė galite sukurti filtrus 10 el. Pašto problemų, kurias galite išspręsti naudodami „Gmail“ filtrusPerpildyti gautieji varo jus iš proto? Ar norite greičiau nei bet kada perskaityti gautuosius? Išbandykite kelis iš šių puikių „Gmail“ filtrų, kad pamatytumėte skirtumą. Skaityti daugiau tiesiogiai iš jūsų paieškų.

Pirmiausia pripraskite prie „Gmail“ paieškos lango. Tikriausiai esate susipažinęs su populiaresniais paieškos operatoriais, tokiais kaip „nuo“ arba „turi: priedą“ (o jei ne, esate tinkamoje vietoje). Tai žodžiai, liepiantys „Gmail“ eiti ir ką nors atgauti. Laimei, šie žodžiai dažniausiai būna savaime suprantami.

Tuos operatorius galite įvesti rankiniu būdu, tačiau „Gmail“ tai padarys už jus, kai įvesite informaciją į paieškos išskleidžiamąjį lauką. Tiesiog spustelėkite rodyklę paieškos laukelyje ir užpildykite savo paieškos informaciją. Tai gali svyruoti nuo to, kam siunčiamas el. Laiškas ar kam, kokia yra temos eilutė, jei pranešime yra ar nėra konkrečių žodžių, ar tai, ar ne yra priedas Kaip greitai rasti pranešimus su priedais „Gmail“„Gmail“ ir priedai yra susieti vienas su kitu. Šių patarimų pagalba raskite ir tvarkykite visus savo didelius priedus. Skaityti daugiau .

Tada prireikus galite susiaurinti paiešką pagal dydį ir datą. Aukščiau esančiame paveikslėlyje atkreipkite dėmesį, kad paieškos elementai būtų rodomi jūsų įvestuose paieškos elementuose.

4.1 Paieškos pavertimas filtru

Paversti „Gmail“ paieškos ninja yra nuostabu, bet kaip išsaugoti šias paieškas? Ką daryti, jei norite atlikti paiešką, kurioje „Gmail“ dažnai randami visi „Word“ failai? Dar geriau, ką daryti, jei norite, kad ši paieška vyktų automatiškai? Ar nebūtų puiku, jei „Gmail“ kaskart rastų šiuos „Word“ failus ir padarytų su jais ką nors, pavyzdžiui, nusiųstų draugui ar etiketu tam tikru būdu? Na, o „Gmail“ šiuos veiksmus gali atlikti lengvai ir lengvai. Šios automatinės „Gmail“ komandos vadinamos filtrais. Norėdami paversti paiešką filtru, spustelėkite nuorodą paieškos išskleidžiamojo laukelio apačioje, Sukurkite filtrą naudodami šią paiešką.

Kitame lange bus pateiktas galimų parinkčių sąrašas. Galite pasirinkti automatiškai ištrinti, archyvuoti ir persiųsti šiuos el. Laiškus. Galite jiems priklijuoti etiketę ar net nustatyti „Gmail“, kad į šiuos el. Laiškus atsakytų automatiškai, naudodamiesi jau paruoštu el. Laišku. Baigę spustelėkite mėlyną Sukurti filtrą mygtuką. Jei nuspręsite pritaikyti filtrą visiems el. Laiškams, kurie jau yra „Gmail“, tai gali padaryti ir ką tik pasirinkti veiksmai.

Visada galite pasiekti esamus filtrus iš Filtrai skirtukas po Nustatymai. Čia galite pasirinkti redaguoti arba ištrinti pasirinktinius filtrus.

