5 būdai efektyviai organizuoti susitikimus ir nebenaudoti laiko

Skelbimas

Visi nekenčia susitikimų, bet visi žino, kad tuo pat metu jie yra būtini. Taigi, kaip padaryti susitikimus efektyvesnius, užuot daug švaistžius laiką? Šios svetainės ir programos gali padėti.

Šiame straipsnyje pateiktos priemonės yra geriau pritaikytos asmeniniams susitikimams. Nors galite juos naudoti ir nuotolinėms komandoms, jums geriau sekasi geriausios nemokamos internetinės susitikimų priemonės, skirtos bendradarbiauti su savo komanda 6 geriausi nemokamų susitikimų internete įrankiai, skirti bendradarbiauti su savo komandaMažoms komandoms nereikia brangių įmonių programų, kad būtų galima bendradarbiauti. Čia yra šeši fantastiški įrankiai, kuriuos galite naudoti tvarkydami komandos duomenis, ryšius ir dar daugiau. Nemokamai. Skaityti daugiau . Tame sąraše yra kažkas, pradedant vaizdo konferencijomis ir baigiant projekto valdymu.

Salotos susitiks (Žiniatinklis): raskite, kada galite susitikti, nereikia registracijos

Tai erzina, jei prisiregistruojate naudotis nauja paslauga, atlikdami kiekvieną nedidelę užduotį. „Salotų salė“ yra paprasta žiniatinklio programa, leidžianti išsiaiškinti, kokia kiekvienam patogiausia susitikti datą ir laiką, klausiant kiekvieno pasirinkimo.

Tai siaubingai paprasta. Pradėkite norimą susitikimą su jo pavadinimu ir tikslu, tada pridėkite datas, kuriose galite susitikti, ir pasirinkite laiko tarpsnius kiekvieną dieną, kai esate laisvi. Nusiųskite unikalų salotų susitikimo URL niekam kitam, kuris panašiai gali pridėti savo prieinamumą. Visi dalyvių nemokami laiko tarpsniai (pažymėti kaip žalia) sutaps tarpusavyje ir parodys geriausią laiką susitikti.

Salotų susitikimas yra vienas iš tų paprastų neregistruoti bendradarbiavimo įrankiai Daugiau nei 10 registracijos nereikalaujančių bendradarbiavimo priemonių, kuriomis galite naudotis per 10 sekundžiųBendradarbiavimas internete gali jums ir jūsų komandai sutaupyti laiko ir pinigų. Greitai bendradarbiaudami galite sutaupyti šiek tiek daugiau. Šie įrankiai yra paruošti naudoti, kai esate. Nereikia registracijos. Skaityti daugiau kurie padeda susitvarkyti reikalus neiššokant per lankus. Savo įmonėje lengviau naudoti „Google“ kalendorių arba „Microsoft Outlook“. Bet kai tai susitikimas su išorės žmonėmis, tokiais kaip klientai ar klientai, toks „nerūpestingas“ įrankis kaip „Salotų susitikimas“ yra neutralesnis kelias.

Ar dažnai tenka iškęsti ilgus ir beprasmiškus susitikimus? Paprastai taip nutinka todėl, kad susitikimą vedantis asmuo nepasirengė pakankamai gerai. Šis komandos susitikimų kontrolinis sąrašas užtikrins sklandų susitikimą tiek vadovui, tiek dalyviams.

Kontrolinis sąrašas yra suskirstytas į užduotis prieš susitikimą, jo metu ir po jo. Dalyje „Per“ yra daugybė smulkmenų, į kurias turėtumėte atkreipti dėmesį, nes tai yra tai, dėl ko susitikimai dažnai nuvažiuojami. Pvz., „Viena tema bus aptariama vienu metu“ ir „kiekvienas darbotvarkės punktas bus aptartas garsiai“ atrodo nereikšmingi, tačiau jie padės žengti dar vieną kelią užtikrinant, kad susitikimas būtų sėkmingas.

Galite atsispausdinti visą kontrolinį sąrašą, kad galėtumėte nešiotis su savimi į susitikimą. Komandos susitikimų kontrolinis sąrašas skatina spustelėti visus kontrolinio sąrašo mygtukus ir išsiųsti jį el. Paštu visiems dalyviams, nes garsiai paskelbdami savo tikslus sukuriate socialinį spaudimą, kuris jums padės. Tai panašu į pagrindinė grupė tikslams pasiekti Kaip „Mastermind“ grupė gali padėti pasiekti daugiau tikslųSąvoka „pagrindinė grupė“ šiais laikais yra plačiai naudojama asmeninio tobulėjimo srityje, tačiau kas jos yra, ar jie veikia ir kaip jūs galėtumėte sudaryti savo grupę? Skaityti daugiau .

Kiekvienam susitikimui reikalinga fiksuota darbotvarkė. Jei to neturite, jūs einate į vingiuotą diskusiją, kur nieko nepadaroma ir visi eikvoja savo laiką. Norėdami sužinoti, kaip nustatyti susitikimo darbotvarkę, naudokitės šiais nemokamais šablonais kaip gairėmis.

„Smartsheet“ nemokamų šablonų sąrašas apima daugybę skirtingų susitikimų scenarijų: neformalus susitikimas, verslo susitikimas, valdybos posėdis, komandos susirinkimas, paprastas susitikimas, savaitinis susitikimas ir pan. Šiuos šablonus galite naudoti „Microsoft Word“, „Google“ dokumentuose ar bet kuriame jums patinkančiame tekstų rengyklėje, palaikančiame „DocX“ failo formatą.

