Lengvas bendradarbiavimas yra nepaprastai svarbus nuotolinio darbo amžiuje. Laimei, „Google“ turi daug bendrinimo parinkčių, leidžiančių keliems vartotojams dirbti su tuo pačiu projektu. Norint veiksmingai valdyti skaičiuokles, labai svarbu žinoti, kas ir kada atliko failo pakeitimus.

Laimei, „Google“ skaičiuoklėse yra dvi funkcijos, leidžiančios stebėti skaičiuoklių pakeitimus. Pirmasis yra „Google“ skaičiuoklių pranešimai, o antrasis – versijų istorija. Šiame straipsnyje išsamiai apžvelgsime šias pagrindines funkcijas, parodysime, kaip jas galite suaktyvinti, ir paaiškinsime, kodėl jos gali būti svarbios jūsų skaičiuoklėms.

Kodėl „Google“ skaičiuoklėse naudoti el. pašto pranešimus?

Dirbant su dideliu lapu, kuriame skaičiuoklės pakeitimus atlieka keli darbuotojai, gali būti sudėtinga žinoti, kokius pakeitimus atlieka kiekvienas bendradarbis. Daug geriau žinoti, kas padarė konkretų pakeitimą, ypač projektų vadovams.

Naudodami versijų istoriją galime patikrinti, kas atliko pakeitimą. Tačiau nuskaitymas per versijų istoriją gali būti varginantis, jei yra daug atvejų. Vietoj to galite naudoti „Google“ skaičiuoklių pranešimus. Tokiu būdu Skaičiuoklės jums praneš el. paštu (-ais).

instagram viewer

Jei esate kelyje, turėtumėte įsitikinti, kad mobiliojo el. pašto pranešimai veikia, kad nieko neprarastumėte.

Kaip įjungti el. pašto pranešimus „Google“ skaičiuoklėse

El. pašto pranešimų įjungimas užtrunka tik kelias minutes, o kai tai padarysite, jis išliks aktyvus, kol atliksite tolesnių nustatymų pakeitimų. Norėdami įjungti pranešimus, atlikite šiuos veiksmus:

  1. Atidarykite skaičiuoklę, kurioje norite įjungti el. pašto pranešimus.
  2. Paspauskite Įrankiai skaičiuoklės viršuje. Bus rodomas išskleidžiamasis meniu.
  3. Paspauskite Pranešimų taisyklės, kuris atidaro naują langą ekrano viduryje.
  4. Čia galite nustatyti taisykles. Jei pasirenkate parinktį iš pirmos skilties, turite pasirinkti, kada norite gauti pranešimus. Arba pasirinkite: Atliekami bet kokie pakeitimai, arba Vartotojas pateikia formą.
  5. Antrame skyriuje galite pasirinkti El. paštas – „Daily Digest“. arba El. paštas – iš karto.
  6. Paspauskite Sutaupyti kai pasirinksite pageidaujamus nustatymus,

Kiek toliau straipsnyje aprašysime kiekvieną nustatymą išsamiau.

Kaip pridėti ir ištrinti pranešimų taisykles „Google“ skaičiuoklėse

Jei norite pridėti daugiau taisyklių, redaguoti esamas arba jas ištrinti, eikite į Nustatykite pranešimų taisyklių parinktį spustelėdami Įrankiai ir Pranešimų taisyklės.

Jei jau turite pranešimų taisyklę, ji bus rodoma sąraše. Galite spustelėti Ištrinti arba Redaguoti, arba paspauskite Pridėkite kitą pranešimo taisyklę sukurti naują. Kai atliksite pakeitimus, spustelėkite padaryta juos išgelbėti.

Pranešimų taisyklių parinkčių supratimas

Pranešimų taisyklėse yra du skyriai: pirmasis – „Pranešti man adresu“, o antrasis – „Pranešti man naudojant“.

1. Praneškite man [Jūsų el. paštas], kai…

  • Atliekami bet kokie pakeitimai: Kai pasirenkate šią parinktį, visi skaičiuoklės pakeitimai registruojami ir vartotojui informuojami el. paštu, nedelsiant arba kasdien skaitomu santrauka.
  • Vartotojas pateikia formą: Pasirinkę šią parinktį būsite įspėjami, kai kas nors pateiks formą. „Google Forms“ leidžia susieti formas su skaičiuokle. Tai gali būti bet kas – nuo ​​apklausos iki universiteto paraiškos formos.