4.1.1 Naudingų filtrų pavyzdžiai

Štai keletas iš naudingiausi „Gmail“ filtrai 4 intelektualūs „Gmail“ filtrai, padedantys spręsti per daug el. Pašto adresųAtmesti ir tvarkyti „Gmail“ gautuosius yra kasdienybė. Yra protingesnis būdas tai padaryti. „Gmail“ sukurkite keturių pagrindinių tipų filtrus, kad automatiškai rūšiuotumėte el. Skaityti daugiau Aš naudoju metų metus:

Pusiau nepageidaujamo pašto filtras:

Kai kurie el. Laiškai nėra visiškai nepageidaujami, tačiau jiems taip pat nereikia jūsų dėmesio. Sąskaitos ir kreditinių kortelių išrašai, „Facebook“ pranešimai, el. Laiškai iš biuro, kuriame jūs žinote gali prireikti vienos dienos ar net tik šeimos nario, kuris užtvindo jūsų gautuosius savo mielo naujo paveikslėliais šuniukas. Nenorite visiškai ištrinti šių el. Laiškų, tačiau nenorite ir iškart juos rūšiuoti.

Sukurkite paiešką naudodami „nuo:“ operatorių ir pridėkite el. Laiškus kableliu, kad būtų daugiau el. Pašto adresų. Pvz., „From: [email protected] ,[email protected], [email protected]“ parodys visų šių žmonių el. Laiškus. Spustelėkite rodyklę žemyn ir sukurkite filtrą, kuris automatiškai pažymi šiuos el. Laiškus kaip perskaitytus ir įtraukia juos į archyvą.

Kitą kartą, kai teta Susie atsiųs savo šuniuko nuotrauką, jos net nebus jūsų gautuosiuose, bet jei ji jums paskambins ir paklaus apie jus, greitai ją rasite savo archyve.

Pažymėkite „Amazon“ pranešimus apie pristatymą:

Jei daug naudojatės „Amazon“, greičiausiai iš jų gausite daug el. Laiškų, pavyzdžiui, reklaminių skelbimų, kvitų ir atsiliepimų užklausų. Galite lengvai sukurti filtrą, kad visus šiuos failus nusiųstumėte į „pusiau nepageidaujamo“ etiketę, tačiau problema ta, kad jūs vis tiek norite sužinoti iš karto, kai „Amazon“ ką nors jums atsiuntė, kad turėtumėte stebėjimo numerį. Kaip tu tai padarai?

„Gmail“ ieškokite „Amazon“ ir spustelėkite rodyklę žemyn, kad sukurtumėte filtrą. Žodis „Amazon“ parodo kiekvieną laišką, kurį kada nors jums atsiuntė iš Amazon.com, taigi kitas žingsnis yra įtraukti papildomus žodžius, kurie egzistuoja tik „Amazon“ pristatymo patvirtinimo el. Laiškuose. Eilutėje „turi žodžius“ įveskite „išsiųsta!“ kabutėse. Tai „Gmail“ nurodo, kad ieškote žodžių junginio „išsiųsta!“ tiksliai taip, kaip atrodo tekste: du žodžiai, tarpas ir šauktukas. Pastebėsite, kad sąrašas smarkiai traukiasi ir į jį įtraukiami tik „Amazon“ el. Laiškai, kuriuose yra frazė „išsiųsta!“

Vis dėlto kai kuriuos el. Laiškus pavyksta pasiekti, ypač jei parduodate daiktus „Amazon“. Gausite pranešimą, kuriame bus prašoma išsiųsti savo daiktus. Jokiu problemu. Tiesiog įtraukite žodžių junginį „pristatyti dabar“ į eilutę „neturiu“ ir stebėkite, kaip sąrašas toliau traukiasi. Dabar atrodo gana gerai, ar ne? Tada sukurkite filtrą.

Toliau šiems el. Laiškams galite priklijuoti etiketę, pvz., „Išsiųsta iš„ Amazon “. Nuo šiol visi jūsų daiktai užsisakę iš „Amazon“, bus tinkamai pristatyti į šią etiketę ir galėsite lengvai sekti savo siuntas ateitis. Taikykite filtrą visiems esamiems el. Laiškams ir netgi galite ieškoti savo praeities.