Nors šablonai yra geras pagrindas darbotvarkei nustatyti, būtinai perskaitykite ir jūs Harvardo verslo apžvalga patarimai, kaip sudaryti susitikimo darbotvarkę. Jame yra keletas puikių gudrybių, pavyzdžiui, vietoj bendrinių, neterminuotų pavadinimų, išvardijamos temos kaip klausimai, į kuriuos komanda turi atsakyti.

Galiausiai, jei aukščiau pateiktuose darbotvarkės šablonuose nerandate to, ko jums reikia, peržiūrėkite mūsų sąrašą 15 „Word“ susitikimo darbotvarkės šablonų 15 nemokamų Microsoft Word susitikimų darbotvarkės šablonųŠie nemokami „Microsoft Word“ susitikimų darbotvarkės šablonai gali padėti jums pradėti bet kokio tipo susitikimus. Skaityti daugiau .

SutinkuDo (Žiniatinklis): sudarykite posėdžių protokolus, dalykitės jais ir priskirkite užduotis

Vienam asmeniui iš kiekvieno susitikimo turėtų būti pavesta sugaišti minutes. „Posėdžio protokolas“ iš esmės yra bet ko, kas įvyko. Tai gali būti užduotys, informacija, diskusijos tema ar dar daugiau. „AgreeDo“ padeda atskirti tai lengvai ir nemokamai.

Nesunku susikurti paskyrą, nustatyti susitikimą ir pakviesti dalyvius. Kiekvienas elementas gali būti pažymėtas kaip vienas iš keturių tipų: informacija, sprendimas, užduotis ar tema. Tai palengvina tai, kad kas nors per kelias minutes greitai užrašo daiktus ir vėliau paverčia juos tinkama kategorija.

Dalyviams užduotis gali būti priskirta pridedant jų el. Paštą, taip pat galite nurodyti terminą. Prie kiekvieno susitikimo taip pat galite pridėti vieną priedą. Dalyviai taip pat gali pridėti komentarus prie protokolo.

Nemokama „AgreeDo“ versija riboja jus iki keturių susitikimų per mėnesį ir trijų dalyvių bei vieno priedo kiekvieno susitikimo metu. Aukščiausios kokybės versija gali padidinti šias ribas atsižvelgiant į jūsų poreikius.

Geriausia kiekvieną susitikimą apipavidalinti per jo protokolą ir įsitikinti, kad visi su juo sutinka. Jei „AgreeDo“ nėra jūsų arbatos puodelis, galite naudoti posėdžio protokolų šablonai 12 geriausių profesionalų susitikimo minučių šablonųSusitikimo protokolo protokole užfiksuoti esminiai dalykai. Norėdami greitai pritaikyti MOM formatą, naudokite vieną iš šių susitikimo minučių šablonų. Skaityti daugiau skirtas „Microsoft Word“ ar „Google“ dokumentams.

Tai ne tik apie atsistojimą („eBook“): nemokamas kasdienių ryto susitikimų vadovas

Projektų valdymo programa „Qlutter“ yra visa tai, kad darbas būtų efektyvus. Jie sukūrė nemokamą el. Knygą, kurioje mokoma savo praktikos, kaip efektyviai ir efektyviai valdyti rytinį susitikimą.

Per aštuonis skyrius el. Knygoje pasakojama apie rytinių susitikimų naudą, kaip įtraukti savo komandą į idėją ir kaip organizuoti susitikimą. Tai trumpa knyga, kurios puslapiai yra 44 puslapiai, tačiau jos pabaigoje jūs jausitės geriau pasirengę rengti kasdienius susitikimus atsistojant ar atliekant susirinkimus.

Jei norite knygos, turėsite prisiregistruoti į „Qlutter“ naujienlaiškį, o tada galėsite jį gauti PDF, mobi arba epub formatu. Paprasčiau nusiųsti tiesiai į „Kindle“.

Parsisiųsti: Tai ne tik apie atsistojimą (el. Knyga) [nebėra prieinama]

Ką daryti, kai nevedate susitikimo

Taigi dabar jūs turite paprastų įrankių, kaip sudaryti susitikimą, sudaryti kontrolinį sąrašą, kad galėtumėte jį stebėti, nustatyti darbotvarkę ir užtrukti minutes. Jūs netgi žinote, kaip efektyviai vykdyti kasdienį susitikimą. Bet visa tai yra nenaudinga, jei nesate susitikimo vedėjas.

Jei susitikimą sukvietė jūsų viršininkas ir jie linkę leisti susitikimams be tikslo klaidžioti, turite ką nors padaryti. Pradėkite siųsdami šį straipsnį aštuonios taisyklės, kurias viršininkas turėtų žinoti apie efektyvius susitikimus Pabodo neefektyvių susitikimų? Nusiųskite šias 8 taisykles savo viršininkuiJei susitikimas yra gerai organizuotas, nėra jokios priežasties, dėl kurio jis negali padidinti produktyvumo, tikslo jausmo ir moralės. Čia yra keletas taisyklių, kurių reikia laikytis norint efektyviai organizuoti susitikimus. Skaityti daugiau . Vis dėlto darykite tai mandagiai arba siųskite anonimiškai.