2. Pranešti man su…

  • El. paštas – dienos santrauka: Pasirinkus šią parinktį, naudotojo pakeitimų sąrašas bus pateiktas pasibaigus dienai arba tam tikru laiku. Jei pasirinksite šią parinktį, pranešimus gausite vėliau, o ne iškart po jų pateikimo. Tai naudinga asmenims, kurie nemėgsta būti nedelsiant informuojami apie pokyčius. Tai taip pat puikiai tinka tiems, kurie dirba didžiulėje įmonėje, kur skaičiuoklė, su kuria jie dirba, nuolat keičiasi, kad jūsų gautieji nebūtų užpildyti pranešimais. Įsitikinkite, kad atvykimo laiką nustatėte ne savo pašto blokavimo laikotarpis, jei tokį turite.
  • El. paštas – iš karto: Kai pasirinksite šią parinktį, gausite el. laišką, kai bus pakeista jų skaičiuoklė. Tai idealiai tinka žmonėms, kurie susiduria su slapta informacija ir nori gauti el. laišką, jei kas nors pasikeis.

Nerekomenduotume naudoti šio nustatymo lape, kuriame yra daugiau nei du ar trys bendradarbiai, kad nebūtumėte užpulti nuolatiniais pranešimais. Jei jums reikia naudoti šį metodą, tai gali būti gera idėja nustatyti „Gmail“ aplanką gauti visus pranešimus.

Kodėl verta naudoti „Google“ skaičiuoklių versijų istoriją?

Galite naudoti „Google“ skaičiuoklių versijų istorijos funkciją, jei nenorite gauti pranešimų el. paštu, bet sekti skaičiuoklės pakeitimus. „Google“ skaičiuoklės net išsaugos nedidelius pakeitimus, jei jie įvyksta pakankamai toli vienas nuo kito, todėl jums nereikės jaudintis, kad praleisite svarbius pakeitimus.

Skaičiuoklės savininkas ir tie, kurie turi redagavimo prieigą prie skaičiuoklės, yra vieninteliai, galintys peržiūrėti skaičiuoklės versijų istoriją „Google“ skaičiuoklėse.

Kadangi pakeitimai yra debesyje, galite pasiekti versijų istoriją ir rasti tikslią ieškomą versiją. Tai puikiai tinka, jei vienas iš jūsų komandos narių (arba jūs) padarė klaidą ir turi grįžti prie senesnės versijos. Taip pat galite pavadinti pakeitimus, kad žinotumėte, kurios versijos norite.

Kaip peržiūrėti versijų istoriją „Google“ skaičiuoklėse

Norėdami pasiekti „Google“ skaičiuoklių versijų istorija, įsitikinkite, kad lape atlikta pakankamai pakeitimų, kad Skaičiuoklės galėtų sukurti pakeitimų žurnalą. Norėdami pasiekti versijų istoriją, turite atlikti šiuos veiksmus:

  1. Spustelėkite Failas viršutinėje juostoje. Bus rodomas išskleidžiamasis meniu.
  2. Ten spustelėkite Versijų istorija.
  3. Meniu spustelėkite Žiūrėti versijų istoriją. Arba galite naudoti Ctrl + Alt + Shift + H.

Dešinėje ekrano pusėje atsidarys šoninė juosta. Čia galite spustelėti tris vertikalius taškus šalia senesnių versijų ir spustelėti Atkurti šią versiją. Taip pat galite spustelėti Pavadinkite šią versiją suteikti pavadinimus tam tikriems išsaugojimams. Jei norite sukurti naują skaičiuoklės egzempliorių, spustelėkite Padaryti kopiją.

Kai padarysite naują skaičiuoklės kopiją, ji prasidės iš naujo ir turės naują versijų istoriją. Jei vis tiek norite sekti pakeitimus naujoje skaičiuoklėje, galbūt norėsite ištrinti senesnę, kad išvengtumėte painiavos ateityje.

El. pašto pranešimų ir versijų istorijos skirtumai

„Google“ skaičiuoklių pranešimas leidžia gauti el. laiškus, kai naudotojas pakeičia skaičiuoklę. Naudojant versijų istoriją, pakeitimai tik registruojami ir vartotojui apie juos nepranešama.

Ledkalnio viršūnė

Daugeliu atvejų svarbioms skaičiuoklėms naudinga naudoti abi šias funkcijas. Nors dvi šiame straipsnyje aptariamos funkcijos puikiai tinka bendradarbiavimui, jos yra tik nedidelė visų įrankių, kuriuos „Google“ skaičiuoklės siūlo komandoms, dirbančioms su skaičiuoklėmis, dalis.

Dar yra daug ką išmokti, todėl toliau skaitykite viską, ką gali pasiūlyti ši galinga programa.