5. „Gmail“ produktyvumo įrankiai

Dabar, kai žinote savo kelią aplink „Gmail“ ir kaip naudotis galingiausiomis jo funkcijomis, laikas išbandyti papildomus linksmus patarimus, kurie iš tikrųjų daro „Gmail“ produktyvumo įrankį.

5.1 Svarbiausi gautieji ir jo variantai

Siekdama, kad el. Paštas veiktų geriau, „Google“ į „Gmail“ įtraukė daugybę pažangių algoritmų. Viena iš šių puikių funkcijų yra skirtingi gautųjų stiliai, iš kurių yra penki: klasikinis, svarbiausias pirmiausia, neskaitytas pirmasis, pažymėtas pirmuoju ir svarbiausi gautieji. Kiekvienas iš jų svyruoja nuo nesudėtingo (klasikinio, pirmiausia neskaityto) iki šiek tiek keblaus paaiškinimo (svarbiausi gautieji). Geriausias būdas sužinoti apie skirtingus gautųjų stilius yra tiesiog eksperimentuoti su jais ir pamatyti, kas veikia geriausiai.

Svarbiausi gautieji rūšiuoja per jūsų el Kaip rūšiuoti „Gmail“ gautuosius pagal siuntėją, temą ir etiketę„Gmail“ tvarkymo paslaptis yra pagrindinė: sužinokite, kaip rūšiuoti „Gmail“ gautuosius su tokiais filtrais kaip tema, siuntėjas ir etiketės. Skaityti daugiau automatiškai ir nusprendžia, ką pirmiausia turėtumėte perskaityti ir kaip, bet nepadalijate el. pašto sąrašo ir kitų gautų laiškų tipų. Svarbus pirmasis gautųjų aplankas, kuris kartu su išmaniosiomis žymėmis daro puikų darbą organizuodamas jūsų gautuosius. Visi pranešimai, kuriuos laikote svarbiais, bus rodomi aukščiausiame sąraše, o visa kita pateks į žemesnįjį sąrašą, net jei dar neskaitėte.

Norėdami pakeisti gautųjų tipą, spustelėkite Pašto dėžutę pagal Nustatymai ir išsirinkite iš išskleidžiamojo laukelio. Būtinai spustelėkite Išsaugoti pakeitimus apačioje, kai baigsite.

5.1.1 VIP el. Įprasti el

Pirmą kartą paleidus „Gmail“, dar prieš tai nebuvo svarbių gautųjų, el. Laiškai buvo laikomi svarbiais - „Outlook“ vėliava arba „Gmail“ žvaigždė. Nors tai vis dar yra geriausias ir paprasčiausias būdas elektroninius laiškus žymėti akimirksniu, „Gmail“ dabar supranta, kad kai kurie jūsų kontaktai jums yra svarbesni nei kiti.

„Gmail“ nusprendžia, kurie el. Pašto adresai yra svarbesni, atsižvelgiant į tai, kaip dažnai skaitote ir atsakote į tam tikro kontakto el. Laiškus ir kaip su jais bendraujate. Pats „Gmail“ mechanizmas yra gana geras, tačiau galite tiesiogiai kištis ir suteikti kai kuriems el. Laiškams VIP būseną, pažymėdami juos kaip svarbius. Arba galite pašalinti el. Laiškus iš jų svarbos.

El. Laiškus galite pažymėti kaip svarbius ar nesvarbius, spustelėdami šalia jų esantį mažos žymos piktogramą pagrindiniame el. Pašto sąraše arba viršuje vieną kartą pranešimo viduje (žr. Paveikslėlį žemiau).

Kai spustelėsite ir koreguosite el. Laiškus, „Gmail“ taip pat pakoreguos savo algoritmą ir atitinkamai atsakys: nereikia žymėti visų tam tikro kontakto pranešimų. „Gmail“ įsijungs atlikusi kelis neautomatinius pakeitimus ir pažymės juos jums.

5.1.2 Žvaigždžių žvaigždės

Kaip minėta aukščiau, žvaigždės (vėliavų atitikmuo „Outlook“) buvo nuo pat pradžių ir vis dar yra labai veiksmingos norint greitai pažymėti el. Laiškus. Norėdami pažymėti el. Laišką žvaigždute, tiesiog spustelėkite žvaigždės piktogramą, esančią šalia jos pagrindiniame el. Pašto sąraše, šalia aukščiau aprašytos svarbios „žymos“.

Kodėl norėtumėte pažymėti el. Laiškus žvaigždute, jei jau turite išplėstinę funkciją, pavyzdžiui, prioritetinius gautuosius? Nes kartais jums tiesiog reikia ką nors greitai atsiminti arba priminti sau, kad norite ką nors padaryti su tam tikru el. Laišku, o ne tik laikyti el. Laiškų grupę svarbia. Atminkite, kad žvaigždės veikia taip pat ir jūsų svarbiuose el. Laiškuose, ir ne taip svarbiuose el. Laiškuose.

Pvz., El. Pašto žvaigždutes, į kurias negalite atsakyti iškart, bet norite atsakyti vėliau, arba pažymėti žvaigždute el. laiškus, kuriuose yra svarbi informacija, pvz., adresai ir jums reikalingi telefonų numeriai vėliau. Galite patogiai archyvuoti žvaigždute pažymėtus el. Laiškus, kad pašalintumėte juos iš gautųjų ir vėliau pasiektumėte juos naudodami „Pažymėtą“ sistemos etiketę, esančią viršuje kairėje. Kai atliksite viską, ką reikia padaryti su el. Laišku, panaikinkite jo žymėjimą žvaigždute, dar kartą spustelėdami žvaigždės piktogramą.

5.2 Spartieji klavišai

Atrodo, kad daugelis žmonių nepakankamai įvertina sparčiųjų klavišų galią ir, geriausiu atveju, juos erzina. Bet aš jums pasakysiu, kad tu negali tapti efektyviu „Gmail“ vartotoju 9 nuostabios „Gmail“ funkcijos, kuriomis tikriausiai nesinaudojateKelios puikios „Gmail“ el. Pašto funkcijos egzistuoja ilgą laiką ir niekas nesivargina jomis naudotis. Pakeiskime tai šiandien. Skaityti daugiau neįvaldęs bent poros. Naktį ir dieną skiriasi tuo, ar viskuo naudojate pelę, ar žinote, kaip greitai susitvarkyti gautuosius per kelias sekundes naudojant šias nuorodas.

Visada galite pasiekti „Gmail“ spartiųjų klavišų sąrašą paspausdami klaustuką arba paspausdami + / (pasvirasis brūkšnys pirmyn), kol nerašote el. laiško (kuris, be abejo, tiesiog įterptų klaustuką į jūsų el. laišką) el. paštas).

Prieš mes galime naudoti spartieji klavišai „Gmail“ 5 „Shift“ klavišai, kuriuos turėtų žinoti kiekvienas „Gmail“ vartotojas„Gmail“ gali būti produktyvumą didinanti sąsaja, tačiau naudodami šiuos paprastus, bet būtinus klaviatūros klavišus galite dar labiau ją padidinti. Skaityti daugiau tačiau mes turime įsitikinti, kad jie suaktyvinti. Norėdami tai padaryti, eikite į Nustatymai ir slinkite žemyn iki Klaviatūros nuorodos kad jie įgalintų.

Naršymas:

• Paspauskite J ir K klavišus, norėdami judėti aukštyn ir žemyn el. pašto sąraše pagrindiniame ekrane.
• Paspauskite X pokalbiui pasirinkti (pažymėti arba paryškinti).

Tokiu būdu pasirinkę el. Laiškus galite greitai pasirinkti el. Laiškus, kuriuos norite ištrinti, archyvuoti ar perkelti į kitą etiketę. Po tam tikros praktikos pastebėsite, kad el. Laiškų pasirinkimas tokiu būdu yra daug greitesnis nei pelės. Kai pradėsite suprasti sparčiųjų klavišų galią, būsite pasiruošę dar daugiau.

Veiksmai:

• Paspauskite Įveskite atidaryti el. laišką ir jį perskaityti.
• Paspauskite E archyvuoti el. laišką.

Tai veikia tiesiogiai iš el. Pašto adreso arba iš el. Pašto sąrašo pagrindiniame ekrane. Pabandykite pasirinkti kelis el. Laiškus (judėdami sąrašą aukštyn ir žemyn naudodami J ir K ir pasirinkdami pranešimus naudodami X) ir paspauskite E. Bukas!

• Paspauskite # („Shift“ + 3), jei norite ištrinti el. Laiškus.

Vėlgi, tai veikia keliuose el. Laiškuose iš pagrindinio sąrašo arba iš atidaryto el. Laiško.

• Atvirame el. Laiške paspauskite R atsakyti siuntėjui; paspauskite A atsakyti visiems siuntėjams.
• Atvirame el. Laiške paspauskite G ir tada Aš grįžti į gautuosius.

Tai yra esminės nuorodos. Tikriausiai galite pamatyti, kaip keliais pirštų bakstelėjimais dabar galite pasirinkti kelis el. Laiškus, atsakyti visiems siuntėjams vienu metu ir greitai ištrinti daugybę el. Laiškų. Praktikuokite tai keletą kartų, prieš pereidami prie tikrai šaunių nuorodų.

Tikrai šaunūs spartieji klavišai:

• Atvirame el. Laiške paspauskite „Shift“ + R atsakyti naujame lange; paspauskite „Shift“ + A atsakyti visiems siuntėjams naujame lange.

Tai ypač naudinga mažuose ekranuose, kur reikia papildomos vietos el. Laiškams skaityti ir į juos atsakyti. Tai taip pat blokuoja pokalbius ir etiketes, leidžiančias jums susikoncentruoti ties el.

• Atvirame el. Laiške paspauskite G ir tada K norėdami patekti į savo užduočių sąrašą.

Ar atsimenate, kad „Gmail“ integruota su „Google“ užduotimis? Mes padengsime jį šalia. Pagrindiniame el. Pašto adresų sąraše pažymėkite el. Laišką (X) ir paspauskite „Shift“ + K pridėti el. laišką prie naujo užduočių sąrašo elemento „to-do“. Ši funkcija veikia tik naudojant sparčiuosius klavišus! Nėra jokio švelnaus būdo tai padaryti.

• Paspauskite G ir tada P atidaryti telefono langą ir paskambinti.
• Paspauskite „Shift“ + F persiųsti el. laišką.
• Paspauskite „Shift“ + U pažymėti el. laišką kaip neskaitytą.
• Paspauskite + arba – pažymėti svarbų ar nesvarbų el. laišką (kaip aptarta aukščiau).

Nesijauskite įpareigoti žinoti visas nuorodas. Treniruokitės, kad įsimintumėte tuos, kuriuos dažnai naudojate, ir priverskite juos savaitei naudotis (nenaudokite pelės!), Kol jie taps antra prigimtimi. Pamatysite, kad nenorite grįžti prie „Gmail“ pelės naudojimo ir kad kur kas greičiau el. Laiškus tvarkote naudodami nuorodas.

5.3 Užduotys ir darbų sąrašai

„Google“ užduotys „Gmail“ yra labai paprastos ir šiek tiek skiriasi nuo visapusiškai naudojamų el. Pašto programų, tačiau jos yra patogios.

Pasiekite „Google“ užduotis spustelėdami rodyklę žemyn, esančią šalia „Gmail“ antraštės, raudonos spalvos viršuje, kairėje. Atsiras meniu, kuris nuves jus į užduotis ar kontaktus. Jūsų užduotys pasirodys apatiniame dešiniajame lango, primenančio pokalbių langą, kampe. Arba galite pasiekti užduotis paspausdami B ir tada K bet kur „Gmail“, kaip minėta anksčiau.

„Google“ užduotys su „Gmail“ iš tikrųjų gali būti gana naudingos. Galite lengvai sukurti užduotį, o po to - įklijuoti užduotis, „pažymėdami“ naujas užduotis dešinėje, padarydami jas už pradines užduotis. Tai naudinga norint supaprastinti projektą suskirstant jį į mažesnius žingsnius. Kadangi tu gali prisijungti el. laiškus tiesiogiai prie užduočių 9 momentiniai būdai paversti jūsų el. Laiškus užduotimisNegalite sustabdyti el. Pašto adresų pasirodymo gautuosiuose, tačiau galite juos paversti užduotimis, kad galėtumėte juos geriau valdyti. Čia yra keletas patarimų, kaip el. Laiškus paversti užduotimis. Skaityti daugiau į tą užduotį galite įtraukti naudingos informacijos, tokios kaip nuorodos, kontaktinė informacija ir net failai. Kai užduotis bus atlikta, galite ją patikrinti ir gauti atlygį už tai, kad smūgis ją peržengė, perbraukdamas kaip baigtą.

Spustelėjus bet kurią užduotį, bus parodyta galimybė prie užduoties pridėti pastabų arba pasirinkti terminą. Tai ypač naudinga, jei dirbate su „Google“ kalendoriumi, nes užduočių sąrašai sinchronizuojami sklandžiai ir gali būti rodomi ir jūsų kalendoriuje.

5.4 Kontaktų tvarkymas

Norėdami pasiekti savo kontaktus, spustelėkite rodyklė žemyn šalia Paštas viršuje kairėje, kaip tai darėte atlikdami užduotis, arba paspauskite G ir tada C iš gautų laiškų aplanko. Jei jums tikrai reikia pagalbos pradedant darbą, pasidomėkite Pradinis „Gmail“ vadovas „Gmail“ vadovas pradedantiesiemsGalbūt jau turite „Gmail“ paskyrą. Arba jūs galvojate apie tai, kaip užsiregistruoti. Šiame vadove yra viskas, ko reikia, kad kuo geriau išnaudotumėte šią blizgančią naują „Gmail“ paskyrą. Skaityti daugiau minėta anksčiau. Taigi, mes tiesiog paliesime, kaip efektyviai juos valdyti.

Tai pastebėsite spustelėję Kontaktai iš išskleidžiamojo meniu būsite nukreipti į naują puslapį. Čia galite pamatyti kiekvieną savo kontaktą su jų el. Pašto adresu ir telefono numeriu, jei taikoma. Taip pat galite spustelėti Dažnai susisiekiama norėdami pamatyti savo paskutinius kontaktinius komunikatorius.

Kaip ir el. Pašto adresus, galite kurti ir redaguoti savo kontaktų etiketes verslui, mokyklai ir šeimai. Tai puikus būdas išlaikyti jūsų kontaktus atskirtus ir lengvai prieinamus. Spustelėdami taip pat galite pasirinkti, kaip rūšiuoti kontaktų puslapį Nustatymai iš kairės ir pasirinkdami rūšiavimo tvarką iš vardo arba pavardės.

Šalia kiekvieno kontakto galite spustelėti mygtuką Daugiau (trijų taškų piktograma) meniu, jei norite pakeisti jų etiketę, ištrinti arba paslėpti iš savo kontaktų sąrašo.

Lengviausias būdas tvarkyti savo kontaktus 10 paprastų patarimų, kaip išgelbėti „Google“ kontaktus nuo aplaidumo„Google“ kontaktai yra turbūt mažiausiai organizuoti iš visų mūsų naudojamų „Google“ paslaugų. Daugelis iš mūsų to nepaiso. Čia yra visas vadovas, kaip pavasarį valyti ir tvarkyti „Google“ kontaktus. Skaityti daugiau yra sugrupuoti juos su etiketėmis, kad galėtumėte su jais greitai susisiekti iš „Gmail“.

5.5 Papildomos laboratorijų funkcijos

„Gmail“ yra keletas pasirenkamų funkcijų dar labiau padidinkite savo produktyvumą 7 pagrindinės „Gmail Lab“ funkcijos, siekiant padidinti el. Pašto efektyvumą„Gmail Labs“ siūlo tikrai puikias eksperimentines funkcijas, kurios gali padėti padidinti jūsų el. Pašto našumą. Skaityti daugiau .

Jie prieinami po Laboratorijos skirtukas Nustatymai. Žemiau pavadinsiu porą, kuri man atrodo naudinga ir kuri buvo organizuota pagal jų tvarką laboratorijų srityje. Nesivaržykite tyrinėti ir rasti daugiau savarankiškai.

Išmaniosios etiketės:

Viena iš mano asmeninių mėgstamiausių, ši patogi funkcija leidžia „Gmail“ „atspėti“, kurie iš jūsų gaunamų el. Laiškų yra pranešimai, atsakymai iš internetinių forumų ir masiniai (informaciniai biuleteniai ir panašūs). „Gmail“ automatiškai prideda etiketes prie kiekvienos rūšies ir gana gerai atspėja. Jis taip pat paprašys jus „išmokyti“, pasirinkdamas tinkamą etiketę kelioms dienoms, kai ją įjungiate. Išbandykite ir sužinokite, kaip tai veikia jūsų organizaciją.

Konservuotas atsakymas:

Neįmanoma, jei gausite daug el. Laiškų, į kuriuos atsakysite vienodai. Įjunkite jį, tada sudarykite el. Laišką kaip „šabloną“. Išsaugokite jį ir naudokite kitą kartą, kai norite greitai reaguoti. Tai puikiai tinka, pavyzdžiui, padėkos laiškams ar naujienlaiškiui gauti.

5.6 „Gmail“ priedai

Spustelėdami „Gmail“ galite rasti daugybę „Gmail“ priedų krumpliaračio piktograma tada pasirinkite Gaukite priedų. Čia galite naršyti įrankiai, kurie padeda būti produktyvesniems 13 greitų patarimų ir pratęsimų, norint tapti „Gmail Power Power“ vartotojuJei esate „Gmail“ vartotojas, turite begalę gudrybių ir plėtinių srauto, kad kuo geriau išnaudotumėte. Šiame straipsnyje išnagrinėsime keletą geriausių iš jų. Skaityti daugiau , ypač organizuotas ar geresnis komunikatorius. Nors parinktys yra ribotos, vis dėlto jums gali patikti keletas šių patogių įrankių.

„QuickBooks“ finansams, „Trello“ projektų valdymui, „Dialpad“ ryšiui ir žmogiškųjų išteklių nuoma yra keletas galimų variantų. Jei nuspręsite įdiegti priedą, tiesiog atminkite, kad dauguma jo gaunama iš trečiųjų šalių šaltinių, todėl galbūt norėsite patikrinti sąlygas paspaudę Diegti ir prieš paspaudžiant Tęsti.

Jūsų „Gmail“ gautieji įvaldyti

Viskas! Tikiuosi, kad jūs, skaitydami tai, tapsite geresniu „Gmail“ vartotoju ir tai palengvins jūsų gyvenimą. Mėgautis!

Dabar gali būti laikas perkelti „Gmail“ žinias į kitą lygį ir sužinoti apie tai paslėptos „Gmail“ funkcijos „Android“ 9 paslėptos „Gmail“ funkcijos, skirtos „Android“, kurias turėtumėte naudotiIšnaudokite visas „Gmail“, skirtos „Android“, galimybes, naudodamiesi šiais patarimais. Skaityti daugiau .

Ar kažko praleidome? Ką sužinojote apie „Gmail“, kurią turi žinoti kiti kolegos skaitytojai? Prašome pasidalinti su mumis komentaruose.

Atvaizdo kreditas: mady70 /Depositphotos